Le formulaire de soumission et la boîte de réception
Chaque nouvelle idée arrive dans la boîte de réception (Inbox). Les questions auxquelles les gens répondent en soumettant une idée, et celles auxquelles vous répondez pendant qu’une idée est dans la boîte de réception, se modifient au même endroit : Inbox > Form & step settings dans une collection, ou Inbox dans un workflow.
Qui peut le faire : les responsables de collection et les Admins dans une collection. Les Admins dans un workflow.
Qu’est-ce que la boîte de réception ?
La boîte de réception est le premier arrêt de chaque nouvelle idée. Ce n’est pas une étape : elle existe toujours, et n’a ni nom, ni couleur, ni option de suppression. Les idées restent dans la boîte de réception jusqu’à ce que quelqu’un les déplace vers une étape.
Les personnes qui soumettent une idée ne peuvent la supprimer que tant qu’elle est dans la boîte de réception. Consultez Comment modifier ou supprimer votre idée.
Où la trouver
- Dans une collection : ouvrez la collection et choisissez Manage. Cliquez sur Inbox dans la barre latérale gauche, puis sur l’onglet Form & step settings.
- Dans un workflow : ouvrez Menu > Admin > Workflows, cliquez sur le workflow, puis sur Inbox dans la barre latérale.
La page comporte trois cartes : Form questions, Inbox questions et Inbox settings. Dans une collection, il y a aussi une carte pour les commentaires automatiques.
Questions du formulaire et questions de la boîte de réception
Les deux cartes de questions se ressemblent, mais servent à des moments différents.
| Form questions | Inbox questions | |
|---|---|---|
| Quand | Posées lorsque quelqu’un soumet une idée. | Répondues après la publication de l’idée, pendant qu’elle est dans la boîte de réception. |
| Qui répond | La personne qui soumet. Elle répond à toutes les questions du formulaire. | Les responsables de collection et les Admins, ainsi que le panel de la boîte de réception et l’évaluateur assigné à l’idée pendant qu’elle s’y trouve. |
| Usage type | Titre, description, site ou service concerné, bénéfice attendu, fichiers. | Un premier tri : « Est-ce dans le périmètre ? », « Quelle équipe s’en charge ? » |
Les questions de la boîte de réception fonctionnent comme celles de n’importe quelle autre étape. Chaque personne donne sa propre réponse. Le panel de la boîte de réception et l’évaluateur assigné à l’idée répondent pendant que l’idée s’y trouve. Les responsables de collection et les Admins peuvent répondre à tout moment, et ajouter ou corriger des réponses plus tard. Consultez Évaluer les idées et répondre aux questions d’étape.
Pour ajouter ou modifier des questions, consultez Types de questions et paramètres.
Les questions par défaut du formulaire
Chaque nouveau workflow, et chaque collection créée sans workflow, comporte trois questions de formulaire :
| Question | Type | Obligatoire |
|---|---|---|
| Title | Texte, une ligne | Oui |
| Description | Texte, plusieurs lignes | Oui |
| Attachment | Envoi de fichier | Non |
Les trois sont visibles par toute personne qui peut voir l’idée, et ce sont les contributeurs qui y répondent. Ce sont des questions ordinaires. Vous pouvez les renommer, modifier leur texte d’aide, les rendre facultatives, les réordonner ou les supprimer.
Bon à savoir : une nouvelle question ajoutée au formulaire n’est visible par défaut que par les responsables de collection. La personne qui soumet y répond, mais ne peut pas revoir sa propre réponse ensuite. Pour qu’elle puisse la voir, réglez Visible to sur Contributors ou Everyone. Consultez Qui peut voir une question et y répondre.
Titre et description d’une idée
Le titre et la description affichés sur la carte d’une idée proviennent des questions du formulaire marquées avec Use as :
- Use as Title : la réponse devient le titre de l’idée.
- Use as Description : la réponse devient la description de l’idée.
Une seule question peut servir de titre et une seule de description. N’utilisez ce paramètre que sur des questions Text.
Si vous supprimez la question Title, Hives utilise la première réponse texte comme titre. Sans question Description, les idées n’ont pas de description sur leur carte.
Questions obligatoires
Activez Required pour obliger les gens à répondre à une question du formulaire avant de pouvoir soumettre. Tant qu’ils ne l’ont pas fait, le bouton de soumission reste désactivé et une infobulle liste les questions restantes. La même vérification s’applique lorsque quelqu’un modifie ses réponses plus tard.
Required n’a aucun effet sur le déplacement des idées. Une idée peut toujours être déplacée vers une autre étape, même si une question obligatoire est restée sans réponse.
Paramètres de la boîte de réception
| Paramètre | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Panel | Les personnes qui examinent chaque nouvelle idée pendant qu’elle est dans la boîte de réception, avant son passage à une étape. Elles voient toutes les idées de la boîte de réception, même masquées. Les membres du panel doivent être des membres actifs de votre hive, pas des invités. |
| Reminder days | Le nombre de jours avant l’envoi d’un rappel aux responsables de collection, après l’arrivée d’une idée dans la boîte de réception. Indiquez 0 pour désactiver les rappels. |
| Hide ideas while in Inbox | Masque les nouvelles idées aux membres ordinaires et aux visiteurs du lien de partage jusqu’à leur passage à une étape. Les responsables de collection, les Admins, la personne qui a soumis, les contributeurs, les personnes assignées ainsi que le panel et l’évaluateur de la boîte de réception les voient toujours. Utile si vous voulez d’abord filtrer les idées. |
| Allow reactions while in Inbox | Permet d’aimer les idées de la boîte de réception ou de voter pour elles. Les réactions doivent aussi être activées pour la collection. |
| Enable reviewer | Affiche une carte d’évaluation sur les idées de la boîte de réception, pour qu’un responsable de collection puisse assigner un évaluateur à chaque idée. |
Cliquez sur Save dans la barre Unsaved changes pour conserver vos modifications. Pour en savoir plus sur les panels et les évaluateurs, consultez Évaluateurs et panels.
Questions fréquentes
Où modifier les questions du formulaire de soumission ? Dans Inbox > Form & step settings, dans la carte Form questions. Il n’y a pas d’élément « Form » distinct dans la barre latérale.
Les gens peuvent-ils joindre des fichiers lorsqu’ils soumettent une idée ? Oui, grâce à une question d’envoi de fichier (File upload), comme la question Attachment par défaut. La première image envoyée via le formulaire devient la couverture de l’idée sur sa carte. Consultez Ajouter des fichiers à une idée.
Les questions de la boîte de réception apparaissent-elles sur le formulaire de soumission ? Non. Seules les Form questions apparaissent sur le formulaire. Les questions de la boîte de réception se répondent ensuite, sur l’idée.