Ajouter et configurer des étapes
Les étapes sont les phases par lesquelles passe une idée après la boîte de réception, par exemple « Qualifier », « Évaluer » et « Mettre en œuvre ». Vous les ajoutez avec Add step, puis vous configurez chacune avec un nom, une description, une couleur, un panel, des rappels et ce qui se passe pendant que les idées s’y trouvent.
Qui peut le faire : les Admins dans un workflow. Les responsables de collection et les Admins dans une collection.
Où modifier les étapes
Les étapes fonctionnent de la même façon dans un workflow et dans une collection. Seul l’endroit change.
- Dans un workflow (un modèle pour les nouvelles collections) : ouvrez Menu > Admin > Workflows et cliquez sur le workflow. Les étapes sont listées dans la barre latérale, sous Steps.
- Dans une collection : ouvrez la collection et choisissez Manage. Les étapes sont listées dans la barre latérale gauche, sous Inbox. Cliquez sur une étape, puis sur l’onglet Step settings.
Les modifications d’un workflow n’affectent que les collections créées ensuite à partir de celui-ci. Les modifications d’une collection n’affectent que cette collection. Consultez Qu’est-ce qu’un workflow ?
Ajouter une étape
- Cliquez sur Add step dans la barre latérale. Dans une collection qui n’a pas encore d’étapes, cliquez plutôt sur add your first step.
- Saisissez un Name (30 caractères maximum). Chaque étape d’un workflow ou d’une collection doit avoir un nom différent.
- Cliquez sur Add step.
La nouvelle étape est ajoutée à la fin. Faites-la glisser à l’endroit voulu.
Une nouvelle étape démarre sans question, en bleu, sans panel, avec les rappels désactivés et les réactions autorisées.
Réordonner les étapes
Faites glisser une étape vers le haut ou le bas dans la barre latérale. Le nouvel ordre est enregistré immédiatement. La boîte de réception vient toujours en premier, car ce n’est pas une étape.
Configuration d’une étape
Ouvrez les Step settings de l’étape. À gauche se trouvent les Questions de l’étape et, dans une collection uniquement, ses Auto comments. À droite se trouvent la section Setup, la section While ideas are here (pendant que les idées sont ici) et la Danger zone. Pour les questions, consultez Types de questions et paramètres.
La section Setup contient ces champs :
| Paramètre | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Name | Affiché sur l’étiquette de l’étape sur les idées. 30 caractères maximum. |
| Description | Explique ce qui se passe dans cette étape. 200 caractères maximum. La personne qui a partagé une idée la lit dans la liste des étapes de son idée. Les autres la voient en survolant ou en touchant l’étiquette de l’étape. |
| Colour | La couleur de l’étiquette de l’étape. Choisissez parmi 10 couleurs. |
| Panel | Les personnes qui répondent aux questions de cette étape et les notent pour chaque idée. Cliquez sur Add people pour les choisir, ou sur Change une fois que le panel compte des personnes. |
| Send reminders | Activez-le, puis choisissez au bout de combien de jours. Consultez E-mails de rappel. |
Après une modification, cliquez sur Save dans la barre Unsaved changes en bas.
Membres du panel
Le panel réunit les personnes dont l’expertise compte à cette étape, par exemple un responsable sécurité ou un contrôleur de gestion. Les membres du panel :
- voient chaque idée pendant qu’elle est dans cette étape, même les idées masquées aux autres membres ;
- reçoivent une notification dans l’application et un e-mail leur demandant leur avis lorsqu’une idée entre dans l’étape ;
- répondent aux questions de l’étape et les notent sur chaque idée pendant qu’elle s’y trouve, dans la section de l’étape sur l’idée, avec Answer, Rate ou Edit.
Les responsables de collection et les Admins voient aussi les vues Voting et Scoring de l’étape dans Manage, y compris qui a donné chaque note.
Les membres du panel doivent être des Membres, Managers ou Admins actifs de votre hive. Les invités et les personnes désactivées ne peuvent pas faire partie d’un panel, y compris dans les étapes d’un workflow. Seuls les responsables de collection, les Admins et les membres du panel eux-mêmes peuvent voir qui fait partie d’un panel.
Pour en savoir plus, consultez Évaluateurs et panels.
