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Démo

Inviter des personnes dans votre hive

Vous invitez des personnes depuis le bouton + de la barre du haut : choisissez Invite, puis copiez le lien de votre hive ou envoyez des invitations par e-mail. Une invitation par e-mail permet à la personne de rejoindre le hive quel que soit votre réglage Who can join (Qui peut rejoindre). Ce que permet le lien seul dépend de ce réglage.

Qui peut le faire : les Admins et les Managers.

Avant d’inviter

Vérifiez deux réglages dans Menu > Admin > Hive > Access (Admins uniquement) :

Ouvrir la fenêtre d’invitation

  1. Cliquez sur le bouton + de la barre du haut.
  2. Dans What do you want to do?, choisissez Invite.

La fenêtre Invite to, suivie du nom de votre hive, s’ouvre. Elle invite toujours les personnes dans tout le hive, même si vous l’ouvrez depuis une collection.

Inviter par lien

Sous Invite with link, vous voyez l’adresse de votre hive. Cliquez sur Copy et partagez-la dans un e-mail, une messagerie ou une publication sur l’intranet.

Le lien n’est que l’adresse de votre hive. Il ne donne aucun droit par lui-même. Ce qui se passe quand quelqu’un l’ouvre dépend de Who can join, et la fenêtre vous indique le cas qui s’applique :

Who can join Ce que permet le lien
Anyone can join Toute personne disposant du lien peut rejoindre le hive.
Allowed email domains only Toute personne ayant un domaine autorisé peut rejoindre le hive.
Invite only Le lien seul ne permet à personne d’entrer. Seules les personnes invitées par e-mail peuvent rejoindre le hive.

Inviter par e-mail

Sous le lien, remplissez la partie e-mail de la fenêtre :

  1. Dans To, saisissez une adresse e-mail et appuyez sur Entrée. Recommencez pour chaque personne.
  2. Vérifiez le Subject (objet) et le Message. Les deux sont préremplis, et vous pouvez les modifier.
  3. Cliquez sur Invite.

Chaque personne reçoit son propre e-mail : personne ne voit les autres destinataires. L’e-mail est envoyé au nom de votre hive, affiche son logo et votre message, et contient un bouton pour rejoindre votre hive.

Limites :

  • 100 adresses maximum par invitation.
  • Objet de 200 caractères maximum.
  • Message de 4 000 caractères maximum.

Inviter une adresse déjà invitée renvoie l’e-mail.

Ce qui se passe quand elles acceptent

  1. La personne clique sur le bouton de l’e-mail, ou ouvre l’adresse de votre hive.
  2. Elle se connecte sur la page de connexion de votre hive avec l’une des méthodes que vous avez activées.
  3. Son adresse invitée lui donne accès et elle devient Membre. Cela fonctionne avec toutes les options de Who can join.

Tant qu’elle n’a pas rejoint le hive, celui-ci apparaît aussi sous Recommended sur sa page Hives.

Elle doit se connecter avec l’adresse e-mail exacte que vous avez invitée. Avec Microsoft, il s’agit de son identifiant de connexion Microsoft.

Remarque : avec Allowed email domains only, une invitation par e-mail permet aussi d’entrer à une personne dont le domaine ne figure pas dans votre liste. Avec Anyone can join, les personnes n’ont pas besoin d’invitation, mais une invitation est un moyen pratique de leur envoyer le lien.

Questions fréquentes

Mon collègue a reçu l’invitation mais ne parvient pas à entrer. Pourquoi ?

Vérifiez ces points dans l’ordre :

  • S’est-il connecté avec l’adresse exacte que vous avez invitée ?
  • Au moins une méthode de connexion est-elle activée ?

Plus d’aide pour la personne qui se connecte : Problèmes de connexion.

Puis-je voir ou annuler les invitations en attente ?

Pas dans l’application. Contactez Hives à help@hives.co si vous devez faire retirer une invitation.

Puis-je choisir le rôle de quelqu’un en l’invitant ?

Non. Toute personne qui rejoint le hive commence comme Membre. Un Admin peut changer le rôle ensuite dans Menu > Admin > Users. Consultez Trouver des utilisateurs et changer leur rôle.

Hives envoie-t-il un rappel si la personne n’accepte pas ?

Non. Vous pouvez renvoyer l’invitation depuis la même fenêtre.