Permettre de soumettre des idées par e-mail
Chaque collection a sa propre adresse e-mail. Lorsque vous l’activez, les membres de votre hive peuvent soumettre une idée en envoyant un e-mail à cette adresse. L’objet devient le titre de l’idée et le message devient sa description.
Qui peut le faire : les responsables de collection et les Admins.
Activer la soumission par e-mail
- Ouvrez la collection et sélectionnez l’onglet Manage.
- Cliquez sur Share dans la barre latérale.
- Dans la carte Submit by email, activez Accept email contributions.
- Cliquez sur Save dans la barre Unsaved changes.
- Copiez l’adresse affichée sous l’interrupteur et communiquez-la aux personnes dont vous attendez des idées.
L’adresse se termine par @mail.hives.co. Elle appartient à la collection et ne change jamais, même si vous désactivez puis réactivez la soumission par e-mail. Seuls les responsables de collection et les Admins peuvent la voir dans Hives.
Comment un e-mail devient une idée
| Dans l’e-mail | Dans l’idée |
|---|---|
| Objet | Titre (255 caractères maximum) |
| Texte du message | Description |
| Pièces jointes | Non incluses |
L’idée arrive dans la boîte de réception de la collection, comme toute nouvelle idée. Les autres questions du formulaire de soumission restent sans réponse : l’idée n’a donc qu’un titre et une description.
Qui peut envoyer des idées par e-mail
La soumission par e-mail suit le paramètre Access de la collection, exactement comme le bouton de contribution. Consultez Les paramètres d’une collection expliqués.
| Access | Qui peut soumettre par e-mail |
|---|---|
| Everyone with access | Les membres qui peuvent voir la collection. Si Allow contributing without signing in est activé (dans la carte Link & QR-code), toute autre personne le peut aussi. |
| Managers | Uniquement les responsables de la collection et les Admins. |
| Closed | Personne. Les e-mails sont ignorés. |
Hives rapproche l’adresse e-mail de l’expéditeur des membres de votre hive. Lorsque l’expéditeur est membre, l’idée est enregistrée sous son nom, sauf si les paramètres de confidentialité des contributeurs de la collection le masquent. Les idées de toute autre personne sont enregistrées de façon anonyme. Les e-mails des personnes qui ne sont pas autorisées à soumettre sont ignorés.
Consultez Partager une collection par lien ou QR code pour en savoir plus sur la contribution sans connexion.
L’expéditeur ne reçoit pas d’e-mail de confirmation.
Conseils
- Demandez aux gens d’envoyer leur e-mail depuis l’adresse qu’ils utilisent pour se connecter à Hives. Sinon, Hives ne peut pas les relier à leur compte.
- Demandez-leur de mettre toute leur idée dans le message. Les pièces jointes ne sont pas enregistrées.
- Si votre formulaire de soumission contient des questions importantes pour l’évaluation, demandez plutôt aux gens de soumettre depuis la page de la collection, pour qu’ils répondent à toutes les questions.
- Fermer la collection bloque aussi la soumission par e-mail : vous pouvez donc laisser Accept email contributions activé si vous prévoyez de rouvrir la collection.
Désactiver la soumission par e-mail
Désactivez Accept email contributions et cliquez sur Save. Les e-mails envoyés à l’adresse ne sont plus transformés en idées. L’adresse reste la même si vous la réactivez plus tard.