Schritte hinzufügen und einrichten

Schritte sind die Phasen, die eine Idee nach der Inbox durchläuft, zum Beispiel „Qualifizieren“, „Bewerten“ und „Umsetzen“. Sie fügen sie mit Add step hinzu und richten dann jeden Schritt mit Name, Beschreibung, Farbe, Panel, Erinnerungen ein und legen fest, was passiert, solange Ideen dort sind.

Wer kann das: In einem Workflow Admins. In einer Sammlung Sammlungsmanager und Admins.

Wo Sie Schritte bearbeiten

Schritte funktionieren in einem Workflow und in einer Sammlung gleich. Nur der Ort ist ein anderer.

• In einem Workflow (einer Vorlage für neue Sammlungen): Öffnen Sie Menu > Admin > Workflows und klicken Sie auf den Workflow. Die Schritte stehen in der Seitenleiste unter Steps.
• In einer einzelnen Sammlung: Öffnen Sie die Sammlung und wählen Sie Manage. Die Schritte stehen in der linken Seitenleiste unter Inbox. Klicken Sie auf einen Schritt und dann auf den Tab Step settings.

Änderungen an einem Workflow wirken sich nur auf Sammlungen aus, die danach daraus erstellt werden. Änderungen an einer Sammlung wirken sich nur auf diese Sammlung aus. Siehe Was ist ein Workflow?

Einen Schritt hinzufügen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Add step. In einer Sammlung ohne Schritte klicken Sie stattdessen auf add your first step.
2. Geben Sie einen Name ein (bis zu 30 Zeichen). Jeder Schritt in einem Workflow oder einer Sammlung braucht einen anderen Namen.
3. Klicken Sie auf Add step.

Der neue Schritt wird am Ende hinzugefügt. Ziehen Sie ihn an die gewünschte Stelle.

Ein neuer Schritt beginnt ohne Fragen, in Blau, ohne Panel, mit ausgeschalteten Erinnerungen und erlaubten Reaktionen.

Schritte neu anordnen

Ziehen Sie einen Schritt in der Seitenleiste nach oben oder unten. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert. Die Inbox steht immer an erster Stelle, denn sie ist kein Schritt.

Einen Schritt einrichten

Öffnen Sie Step settings des Schritts. Links stehen die Questions des Schritts und, nur in einer Sammlung, seine Auto comments. Rechts stehen der Bereich Setup, der Bereich While ideas are here und die Danger zone. Zu Fragen siehe Fragetypen und Einstellungen.

Der Bereich Setup hat diese Felder:

Feld	Was es bewirkt
Name	Wird auf dem Schrittlabel bei Ideen angezeigt. Bis zu 30 Zeichen.
Description	Erklärt, was in diesem Schritt passiert. Bis zu 200 Zeichen. Die Person, die eine Idee geteilt hat, liest sie in der Liste der Schritte bei ihrer Idee. Andere sehen sie, wenn sie mit der Maus über das Schrittlabel fahren oder darauf tippen.
Colour	Die Farbe des Schrittlabels. Wählen Sie aus 10 Farben.
Panel	Personen, die die Fragen dieses Schritts bei jeder Idee beantworten und bewerten. Klicken Sie auf Add people, um sie auszuwählen, oder auf Change, sobald Personen eingetragen sind.
Send reminders	Schalten Sie die Option ein und wählen Sie, nach wie vielen Tagen. Siehe Erinnerungs-E-Mails.

Wenn Sie etwas ändern, klicken Sie unten in der Leiste Unsaved changes auf Save.

Panel-Mitglieder

Das Panel ist für Personen gedacht, deren Fachwissen in diesem Schritt zählt, etwa eine Sicherheitsverantwortliche oder ein Controller. Panel-Mitglieder:

• sehen jede Idee, solange sie in diesem Schritt ist, auch Ideen, die vor anderen Mitgliedern verborgen sind;
• erhalten eine Benachrichtigung in der App und eine E-Mail mit der Bitte um ihre Einschätzung, wenn eine Idee in den Schritt kommt;
• beantworten und bewerten die Fragen des Schritts bei jeder Idee, solange sie in diesem Schritt ist, im Abschnitt des Schritts bei der Idee über Answer, Rate oder Edit.

Sammlungsmanager und Admins sehen außerdem die Ansichten Voting und Scoring des Schritts in Manage, einschließlich wer welche Bewertung abgegeben hat.

Panel-Mitglieder müssen aktive Mitglieder, Manager oder Admins Ihres Hives sein. Gäste und deaktivierte Personen können nicht in einem Panel sein, und das gilt auch für die Schritte eines Workflows. Nur Sammlungsmanager, Admins und die Panel-Mitglieder selbst sehen, wer in einem Panel ist.

Mehr dazu unter Prüfer und Panels.

