Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine wiederverwendbare Vorlage für Sammlungen. Er enthält die Fragen, die Personen beim Einreichen einer Idee beantworten, die Inbox und die Schritte, die eine Idee durchläuft. Wenn Sie einen Workflow für eine Sammlung verwenden, kopiert Hives all das in diese Sammlung.

Was ein Workflow enthält

Ein Workflow ist ein Bauplan. Er enthält:

• Was Sie sammeln: Ideen, Feedback, Beiträge, Erkenntnisse, Lösungen oder Vorschläge. Davon hängen das Wort ab, das Hives in Zählungen und E-Mails verwendet, sowie Symbol und Farbe auf den Karten.
• Das Einreichungsformular: die Fragen, die Personen beim Einreichen beantworten. Ein neuer Workflow beginnt mit Titel, Beschreibung und Anhang.
• Die Inbox: wo jede neue Idee zuerst landet, mit eigenen Fragen und Einstellungen.
• Schritte: die Phasen nach der Inbox, zum Beispiel „Qualifizieren“, „Bewerten“ und „Umsetzen“. Jeder Schritt hat eigene Fragen, ein eigenes Panel und eigene Einstellungen.
• Einstellungen für jede Sammlung: Likes, Stimmen oder keine Reaktionen, ob Personen ihre Idee vor anderen Mitgliedern verbergen dürfen und ob Manager Ideen Personen zuweisen können.

Dieses Hilfe-Center verwendet „Idee“ für jeden Beitrag. Eine Sammlung kann sie stattdessen Feedback, Beiträge, Erkenntnisse, Lösungen oder Vorschläge nennen.

Wie Workflows und Sammlungen zusammenhängen

In einer Sammlung reichen Personen tatsächlich Ideen ein. Ein Workflow ist nur die Vorlage.

Wenn Sie einen Workflow für eine Sammlung auswählen, erstellt Hives eine Kopie. Von da an gehören Formular, Inbox und Schritte der Sammlung. Das hat drei Folgen:

• Eine Änderung an einem Workflow wirkt sich nur auf Sammlungen aus, die ihn danach verwenden. Bestehende Sammlungen bleiben, wie sie sind.
• Eine Änderung an den Schritten oder Fragen einer Sammlung ändert nie den Workflow.
• Das Löschen eines Workflows ändert oder löscht keine Sammlung.

Workflow-Änderungen lassen sich nicht auf bestehende Sammlungen übertragen. Um eine Sammlung zu ändern, bearbeiten Sie direkt ihre Schritte. Siehe Die Schritte einer Sammlung ändern.

Wer Workflows verwalten kann

Wer	Was sie tun können
Admins	Workflows, ihre Schritte und ihre Fragen erstellen, bearbeiten und löschen.
Manager und Sammlungsmanager	Einen Workflow für eine Sammlung auswählen, die sie verwalten. Manager können auch die Workflow-Liste und jeden einzelnen Workflow öffnen und lesen, aber nichts ändern.
Mitglieder und Gäste	Nichts. Sie sehen nie Workflows, nur die Schritte der Sammlungen, die sie sehen können.

Ein Sammlungsmanager ist jemand, der als Manager einer bestimmten Sammlung eingetragen ist. Das ist etwas anderes als die Rolle Manager. Mehr dazu unter Rollen und Berechtigungen.

Ihre Workflows finden

1. Öffnen Sie Menu > Admin.
2. Klicken Sie auf die Karte Workflows.

Sie sehen eine Karte für jeden Workflow. Die Workflows sind danach gruppiert, was sie sammeln, und dann nach Namen sortiert. Jede Karte zeigt den Namen, was der Workflow sammelt und wie viele Schritte er hat. Klicken Sie auf eine Karte, um den Workflow-Editor zu öffnen.

Auch Manager können einen Workflow öffnen. Sie sehen den Hinweis „Only admins can change workflow templates. You can read this one, but not edit it.“ (Nur Admins können Workflow-Vorlagen ändern. Sie können diese lesen, aber nicht bearbeiten.)

Ist Ihr Hive neu, kann die Liste leer sein. Admins erstellen den ersten Workflow mit New workflow. Siehe Einen Workflow erstellen.

Wann sich ein Workflow lohnt

Workflows sparen Zeit, wenn mehrere Sammlungen demselben Ablauf folgen. Zum Beispiel könnte jeder Standort Ihrer Organisation eine eigene Verbesserungssammlung mit denselben Schritten und Bewertungsfragen betreiben. Bauen Sie den Ablauf einmal als Workflow auf und wählen Sie ihn dann für jede neue Sammlung aus.

Braucht eine Sammlung einen einmaligen Ablauf, benötigen Sie keinen Workflow. Fügen Sie die Schritte stattdessen direkt in der Sammlung hinzu. Siehe Schritte hinzufügen und einrichten.

Häufige Fragen

Kann ich eine Sammlung kopieren? Nein. Um eine Einrichtung wiederzuverwenden, bauen Sie sie als Workflow auf und wählen Sie diesen Workflow für jede neue Sammlung aus.

Ich habe einen Workflow geändert. Warum hat sich meine Sammlung nicht geändert? Sammlungen behalten ihre eigene Kopie. Bearbeiten Sie direkt die Schritte der Sammlung. Sie können denselben Workflow nicht erneut auf eine Sammlung anwenden, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Siehe Die Schritte einer Sammlung ändern.

Erledigen Workflows Dinge automatisch? Kaum. Ideen wechseln nur dann den Schritt, wenn ein Sammlungsmanager, Admin oder Zuständiger sie verschiebt. Inbox und Schritte können Erinnerungs-E-Mails senden und automatische Kommentare posten, verschieben Ideen aber nie selbst. Siehe Eine Idee in einen anderen Schritt verschieben.