Comment créer un workflow
Pour créer un workflow, ouvrez Menu > Admin > Workflows et cliquez sur New workflow. Donnez-lui un nom, choisissez ce que vous recueillez et cliquez sur Save. Vous ajoutez ensuite des étapes et des questions dans l’éditeur de workflow.
Qui peut le faire : les Admins.
Vous découvrez les workflows ? Commencez par Qu’est-ce qu’un workflow ?
Créer le workflow
- Ouvrez Menu > Admin.
- Cliquez sur la carte Workflows.
- Cliquez sur New workflow.
- Dans Add workflow, saisissez un Name (30 caractères maximum). Choisissez un nom que les autres Admins et les responsables de collection reconnaîtront, par exemple « Idées d’amélioration du site ».
- Si vous le souhaitez, choisissez What are you collecting? (Que recueillez-vous ?) : Ideas, Feedback, Posts, Insights, Solutions ou Suggestions. Si vous laissez le champ vide, Hives utilise Ideas.
- Cliquez sur Save.
La boîte de dialogue se ferme et vous restez sur la page Workflows. Cliquez sur la carte du nouveau workflow pour ouvrir l’éditeur et le configurer.
Le point de départ d’un nouveau workflow
Un nouveau workflow n’est pas vide. Il démarre avec :
- Un formulaire de soumission avec trois questions : Title (obligatoire), Description (obligatoire) et Attachment (envoi de fichier, facultatif).
- Une boîte de réception sans question supplémentaire.
- Aucune étape.
- Les réactions réglées sur Likes.
- Les idées masquées désactivées.
- Les personnes assignées activées.
Vous pouvez modifier ou supprimer chacun de ces éléments. Consultez Le formulaire de soumission et la boîte de réception et Ajouter et configurer des étapes.
L’éditeur de workflow
L’éditeur comporte une barre latérale à gauche :
- Workflow settings : les paramètres propres au workflow. C’est l’élément sélectionné à l’ouverture de l’éditeur.
- Sous Steps : l’Inbox, avec le formulaire de soumission, les questions de la boîte de réception et ses paramètres, puis une ligne par étape. Chaque ligne indique son nombre de questions.
- Add step : ajoute une nouvelle étape.
Paramètres du workflow
Cliquez sur Workflow settings dans la barre latérale pour modifier ces paramètres.
La section About :
| Paramètre | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Name | Le nom du workflow, 30 caractères maximum. Affiché sur la carte du workflow et lorsque l’on choisit un workflow pour une collection. |
| What are you collecting? | Ideas, Feedback, Posts, Insights, Solutions ou Suggestions. Définit le mot utilisé dans les compteurs et les e-mails (par exemple « 3 ideas » ou « 1 feedback »), ainsi que l’icône et la couleur des cartes. Certains libellés de Hives disent « ideas » quel que soit votre choix. |
| Contribution button label | Le bouton sur lequel on appuie pour partager. Laissez le champ vide pour utiliser le libellé par défaut, qui suit ce que vous recueillez, par exemple Share your idea. |
La section On every Collection made from it (sur chaque collection créée à partir de ce workflow) :
| Paramètre | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Reactions | Likes, Votes ou None. Détermine le bouton que les gens voient sur les idées, ou désactive les réactions. |
| Hidden ideas | Permet aux gens de masquer ce qu’ils partagent aux autres membres. Consultez Idées masquées, noms masqués et collections anonymes. |
| Assignees | Permet aux responsables d’assigner des personnes à chaque idée. |
Dès que vous modifiez quelque chose, une barre Unsaved changes apparaît en bas. Cliquez sur Save pour conserver vos modifications ou sur Cancel pour les annuler.
Ces paramètres sont copiés dans chaque collection créée à partir du workflow. Ensuite, les responsables de chaque collection peuvent les modifier dans la collection. Les modifier ici n’affecte pas les collections existantes.
Supprimer un workflow
- Ouvrez le workflow et cliquez sur Workflow settings dans la barre latérale.
- Sous Danger zone, cliquez sur Delete workflow.
- Confirmez avec Delete.
Supprimer un workflow retire définitivement le workflow, ses étapes et toutes ses questions. Cette action est irréversible.
Les collections créées à partir du workflow ne sont pas touchées. Elles gardent leur propre copie des étapes, des questions et des idées.
Questions fréquentes
Les Managers peuvent-ils créer des workflows ? Non. Les Managers peuvent ouvrir la liste des workflows et chaque workflow pour le lire, mais seuls les Admins peuvent créer, modifier ou supprimer des workflows.
Puis-je changer plus tard ce que recueille une collection ? Une collection reprend le paramètre « What are you collecting? » de son workflow. Pour le changer sur une collection existante, vous appliquez un autre workflow. Lisez Modifier les étapes d’une collection avant de le faire, car cela peut supprimer des réponses.