E-mails de rappel
Activez Send reminders et choisissez au bout de combien de jours, de 1 à 100. Si vous choisissez 5, Hives envoie un e-mail aux personnes indiquées dans Managers de la collection et aux personnes assignées à l’idée lorsque l’idée est dans l’étape depuis 5 jours. L’envoi se répète tous les 5 jours (jour 10, jour 15, etc.) tant que l’idée y reste. Seules les personnes qui peuvent voir l’idée reçoivent l’e-mail. Les responsables de dossier et les Admins ne le reçoivent pas s’ils ne sont pas indiqués dans Managers. Désactivez l’interrupteur pour arrêter les rappels.
Pendant que les idées sont ici
La section While ideas are here comporte trois interrupteurs. Les libellés utilisent le mot de votre collection pour désigner les idées.
| Paramètre | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Hide ideas while they’re here | Masque les idées de cette étape aux membres ordinaires et aux visiteurs du lien de partage. Les responsables de collection, les Admins, la personne qui a soumis l’idée et ses contributeurs, les personnes assignées ainsi que le panel et l’évaluateur de l’étape la voient toujours. |
| Allow reactions | Permet d’aimer les idées ou de voter pour elles pendant qu’elles sont dans cette étape. N’a aucun effet sur les commentaires. |
| One reviewer per idea | Affiche une carte d’évaluation sur les idées de cette étape, pour qu’un responsable de collection puisse choisir une personne pour évaluer chaque idée. L’évaluateur marque l’idée comme évaluée. Consultez Évaluateurs et panels. |
Les réactions doivent aussi être activées pour toute la collection. Si elles sont désactivées, l’interrupteur des réactions est grisé avec la mention « Reactions are turned off for this collection. » Cliquez sur Change in Settings pour les activer. Consultez Les paramètres d’une collection expliqués.
Commentaires automatiques
Dans une collection, chaque étape peut publier un commentaire automatiquement quand une idée l’atteint. Utilisez-le pour expliquer aux contributeurs ce qui se passe à cette étape. Les commentaires automatiques ne font pas partie des workflows.
- Cliquez sur l’étape, puis sur l’onglet Step settings.
- Sous Auto comments, cliquez sur Add auto comment.
- Écrivez le texte dans Comment.
- Choisissez le Commenter parmi les responsables de la collection.
- Cliquez sur Save.
Quand une idée atteint l’étape, le commentaire est publié au nom de cette personne, comme un commentaire ordinaire. Chaque commentaire automatique n’est publié qu’une fois par idée, même si l’idée fait des allers-retours. Pour la boîte de réception, consultez Le formulaire de soumission et la boîte de réception.
Supprimer une étape
- Cliquez sur l’étape et ouvrez Step settings (dans un workflow, cliquez simplement sur l’étape).
- Sous Danger zone, cliquez sur Delete step.
- Confirmez avec Delete.
Bon à savoir : dans une collection, la Danger zone prévient que l’étape, ses questions et leurs réponses sont supprimées et que ses idées passent dans la boîte de réception. En détail :
- Chaque idée de l’étape retourne dans la boîte de réception. Personne n’est prévenu. Son temps dans la boîte de réception compte à partir de la suppression.
- Les questions de l’étape et toutes les réponses qui y ont été données sont définitivement supprimées, notes comprises.
- Les dates d’entrée des idées dans l’étape et les évaluations données à cette étape sont supprimées.
- Les commentaires automatiques de l’étape s’arrêtent. Ceux déjà publiés restent.
Cette action est irréversible. L’export de la collection n’inclut pas les réponses aux étapes : notez ce que vous voulez garder avant de supprimer l’étape.
Supprimer une étape dans un workflow ne modifie que le workflow. Les collections déjà créées à partir de celui-ci gardent leur copie de l’étape.
Questions fréquentes
Puis-je renommer une étape qui contient déjà des idées ? Oui. Modifiez le Name et enregistrez. Les idées et les réponses sont conservées.
Les étapes peuvent-elles déplacer les idées automatiquement ? Non. C’est un responsable de collection, un Admin ou une personne assignée qui déplace les idées. Consultez Comment déplacer une idée vers une autre étape.
Où se trouvent les paramètres de la boîte de réception ? Dans l’onglet Form & settings de la boîte de réception. Consultez Le formulaire de soumission et la boîte de réception.