Créer et gérer des groupes

Les groupes vous permettent d’organiser les personnes par équipe, service, site ou pays. Vous les gérez dans Menu > Admin > Groups. Chaque personne peut appartenir à un groupe, et vous pouvez utiliser les groupes pour décider qui voit une page.

Qui peut le faire : les Admins uniquement. Les Admins créent, renomment et suppriment les groupes et y placent des personnes. Les Managers ne peuvent pas ouvrir Groups. Les Membres choisissent leur propre groupe.

À quoi servent les groupes

• Accès aux pages : une page peut être visible uniquement par des Specific groups (groupes spécifiques). Les membres de ces groupes voient la page ainsi que les collections et enquêtes qu’elle contient. Consultez Pages : créer, publier et choisir qui les voit.
• Statistiques : le Dashboard affiche les contributions et les personnes par groupe. Consultez Le Dashboard : statistiques du hive.

Ouvrir la liste des groupes

1. Cliquez sur Menu en haut à gauche.
2. Choisissez Admin.
3. Cliquez sur la carte Groups.

Chaque groupe apparaît sur une ligne, par ordre alphabétique, avec le nombre de personnes qu’il compte par rôle, par exemple « 10 people: 7 admins, 3 members ». Un groupe vide indique « No one yet » (personne pour l’instant). Les personnes désactivées ne sont pas comptées.

Créer un groupe

1. Cliquez sur New group en haut de la page.
2. Dans New group, saisissez un Name.
3. Cliquez sur Save.

Le nom d’un groupe peut compter jusqu’à 40 caractères, et chaque nom doit être unique dans votre hive. Un nouveau groupe sans personne, c’est tout à fait possible. Vous pouvez d’abord créer vos groupes et les remplir plus tard.

Renommer un groupe

1. Cliquez sur le bouton ⋯ sur la ligne du groupe.
2. Choisissez Rename.
3. Dans Rename group, modifiez le Name.
4. Cliquez sur Save.

Supprimer un groupe

1. Cliquez sur le bouton ⋯ sur la ligne du groupe.
2. Choisissez Delete.
3. Confirmez avec Delete.

Supprimer un groupe :

• laisse ses personnes sans groupe (leurs comptes ne sont pas concernés) ;
• retire le groupe de toutes les pages visibles par des Specific groups. Les personnes qui ne voyaient une page que grâce à ce groupe en perdent l’accès.

Si vous demandez aux nouvelles personnes de choisir un groupe, toutes celles concernées sont invitées à en choisir un nouveau lors de leur prochaine visite.

Bon à savoir : avant de supprimer un groupe, vérifiez quelles pages l’utilisent dans leur réglage Visible to.

Placer des personnes dans des groupes

Il y a trois façons de faire :

• Un Admin le définit : dans Menu > Admin > People, cliquez sur le groupe de la personne (ou sur No group) et choisissez-en un. Consultez Trouver des personnes et changer leur rôle.
• Les personnes le choisissent elles-mêmes : dans leur profil, sous Edit my profile > Group. Consultez Votre profil, la langue et le mode sombre.
• Hives le demande aux nouvelles personnes : activez Ask new people to pick a group sous Group selection, et tout membre sans groupe est invité à en choisir un à l’ouverture du hive. Consultez Demander leur groupe et leur consentement aux nouveaux membres.

Les Managers ne peuvent pas placer d’autres personnes dans un groupe. On demande aussi aux invités de choisir un groupe, comme aux membres.

Questions fréquentes

Une personne peut-elle appartenir à plusieurs groupes ?

Non. Chaque personne appartient à un seul groupe à la fois dans chaque hive.

Les Membres peuvent-ils voir à quel groupe appartient quelqu’un ?

Oui. Le groupe d’une personne s’affiche sur son profil, que tout Membre peut ouvrir. Les invités ne peuvent pas voir les profils de leurs collègues.