Lägga till och ställa in steg
Steg är etapperna som en idé går igenom efter inkorgen, till exempel ”Kvalificera”, ”Utvärdera” och ”Genomföra”. Du lägger till dem med Lägg till steg (Add step) och ställer sedan in varje steg med namn, beskrivning, färg, panel, påminnelser och synlighet.
Vem kan göra detta: Admins i ett workflow. Insamlingsansvariga och Admins i en insamling.
Var du redigerar steg
Steg fungerar likadant i ett workflow och i en insamling. Det är bara platsen som skiljer sig.
- I ett workflow (en mall för nya insamlingar): öppna Meny (Menu) > Admin > Workflows och klicka på workflowet. Stegen listas i sidomenyn.
- I en enskild insamling: öppna insamlingen och välj Hantera (Manage). Stegen listas i vänstermenyn, under Inkorg. Klicka på ett steg och sedan på fliken Steg (Step).
Ändringar i ett workflow påverkar bara insamlingar som skapas från det efteråt. Ändringar i en insamling påverkar bara den insamlingen. Läs mer i Vad är ett workflow?
Lägg till ett steg
- Klicka på Lägg till steg i sidomenyn.
- Skriv ett Namn (högst 30 tecken). Varje steg i ett workflow eller en insamling måste ha ett eget namn.
- Klicka på Spara.
Det nya steget läggs till sist. Dra det dit du vill ha det.
Ett nytt steg har från början inga frågor, färgen blå, ingen panel, påminnelser avstängda och reaktioner tillåtna.
Sortera om steg
Dra ett steg uppåt eller nedåt i sidomenyn. Den nya ordningen sparas direkt. Inkorgen kommer alltid först, eftersom den inte är ett steg.
Konfiguration av steg
Klicka på ett steg för att öppna det. Till vänster finns kortet Frågor. Till höger finns korten Konfiguration (Setup) och Inställningar (Settings) samt Riskzon. Frågorna beskrivs i Frågetyper och inställningar.
Kortet Konfiguration har de här fälten:
| Fält | Vad det gör |
|---|---|
| Panel | Personer som granskar varje idé medan den ligger i steget. Klicka på knappen för att välja medlemmar. |
| Påminnelsedagar | Skickar ett påminnelsemejl när en idé har legat i steget så här många dagar. Ange 0 för att stänga av påminnelser (då visas Av). |
| Namn | Visas på stegets etikett på idéerna. Högst 30 tecken. |
| Beskrivning | Förklarar vad som händer i steget. Högst 200 tecken. Folk ser den när de håller muspekaren över (eller trycker på) stegets etikett på en idé. |
| Färg | Färgen på stegets etikett. Välj bland 10 färger. |
När du ändrar något klickar du på Spara i fältet Osparade ändringar längst ner.
Panelmedlemmar
Panelen är till för personer vars kunskap behövs i steget, till exempel en säkerhetsansvarig eller en controller. Panelmedlemmar:
- ser alla idéer medan de ligger i steget, även idéer som är dolda för andra medlemmar;
- får en avisering i appen och ett mejl som ber om deras synpunkter när en idé flyttas till steget;
- svarar på och betygsätter stegets frågor för varje idé medan den ligger i steget, i stegets avsnitt på idén med Svara, Bedöm eller Redigera;
- ser stegets översikt under Röstning och Poängsättning, inklusive vem som gav varje betyg. Insamlingsansvariga och Admins ser detta för alla steg.
Panelmedlemmar måste vara aktiva medlemmar, Managers eller Admins i er hive. Gäster och inaktiverade personer kan inte sitta i en panel, och det gäller även stegen i ett workflow. Bara insamlingsansvariga, Admins och panelmedlemmarna själva kan se vilka som sitter i en panel.
Läs mer i Granskare och paneler.
Påminnelsemejl
Om Påminnelsedagar är inställt på till exempel 5 mejlar Hives insamlingens ansvariga och idéns tilldelade när idén har legat i steget i 5 dagar. Det upprepas var 5:e dag (dag 10, dag 15 och så vidare) så länge idén ligger kvar. Bara personer som kan se idén får mejlet.
Steginställningar
Kortet Inställningar har tre reglage. Deras texter innehåller stegets namn.
| Inställning | Vad den gör |
|---|---|
| Dölj idéer medan de är i (steg) | Döljer idéer i steget för vanliga medlemmar och besökare via delningslänk. Insamlingsansvariga, Admins, idéns avsändare och bidragsgivare, dess tilldelade samt stegets panel och granskare ser den fortfarande. |
| Tillåt reaktioner medan de är i (steg) | Låter folk gilla eller rösta på idéer medan de ligger i steget. Det påverkar inte kommentarer. |
| Aktivera granskare | Visar ett granskningskort på idéer i steget, så att en insamlingsansvarig kan utse en person som granskar varje idé. Granskaren markerar idén som granskad. Läs mer i Granskare och paneler. |
Reaktioner måste också vara påslagna för hela insamlingen. Om de är avstängda är reaktionsreglaget nedtonat med texten ”Reaktioner är avstängda för den här insamlingen.” Klicka på Ändra i Inställningar för att slå på dem. Läs mer i Inställningar för insamlingar förklarade.
Ta bort ett steg
- Klicka på steget.
- Under Riskzon klickar du på Ta bort.
- Bekräfta med Ta bort.
Bra att veta: Bekräftelsen säger bara att steget och dess data tas bort. I en insamling händer följande:
- Alla idéer i steget flyttas tillbaka till inkorgen. Ingen meddelas.
- Stegets frågor och alla svar på dem raderas för gott, även betyg.
- Datumen då idéerna kom in i steget, granskningarna som gjorts i steget och stegets automatiska kommentarer raderas.
Det går inte att ångra. Insamlingens export innehåller inte svar från steg, så anteckna det du vill spara innan du tar bort steget.
Att ta bort ett steg i ett workflow ändrar bara workflowet. Insamlingar som redan har skapats från det behåller sin kopia av steget.
Vanliga frågor
Kan jag byta namn på ett steg som redan har idéer? Ja. Ändra Namn och spara. Idéerna och svaren finns kvar.
Kan steg flytta idéer automatiskt? Nej. En insamlingsansvarig, en Admin eller en tilldelad person flyttar idéerna. Läs mer i Så flyttar du en idé till ett annat steg.
Var finns inställningarna för inkorgen? Inkorgen har ett eget inställningskort. Läs mer i Formuläret och inkorgen.