Comment gérer et modifier une collection
1. Suivre la progression dans l’onglet Overview
La section Overview de l’onglet Manage offre une vue d’ensemble de la santé de votre collection.
- Surveillez le workflow : utilisez la barre Ideas per step pour voir combien de propositions se trouvent à chaque étape (par exemple Inbox, Qualify, Crowdvoting, etc.).
- Consultez les statistiques d’engagement : les listes Most comments et Most contributions vous permettent d’identifier vos participants les plus actifs.
- Analysez les tendances : parcourez le Wordcloud pour repérer d’un coup d’œil les thèmes et sujets les plus fréquents dans votre collection.
2. Ajuster les paramètres de la collection
Depuis le tableau de bord Overview, vous pouvez modifier les principaux paramètres d’administration :
- Niveau d’accès : cliquez sur le bouton Access pour basculer entre Managers (restreint), Contributors (standard) ou Closed (fermé).
- Emplacement du dossier : cliquez sur le bouton Folder pour déplacer la collection vers une autre catégorie (par exemple de « Customer Service » vers « Internal Idea Challenges »).
- Gestion des managers : cliquez sur l’icône Managers pour ajouter ou retirer les membres de l’équipe disposant de droits d’administration sur la collection.
3. Modifier le contenu et l’identité visuelle
Passez à l’onglet Edit en haut de la page pour modifier la façon dont la collection apparaît aux utilisateurs.
- Mettez à jour le titre et la description : modifiez la question principale du défi et donnez un contexte clair dans la zone de description pour guider vos contributeurs.
- Gérez les pièces jointes : utilisez la section Attachments pour téléverser des images ou des documents qui apportent du contexte au défi.
- Image de couverture : mettez à jour ou supprimez le visuel principal de la collection pour la garder attrayante.
4. Partager votre collection
Ouvrez le menu latéral Share pour choisir comment inviter des participants et où la collection doit être mise en avant :
- Link & QR-code : activez le lien public ou téléchargez le QR code pour une diffusion facile, physique ou numérique.
- Email Invites : envoyez des invitations directes, avec un objet et un message personnalisés, à des utilisateurs précis.
- Email Contributions : activez une adresse e-mail dédiée pour que les participants puissent soumettre des idées directement depuis leur messagerie.
- Affectation à une page : utilisez le menu déroulant Page pour choisir sur quelle page de la page d’accueil de l’organisation cette collection doit apparaître (par exemple « Internal idea challenges »). Les utilisateurs trouveront ainsi facilement la collection dès leur première connexion.
5. Utiliser les résumés IA
Pour tenir les parties prenantes informées sans passer en revue chaque proposition manuellement :
- Ouvrez la section Summaries dans le menu latéral.
- Cliquez sur Generate AI Summary pour créer un rapport concis des idées et enseignements recueillis à ce jour.
- Consultez ou supprimez les résumés précédents depuis l’historique.
Conseils pour les managers
- Visibilité : si vous affectez une collection à une Page, assurez-vous que les contributeurs visés disposent des permissions nécessaires pour voir cette page.
- Accès direct : désactiver un lien de partage le rend immédiatement inaccessible ; le réactiver génère un tout nouveau lien.