Workflow-Schritte erstellen und konfigurieren
Der Workflow-Editor im Überblick
Der Editor ist in drei Hauptbereiche unterteilt:
- Linke Seitenleiste: Zeigt die Reihenfolge der Schritte in Ihrem Workflow (z. B. Form, Inbox, Qualify).
- Mittlerer Bereich (Step questions): Hier fügen Sie dem ausgewählten Schritt Kriterien oder Bewertungssysteme hinzu.
- Rechter Bereich (Step setup): Enthält die Konfiguration des ausgewählten Schritts, einschließlich Berechtigungen und Darstellung.
Schritte hinzufügen und auswählen
- Neuen Schritt hinzufügen: Um Ihrem Prozess eine neue Phase hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Add step am unteren Ende der linken Seitenleiste.
- Schritt zum Bearbeiten auswählen: Klicken Sie auf einen beliebigen Schritt in der Liste (z. B. Qualify), um seine Details anzusehen und zu bearbeiten. Der aktive Schritt wird mit einem Rahmen hervorgehoben.
Schrittdetails konfigurieren
Im Bereich Step setup auf der rechten Seite legen Sie fest, wie sich der Schritt verhält:
- Panel (Prüfer): Klicken Sie auf das Symbol Panel, um bestimmte Nutzer als Verantwortliche für die Prüfung der Beiträge in dieser Phase festzulegen. Das eignet sich ideal, um Experten bestimmten Phasen zuzuordnen (z. B. Rechtsprüfung oder Machbarkeitscheck).
- Reminder days (Erinnerungstage): Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Collection Managers eine Erinnerung erhalten, nachdem ein Beitrag in diesen Schritt gelangt ist.
- Name und Beschreibung:
- Name: Geben Sie dem Schritt einen klaren Titel (z. B. „Qualify”).
- Description: Geben Sie Hinweise oder Kontext dazu, was in dieser Phase geschieht. So verstehen Nutzer die Kriterien, nach denen Beiträge weitergeleitet werden.
- Color: Wählen Sie einen Farbpunkt, um den Schritt in der Workflow-Zeitleiste visuell zu kennzeichnen.
Schrittfragen verwalten
Im mittleren Bereich Step questions legen Sie fest, welche Daten in dieser Phase erfasst werden sollen.
- Klicken Sie auf Add question, um neue Felder oder Bewertungsskalen einzufügen.
- Beispiel: Im gezeigten Schritt „Qualify” wurde eine Bewertungsfrage „Three lenses of innovation” hinzugefügt, um Ideen zu bewerten.
Weitere Einstellungen
Am unteren Ende des rechten Bereichs können Sie unter Step settings bestimmte Sichtbarkeitsoptionen umschalten:
- Hide contributions: Schalten Sie diese Option auf On, wenn Beiträge in diesem Schritt für die allgemeine Ansicht verborgen bleiben sollen.
- Enable reactions: Schalten Sie diese Option auf On, damit Nutzer auf Beiträge in dieser Phase reagieren können (z. B. mit Likes oder Kommentaren).
Warnung: Über die Danger zone unten rechts können Sie den Schritt mit allen zugehörigen Daten dauerhaft löschen (Delete). Gehen Sie hier mit Bedacht vor.