Comment créer et configurer les étapes d'un workflow
Se repérer dans l’éditeur de workflow
L’éditeur se compose de trois zones principales :
- Barre latérale gauche : affiche la séquence des étapes de votre workflow (par exemple Form, Inbox, Qualify).
- Panneau central (Step questions) : permet d’ajouter des critères ou des systèmes de notation à l’étape sélectionnée.
- Panneau droit (Step setup) : contient les paramètres de l’étape sélectionnée, notamment les permissions et l’apparence.
Ajouter et sélectionner des étapes
- Ajouter une étape : pour ajouter une nouvelle phase à votre processus, cliquez sur le bouton Add step en bas de la barre latérale gauche.
- Sélectionner une étape à modifier : cliquez sur une étape de la liste (par exemple Qualify) pour afficher et modifier ses détails. L’étape active est entourée d’une bordure.
Configurer les détails d’une étape
Utilisez le panneau Step setup à droite pour définir le comportement de l’étape :
- Panel (évaluateurs) : cliquez sur l’icône Panel pour désigner les utilisateurs chargés d’examiner les contributions à cette étape. C’est idéal pour confier certaines phases à des experts (par exemple une revue juridique ou une analyse de faisabilité).
- Reminder days : indiquez le nombre de jours après lesquels un rappel est envoyé aux managers de la collection lorsqu’une contribution entre dans cette étape.
- Nom et description :
- Name : donnez un titre clair à l’étape (par exemple « Qualify »).
- Description : expliquez ce qui se passe à cette étape. Cela aide les utilisateurs à comprendre les critères pour faire avancer les éléments.
- Color : choisissez une pastille de couleur pour distinguer visuellement l’étape dans la chronologie du workflow.
Gérer les questions d’étape
Dans le panneau central Step questions, vous définissez les données à recueillir pendant cette phase.
- Cliquez sur Add question pour insérer de nouveaux champs ou échelles de notation.
- Exemple : dans l’étape « Qualify » illustrée, une question de notation « Three lenses of innovation » a été ajoutée pour aider à évaluer les idées.
Paramètres supplémentaires
En bas du panneau droit, vous pouvez activer ou désactiver certaines options de visibilité sous Step settings :
- Hide contributions : activez cette option (On) si les éléments de cette étape doivent être masqués pour le public général.
- Enable reactions : activez cette option (On) pour permettre aux utilisateurs de réagir (par exemple aimer ou commenter) aux éléments de cette étape.
Attention : la Danger zone en bas à droite permet de supprimer définitivement l’étape (Delete) ainsi que toutes les données associées. À utiliser avec précaution.