Comment créer une collection

Pour créer une collection, cliquez sur + dans la barre du haut, choisissez Collection, saisissez votre question et cliquez sur Create Collection. La création ne prend que quelques secondes, mais une nouvelle collection n’est visible que par ses responsables et les Admins tant que vous ne l’avez pas placée sur une page. Suivez donc la liste de contrôle en fin d’article.

Qui peut le faire : les Admins et les Managers. Les responsables de collection qui n’ont pas l’un de ces rôles ne peuvent pas créer de collections.

Qu’est-ce qu’une collection ?

Une collection est l’endroit où votre hive rassemble des idées autour d’une question ou d’un défi, par exemple « Comment réduire les déchets d’emballage dans l’entrepôt ? ». Chaque collection a sa propre question, son texte et sa couverture, un formulaire de soumission, une boîte de réception (Inbox) où arrivent les nouvelles idées, et des étapes facultatives par lesquelles passent les idées.

« Idées » est le terme par défaut. Selon le workflow utilisé, une collection peut aussi parler de retours (feedback), de publications (posts), d’insights, de solutions ou de suggestions. Pour une vue d’ensemble de tous les éléments, consultez Hives expliqué.

Créer une collection avec le bouton +

1. Cliquez sur + dans la barre du haut.
2. Dans Start something (lancer quelque chose), choisissez Collection.
3. Saisissez votre Question (100 caractères maximum). C’est le titre de la collection.
4. Cliquez sur Create Collection.

Hives ouvre votre nouvelle collection en mode Manage, sur la page Overview. Vous êtes automatiquement ajouté comme responsable de collection.

Une collection créée de cette façon n’est dans aucun dossier. Elle apparaît sous Uncategorized sur la page des dossiers jusqu’à ce que vous la déplaciez.

Créer une collection dans un dossier

1. Ouvrez le dossier.
2. Cliquez sur Add et, sous New, choisissez Collection.
3. Saisissez la Question et cliquez sur Create Collection.

La collection apparaît dans le dossier. Ouvrez-la pour la configurer. Toute personne qui gère le dossier gère aussi la collection. Consultez Travailler dans un dossier.

Le point de départ de votre nouvelle collection

La boîte de dialogue de création ne demande que la question. Tout le reste se règle ensuite. Une nouvelle collection démarre avec :

• aucune étape, donc chaque idée reste dans la boîte de réception jusqu’à ce que vous ajoutiez des étapes ou choisissiez un workflow ;
• un formulaire de soumission simple avec trois questions : Title (obligatoire), Description (obligatoire) et Attachment (facultatif) ;
• New ideas réglé sur Open, donc toute personne qui voit la collection peut soumettre des idées ;
• les likes activés ;
• les personnes assignées activées ;
• aucune page, aucune couverture, aucun texte et aucun lien de partage.

Étapes suivantes : rendre votre collection visible et utile

Suivez cette liste avant de parler de la collection autour de vous.

1. Ajoutez un texte et une couverture. Passez à Edit, ajoutez une image ou une vidéo de couverture et expliquez quel type d’idées vous attendez. Consultez Modifier le titre, la couverture et le message de remerciement d’une collection.
2. Choisissez un workflow ou ajoutez des étapes. En mode Manage, la barre latérale gauche affiche No steps yet. Cliquez sur Select a workflow pour copier un ensemble prêt à l’emploi d’étapes et de questions, ou ajoutez vos propres étapes. Consultez Qu’est-ce qu’un workflow ? et Modifier les étapes d’une collection.
3. Vérifiez le formulaire de soumission. Ouvrez Inbox > Form & settings pour modifier les questions auxquelles les gens répondent lorsqu’ils soumettent une idée. Consultez Le formulaire de soumission et la boîte de réception.
4. Placez-la sur une page. Allez dans Manage > Share, choisissez une page sous Page et cliquez sur Save. C’est ce qui rend la collection visible pour les membres. Vérifiez que la page elle-même est publiée. Consultez Choisir qui peut voir une collection.
5. Ajoutez des co-responsables. Dans Overview > About this Collection, cliquez sur Change à côté de Managers pour ajouter des collègues qui évalueront les idées avec vous. Consultez Responsables de collection.
6. Partagez-la. Envoyez un lien vers la collection, ou activez un lien de partage et un QR code. Consultez Partager une collection par lien ou QR code.

Facultatif : placez la collection dans un dossier avec Overview > About this Collection > Add to folder, et passez en revue les paramètres de la collection pour les réactions, les idées masquées, les personnes assignées et la confidentialité des contributeurs.

Conseil : posez une question précise

Vous obtenez des idées plus utiles quand le défi est précis. Au lieu de « Comment pouvons-nous nous améliorer ? », essayez « Comment répondre 20 % plus vite aux tickets clients ? ». Utilisez le texte pour expliquer pourquoi c’est important et à quoi ressemble une bonne idée.

Questions fréquentes

Pourquoi mes collègues ne voient-ils pas la collection que je viens de créer ? Elle n’est pas encore sur une page. Tant que vous n’avez pas choisi de page sous Share > Page, seuls vous, les autres responsables de collection et les Admins pouvez la voir.

Puis-je choisir un workflow au moment de créer la collection ? Non. Créez d’abord la collection, puis cliquez sur Select a workflow dans la barre latérale de Manage.

Puis-je modifier l’adresse web de la collection ? Non. Hives crée l’adresse automatiquement.

Le nombre de collections est-il limité ? Non.