Demander leur groupe et leur consentement aux nouveaux membres
Vous pouvez demander aux membres de choisir un groupe et d’accepter vos conditions la première fois qu’ils ouvrent votre hive. Les deux se règlent dans l’onglet Onboarding de Menu > Admin > Hive. Ils s’appliquent à toute personne qui ne l’a pas encore fait, y compris celles qui étaient membres avant que vous les activiez.
Qui peut le faire : les Admins.
Ouvrir les paramètres d’onboarding
- Cliquez sur Menu en haut à gauche.
- Choisissez Admin, puis la carte Hive.
- Cliquez sur l’onglet Onboarding.
Les modifications s’enregistrent avec Save dans la barre Unsaved changes en bas.
Demander aux membres de choisir un groupe
Dans la section Group selection :
- Activez Ask new people to pick a group (demander aux nouvelles personnes de choisir un groupe).
- Dans Guide, qui apparaît sous l’interrupteur, rédigez un court message à afficher au-dessus du choix. Par exemple : « Choisissez le site où vous travaillez. Cela détermine les pages que vous voyez. »
- Cliquez sur Save.
À partir de là, une fenêtre Choose a group apparaît pour tout membre qui n’a pas de groupe. Elle affiche votre texte de guide et une liste Group, et la personne clique sur Select. La fenêtre ne peut pas être fermée tant qu’elle n’a pas choisi.
La fenêtre n’apparaît que si votre hive compte au moins un groupe. Créez d’abord des groupes dans Menu > Admin > Groups. Consultez Créer et gérer des groupes.
Quand l’interrupteur est désactivé, personne n’est sollicité. Chacun peut toujours choisir ou changer son groupe à tout moment dans son profil, sous Edit my profile.
Demander aux membres d’accepter vos conditions
Dans la section Terms :
- Activez Ask new people to accept terms (demander aux nouvelles personnes d’accepter les conditions).
- Rédigez vos conditions dans The terms, qui apparaît sous l’interrupteur. Vous pouvez mettre le texte en forme, par exemple avec du gras et des listes.
- Cliquez sur Save.
À partir de là, une fenêtre Terms apparaît pour tout membre qui n’a pas encore accepté. Elle affiche votre texte et une case I approve (J’accepte). La personne la coche et clique sur Save. La fenêtre ne peut pas être fermée tant qu’elle ne l’a pas fait. Hives enregistre la date d’acceptation.
Personne n’est sollicité si The terms est vide, même avec l’interrupteur activé.
Bon à savoir : si vous modifiez les conditions plus tard, les personnes qui l’ont déjà accepté ne sont pas sollicitées de nouveau.
Qui est sollicité, et quand
- Les Admins, Managers, Membres et invités sont sollicités à leur prochaine ouverture du hive, nouveaux venus ou membres depuis des années.
- Chaque fenêtre n’apparaît que tant qu’elle s’applique : pas encore de groupe, ou conditions pas encore acceptées.
L’étape du nom
Indépendamment de ces paramètres, Hives demande à toute personne sans prénom ou nom de famille de les renseigner. La fenêtre What’s your name? comporte les champs First name et Last name. Cela concerne généralement les personnes qui se connectent avec un code reçu par e-mail. Celles qui se connectent avec Google ou Microsoft obtiennent leur nom depuis ce compte.
Questions fréquentes
Les personnes peuvent-elles changer de groupe plus tard ?
Oui, dans leur profil sous Edit my profile > Group. Un Admin peut aussi le changer. Consultez Trouver des personnes et changer leur rôle.
Le texte de guide ou des conditions est-il traduit ?
Non. Les personnes voient le texte exactement tel que vous l’avez écrit, quelle que soit la langue dans laquelle elles utilisent Hives.