Erinnerungs-E-Mails

Schalten Sie Send reminders ein und wählen Sie, nach wie vielen Tagen, von 1 bis 100. Wählen Sie zum Beispiel 5, sendet Hives den Personen unter Managers der Sammlung und den Zuständigen der Idee eine E-Mail, wenn die Idee seit 5 Tagen in dem Schritt ist. Das wiederholt sich alle 5 Tage (Tag 10, Tag 15 und so weiter), solange die Idee dort bleibt. Nur Personen, die die Idee sehen können, erhalten die E-Mail. Ordnermanager und Admins erhalten sie nicht, wenn sie nicht unter Managers eingetragen sind. Schalten Sie den Schalter aus, um die Erinnerungen zu beenden.

Solange Ideen hier sind

Der Bereich While ideas are here (Solange Ideen hier sind) hat drei Schalter. Die Beschriftungen verwenden das Wort Ihrer Sammlung für Ideen.

Einstellung	Was sie bewirkt
Hide ideas while they’re here	Verbirgt Ideen in diesem Schritt vor normalen Mitgliedern und Besuchern über den Freigabelink. Sammlungsmanager, Admins, die Person, die die Idee eingereicht hat, und Mitwirkende, ihre Zuständigen sowie Panel und Prüfer des Schritts sehen sie weiterhin.
Allow reactions	Erlaubt Personen, Ideen zu liken oder für sie abzustimmen, solange sie in diesem Schritt sind. Kommentare sind davon nicht betroffen.
One reviewer per idea	Zeigt bei Ideen in diesem Schritt eine Prüferkarte, damit ein Sammlungsmanager für jede Idee eine prüfende Person auswählen kann. Der Prüfer markiert die Idee als geprüft. Siehe Prüfer und Panels.

Reaktionen müssen außerdem für die ganze Sammlung eingeschaltet sein. Sind sie aus, ist der Schalter für Reaktionen ausgegraut, mit dem Hinweis „Reactions are turned off for this collection.“ Klicken Sie auf Change in Settings, um sie einzuschalten. Siehe Die Einstellungen einer Sammlung erklärt.

Automatische Kommentare

In einer Sammlung kann jeder Schritt automatisch einen Kommentar posten, wenn eine Idee ihn erreicht. Nutzen Sie das, um den Mitwirkenden zu erklären, was in diesem Schritt passiert. Automatische Kommentare sind nicht Teil von Workflows.

1. Klicken Sie auf den Schritt und dann auf den Tab Step settings.
2. Klicken Sie unter Auto comments auf Add auto comment.
3. Schreiben Sie den Text unter Comment.
4. Wählen Sie den Commenter unter den Managern der Sammlung.
5. Klicken Sie auf Save.

Erreicht eine Idee den Schritt, wird der Kommentar im Namen dieser Person gepostet, als ganz normaler Kommentar. Jeder automatische Kommentar wird pro Idee nur einmal gepostet, auch wenn die Idee hin und her verschoben wird. Für die Inbox siehe Das Einreichungsformular und die Inbox.

Einen Schritt löschen

1. Klicken Sie auf den Schritt und öffnen Sie Step settings (in einem Workflow klicken Sie einfach auf den Schritt).
2. Klicken Sie unter Danger zone auf Delete step.
3. Bestätigen Sie mit Delete.

Gut zu wissen: In einer Sammlung warnt die Danger zone, dass der Schritt, seine Fragen und deren Antworten gelöscht werden und seine Ideen in die Inbox wandern. Im Einzelnen:

• Jede Idee in dem Schritt geht zurück in die Inbox. Niemand wird benachrichtigt. Ihre Zeit in der Inbox zählt ab dem Löschen.
• Die Fragen des Schritts und jede Antwort darauf werden endgültig gelöscht, einschließlich der Bewertungen.
• Die Daten, an denen Ideen den Schritt erreicht haben, und die in dem Schritt abgegebenen Bewertungen werden gelöscht.
• Die automatischen Kommentare des Schritts hören auf. Bereits gepostete Kommentare bleiben.

Das lässt sich nicht rückgängig machen. Der Export der Sammlung enthält keine Antworten aus Schritten. Notieren Sie sich also alles, was Sie behalten möchten, bevor Sie den Schritt löschen.

Wenn Sie einen Schritt in einem Workflow löschen, ändert sich nur der Workflow. Sammlungen, die bereits daraus erstellt wurden, behalten ihre Kopie des Schritts.

Häufige Fragen

Kann ich einen Schritt umbenennen, in dem bereits Ideen sind? Ja. Ändern Sie den Name und speichern Sie. Die Ideen und Antworten bleiben erhalten.

Können Schritte Ideen automatisch verschieben? Nein. Ein Sammlungsmanager, Admin oder Zuständiger verschiebt Ideen. Siehe Eine Idee in einen anderen Schritt verschieben.

Wo sind die Inbox-Einstellungen? Im Tab Form & settings der Inbox. Siehe Das Einreichungsformular und die Inbox.