Vad är ett workflow?
Ett workflow är en återanvändbar mall för insamlingar. Det innehåller frågorna som folk svarar på när de skickar in en idé, inkorgen och stegen som en idé går igenom. När du använder ett workflow för en insamling kopierar Hives in allt i insamlingen.
Vad ett workflow innehåller
Ett workflow är en ritning. Det innehåller:
- Vad du samlar in: idéer, feedback, inlägg, insikter, lösningar eller förslag. Det styr vilket ord Hives använder i antal och mejl, och ikonen och färgen på korten.
- Formuläret: frågorna som folk svarar på när de skickar in. Ett nytt workflow börjar med Titel, Beskrivning och Bilaga.
- Inkorgen: där alla nya idéer hamnar först, med egna frågor och inställningar.
- Steg: etapperna efter inkorgen, till exempel ”Kvalificera”, ”Utvärdera” och ”Genomföra”. Varje steg har egna frågor, en egen panel och egna inställningar.
- Reaktioner: om folk kan gilla eller rösta på idéer, och om den som skickar in får dölja sin idé för andra medlemmar.
Det här hjälpcentret använder ”idé” om alla bidrag. En insamling kan i stället kalla dem feedback, inlägg, insikter, lösningar eller förslag.
Hur workflows och insamlingar hänger ihop
En insamling är där folk faktiskt skickar in idéer. Ett workflow är bara mallen.
När du väljer ett workflow för en insamling gör Hives en kopia. Från och med då tillhör insamlingens formulär, inkorg och steg insamlingen. Det får tre följder:
- En ändring i ett workflow påverkar bara insamlingar som använder det efteråt. Befintliga insamlingar förblir som de är.
- En ändring av en insamlings steg eller frågor ändrar aldrig workflowet.
- Att ta bort ett workflow ändrar eller tar inte bort någon insamling.
Det går inte att föra ut ändringar i ett workflow till befintliga insamlingar. Om du vill ändra en insamling redigerar du dess steg direkt. Läs mer i Ändra stegen i en insamling.
Vem som kan hantera workflows
| Vem | Vad de kan göra |
|---|---|
| Admins | Skapa, redigera och ta bort workflows, deras steg och deras frågor. |
| Managers och insamlingsansvariga | Välja ett workflow för en insamling som de hanterar. Managers kan också öppna listan över workflows men kan inte ändra dem. |
| Medlemmar och gäster | Ingenting. De ser aldrig workflows, bara stegen i insamlingar som de kan se. |
En insamlingsansvarig är någon som står som ansvarig för en viss insamling. Det är något annat än rollen Manager. Läs mer i Roller och behörigheter.
Hitta era workflows
- Öppna Meny (Menu) > Admin.
- Klicka på kortet Workflows.
Du ser ett kort för varje workflow, sorterade efter namn. Varje kort visar workflowets namn, en ikon för vad det samlar in och antalet steg. Klicka på ett kort för att öppna workflowredigeraren.
Om er hive är ny kan listan vara tom. Skapa ert första workflow med Ny (New). Läs mer i Så skapar du ett workflow.
När du ska använda ett workflow
Workflows sparar tid när flera insamlingar följer samma process. Varje anläggning i er organisation kanske driver en egen förbättringsinsamling med samma steg och poängfrågor. Bygg processen en gång som ett workflow och välj det sedan för varje ny insamling.
Om en insamling behöver en engångsprocess behöver du inget workflow. Lägg i stället till steg direkt i insamlingen. Läs mer i Lägga till och ställa in steg.
Vanliga frågor
Kan jag kopiera en insamling? Nej. Om du vill återanvända en uppsättning bygger du den som ett workflow och väljer det workflowet för varje ny insamling.
Jag ändrade ett workflow. Varför ändrades inte min insamling? Insamlingar behåller sin egen kopia. Redigera insamlingens steg direkt. Du kan inte använda samma workflow i en insamling igen för att få med dina ändringar. Läs mer i Ändra stegen i en insamling.
Gör workflows saker automatiskt? Inte mycket. Idéer flyttas mellan steg bara när en insamlingsansvarig, en Admin eller en tilldelad person flyttar dem. Inkorgen och stegen kan skicka påminnelsemejl och lägga upp automatiska kommentarer, men de flyttar aldrig idéer själva. Läs mer i Så flyttar du en idé till ett annat steg.