Qu'est-ce qu'un workflow ?
Un workflow est un modèle réutilisable pour les collections. Il contient les questions auxquelles les gens répondent en soumettant une idée, la boîte de réception (Inbox) et les étapes par lesquelles passe une idée. Lorsque vous utilisez un workflow pour une collection, Hives copie l’ensemble dans cette collection.
Ce que contient un workflow
Un workflow est un plan de construction. Il contient :
- Ce que vous recueillez : idées, feedback, posts, insights, solutions ou suggestions. Cela définit le mot utilisé par Hives dans les compteurs et les e-mails, ainsi que l’icône et la couleur des cartes.
- Le formulaire de soumission : les questions auxquelles les gens répondent en soumettant. Un nouveau workflow démarre avec Title, Description et Attachment.
- La boîte de réception : là où arrive d’abord chaque nouvelle idée, avec ses propres questions et paramètres.
- Les étapes : les phases qui suivent la boîte de réception, par exemple « Qualifier », « Évaluer » et « Mettre en œuvre ». Chaque étape a ses propres questions, son panel et ses paramètres.
- Les paramètres de chaque collection : likes, votes ou aucune réaction, si les gens peuvent masquer leur idée aux autres membres, et si les responsables peuvent assigner des personnes aux idées.
Ce centre d’aide utilise « idée » pour toute contribution. Une collection peut aussi parler de feedback, de posts, d’insights, de solutions ou de suggestions.
Comment s’articulent workflows et collections
C’est dans une collection que les gens soumettent réellement leurs idées. Un workflow n’est que le modèle.
Lorsque vous choisissez un workflow pour une collection, Hives en fait une copie. À partir de là, le formulaire, la boîte de réception et les étapes appartiennent à la collection. Cela a trois conséquences :
- Modifier un workflow n’affecte que les collections qui l’utilisent ensuite. Les collections existantes restent telles quelles.
- Modifier les étapes ou les questions d’une collection ne modifie jamais le workflow.
- Supprimer un workflow ne modifie ni ne supprime aucune collection.
Il n’existe aucun moyen de répercuter les modifications d’un workflow sur les collections existantes. Pour modifier une collection, modifiez directement ses étapes. Consultez Modifier les étapes d’une collection.
Qui peut gérer les workflows
| Qui | Ce qu’ils peuvent faire |
|---|---|
| Admins | Créer, modifier et supprimer des workflows, leurs étapes et leurs questions. |
| Managers et responsables de collection | Choisir un workflow pour une collection qu’ils gèrent. Les Managers peuvent aussi ouvrir la liste des workflows et chaque workflow pour le lire, mais sans rien pouvoir modifier. |
| Membres et invités | Rien. Ils ne voient jamais les workflows, seulement les étapes des collections qu’ils peuvent voir. |
Un responsable de collection est une personne désignée comme responsable d’une collection donnée. C’est différent du rôle Manager. Pour en savoir plus, consultez Rôles et permissions.
Trouver vos workflows
- Ouvrez Menu > Admin.
- Cliquez sur la carte Workflows.
Vous voyez une carte par workflow. Les workflows sont regroupés selon ce qu’ils recueillent, puis triés par nom. Chaque carte affiche le nom, ce que le workflow recueille et son nombre d’étapes. Cliquez sur une carte pour ouvrir l’éditeur de workflow.
Les Managers peuvent aussi ouvrir un workflow. Ils voient la mention « Only admins can change workflow templates. You can read this one, but not edit it. » (seuls les admins peuvent modifier les modèles de workflow ; vous pouvez lire celui-ci, mais pas le modifier).
Si votre hive est nouveau, la liste peut être vide. Les Admins créent le premier workflow avec New workflow. Consultez Comment créer un workflow.
Quand utiliser un workflow
Les workflows font gagner du temps lorsque plusieurs collections suivent le même processus. Par exemple, chaque site de votre organisation peut gérer sa propre collection d’amélioration avec les mêmes étapes et les mêmes questions de notation. Construisez le processus une seule fois sous forme de workflow, puis choisissez-le pour chaque nouvelle collection.
Si une collection a besoin d’un processus ponctuel, vous n’avez pas besoin de workflow. Ajoutez plutôt les étapes directement dans la collection. Consultez Ajouter et configurer des étapes.
Questions fréquentes
Puis-je copier une collection ? Non. Pour réutiliser une configuration, construisez-la sous forme de workflow et choisissez ce workflow pour chaque nouvelle collection.
J’ai modifié un workflow. Pourquoi ma collection n’a-t-elle pas changé ? Les collections gardent leur propre copie. Modifiez directement les étapes de la collection. Vous ne pouvez pas réappliquer le même workflow à une collection pour récupérer vos modifications. Consultez Modifier les étapes d’une collection.
Les workflows font-ils des choses automatiquement ? Pas beaucoup. Les idées ne passent d’une étape à l’autre que lorsqu’un responsable de collection, un Admin ou une personne assignée les déplace. La boîte de réception et les étapes peuvent envoyer des e-mails de rappel et publier des commentaires automatiques, mais elles ne déplacent jamais les idées d’elles-mêmes. Consultez Comment déplacer une idée vers une autre étape.