Modifier les étapes d'une collection | Hives.co Centre d'aide

Chaque collection a sa propre copie de ses étapes et de ses questions. Vous pouvez les modifier directement dans la collection, ou les remplacer en appliquant un workflow. Appliquer un workflow à une collection qui contient déjà des idées renvoie toutes les idées dans la boîte de réception et supprime toutes les réponses aux étapes : lisez donc d’abord cette page.

Qui peut le faire : les responsables de collection et les Admins. Un Manager ne peut le faire que pour les collections qu’il gère.

Les modifications d’un workflow n’atteignent pas les collections existantes

Lorsqu’une collection est configurée à partir d’un workflow, Hives copie le workflow dans la collection. Ensuite :

Modifier le workflow ne modifie pas la collection.
Modifier la collection ne modifie pas le workflow.
Il n’existe aucun bouton pour mettre à jour une collection avec la dernière version de son workflow.

Pour en savoir plus, consultez Qu’est-ce qu’un workflow ?

Modifier les étapes propres à la collection

C’est la façon sûre de modifier une collection. Rien n’est perdu, sauf si vous supprimez quelque chose.

Ouvrez la collection et choisissez Manage.
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Inbox ou sur une étape.
Ouvrez l’onglet Form & step settings (Inbox) ou l’onglet Step (une étape).
Faites vos modifications et cliquez sur Save dans la barre Unsaved changes.

Vous pouvez :

ajouter des étapes avec Add step, et faire glisser les étapes pour les réordonner ;
renommer une étape ou modifier sa description, sa couleur, son panel, ses rappels et ses paramètres ;
ajouter, modifier, réordonner et supprimer des questions.

Renommer des étapes, des questions ou des options conserve toutes les réponses. Pour plus de détails, consultez Ajouter et configurer des étapes et Types de questions et paramètres.

Ce que supprime la suppression d’une étape

Lorsque vous supprimez une étape d’une collection :

Chaque idée de cette étape retourne dans la boîte de réception. Personne n’est prévenu.
Les questions de l’étape et toutes leurs réponses sont définitivement supprimées.
L’historique des dates d’entrée des idées dans l’étape, les évaluations données à cette étape et les commentaires automatiques de l’étape sont supprimés.

Les idées elles-mêmes, leurs réponses au formulaire, leurs commentaires et leurs likes ou votes sont conservés.

Ce que supprime la suppression d’une question

Supprimer une question supprime définitivement toutes les réponses qui y ont été données, sur toutes les idées de la collection. Retirer une option ou un critère de notation supprime les réponses qui l’utilisaient. La confirmation ne vous en avertit pas.

Appliquer un autre workflow

Appliquer un workflow remplace les étapes de la collection par une copie des étapes du workflow. Utilisez-le pour configurer rapidement une nouvelle collection. Réfléchissez bien avant de l’utiliser sur une collection qui contient déjà des idées.

Ouvrez la collection et choisissez Manage.
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Select a workflow. (Une collection sans étapes l’affiche sous « No steps yet ».)
Commencez à saisir dans le champ Workflow et choisissez un workflow.
Si la collection a déjà des étapes ou des idées, un avertissement apparaît. Saisissez change dans le champ Confirm change.
Cliquez sur Select.

Vous ne pouvez pas choisir le workflow que la collection utilise déjà. Vous ne pouvez donc pas réappliquer le même workflow pour récupérer ses dernières modifications.

Ce qui est perdu en appliquant un workflow

Si la collection a déjà des étapes ou des idées, appliquer un workflow a toutes les conséquences suivantes, de façon irréversible :

Chaque idée retourne dans la boîte de réception, quelle que soit son étape. Personne n’est prévenu.
Toutes les étapes actuelles sont supprimées, avec leurs questions, panels et paramètres.
Toutes les réponses aux questions de ces étapes sont supprimées, y compris toutes les notes et les commentaires sur les notes.
L’historique des étapes et les évaluations sont supprimés : les dates d’entrée des idées dans chaque étape, et les évaluations données à ces étapes.

Ce qui est remplacé

Ces paramètres de la collection sont remplacés par ceux du workflow :

ce que la collection recueille (idées, feedback, posts, etc.) ;
les réactions activées ou non, et Like ou Vote ;
l’autorisation ou non des contributions masquées ;
les paramètres de la boîte de réception : panel, jours de rappel, masquage des idées, réactions autorisées et évaluateur activé.

Ce qui est conservé

Les idées elles-mêmes, avec leurs commentaires, likes ou votes, personnes assignées et contributeurs.
Si la collection contient au moins une idée, le formulaire de soumission et les questions de la boîte de réception restent tels quels, avec toutes leurs réponses. Le formulaire et les questions Inbox du workflow ne sont pas utilisés.
Si la collection ne contient encore aucune idée, le formulaire et les questions de la boîte de réception sont remplacés par ceux du workflow.

Bon à savoir : si vous voulez seulement ajouter une étape ou modifier quelques questions, modifiez plutôt directement les étapes de la collection. Appliquer un workflow est le seul moyen de changer ce que recueille une collection : prévoyez-le donc avant que les gens commencent à soumettre.

Questions fréquentes

Puis-je annuler l’application d’un workflow ? Non. Les étapes et réponses supprimées ne peuvent pas être restaurées.

Les personnes qui ont soumis une idée seront-elles prévenues qu’elle est revenue dans la boîte de réception ? Non. Personne n’est prévenu lorsqu’un changement de workflow ou la suppression d’une étape renvoie des idées dans la boîte de réception. Vous voudrez peut-être les prévenir vous-même.

Puis-je enregistrer les étapes d’une collection comme nouveau workflow ? Non. Seuls les Admins créent des workflows, dans Menu > Admin > Workflows. Consultez Comment créer un workflow.