Die Schritte einer Sammlung ändern | Hives.co Hilfe-Center

Jede Sammlung hat ihre eigene Kopie ihrer Schritte und Fragen. Sie können diese direkt in der Sammlung ändern oder sie ersetzen, indem Sie einen Workflow anwenden. Wenn Sie einen Workflow auf eine Sammlung anwenden, die bereits Ideen enthält, werden alle Ideen in die Inbox zurückgeschickt und alle Antworten in Schritten gelöscht. Lesen Sie diese Seite also zuerst.

Wer kann das: Sammlungsmanager und Admins. Ein Manager kann das nur für Sammlungen, die er verwaltet.

Änderungen am Workflow erreichen bestehende Sammlungen nicht

Wenn eine Sammlung aus einem Workflow eingerichtet wird, kopiert Hives den Workflow in die Sammlung. Danach gilt:

Eine Änderung am Workflow ändert die Sammlung nicht.
Eine Änderung an der Sammlung ändert den Workflow nicht.
Es gibt keine Schaltfläche, um eine Sammlung auf die neueste Version ihres Workflows zu aktualisieren.

Mehr dazu unter Was ist ein Workflow?

Die eigenen Schritte der Sammlung bearbeiten

So ändern Sie eine einzelne Sammlung sicher. Es geht nichts verloren, solange Sie nichts löschen.

Öffnen Sie die Sammlung und wählen Sie Manage.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Inbox oder einen Schritt.
Öffnen Sie den Tab Form & step settings (Inbox) oder den Tab Step (ein Schritt).
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie in der Leiste Unsaved changes auf Save.

Sie können:

mit Add step Schritte hinzufügen und Schritte per Drag-and-drop neu anordnen;
einen Schritt umbenennen oder Beschreibung, Farbe, Panel, Erinnerungen und Einstellungen ändern;
Fragen hinzufügen, bearbeiten, neu anordnen und löschen.

Wenn Sie Schritte, Fragen oder Optionen umbenennen, bleiben alle Antworten erhalten. Details finden Sie unter Schritte hinzufügen und einrichten und Fragetypen und Einstellungen.

Was beim Löschen eines Schritts entfernt wird

Wenn Sie einen Schritt aus einer Sammlung löschen:

Jede Idee in diesem Schritt geht zurück in die Inbox. Niemand wird benachrichtigt.
Die Fragen des Schritts und alle Antworten darauf werden endgültig gelöscht.
Die Aufzeichnung, wann Ideen den Schritt erreicht haben, die in dem Schritt abgegebenen Bewertungen und die automatischen Kommentare des Schritts werden gelöscht.

Die Ideen selbst, ihre Formularantworten, Kommentare sowie Likes oder Stimmen bleiben erhalten.

Was beim Löschen einer Frage entfernt wird

Wenn Sie eine Frage löschen, wird jede Antwort darauf endgültig gelöscht, bei jeder Idee der Sammlung. Wenn Sie eine Option oder einen Bewertungsparameter entfernen, werden die Antworten gelöscht, die ihn verwendet haben. Die Bestätigung warnt Sie nicht davor.

Einen anderen Workflow anwenden

Wenn Sie einen Workflow anwenden, werden die Schritte der Sammlung durch eine Kopie der Schritte des Workflows ersetzt. Damit richten Sie eine neue Sammlung schnell ein. Überlegen Sie es sich gut, bevor Sie das bei einer Sammlung tun, die bereits Ideen enthält.

Öffnen Sie die Sammlung und wählen Sie Manage.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Select a workflow. (Bei einer Sammlung ohne Schritte steht dies unter „No steps yet“.)
Beginnen Sie im Feld Workflow zu tippen und wählen Sie einen Workflow.
Hat die Sammlung bereits Schritte oder Ideen, erscheint eine Warnung. Geben Sie change in das Feld Confirm change ein.
Klicken Sie auf Select.

Den Workflow, den die Sammlung bereits verwendet, können Sie nicht auswählen. Sie können also denselben Workflow nicht erneut anwenden, um seine neuesten Änderungen zu übernehmen.

Was beim Anwenden eines Workflows verloren geht

Hat die Sammlung bereits Schritte oder Ideen, passiert beim Anwenden eines Workflows Folgendes, und es lässt sich nicht rückgängig machen:

Jede Idee geht zurück in die Inbox, egal in welchem Schritt sie war. Niemand wird benachrichtigt.
Alle aktuellen Schritte werden gelöscht, mit ihren Fragen, Panels und Einstellungen.
Jede Antwort auf diese Schrittfragen wird gelöscht, einschließlich aller Bewertungen und Kommentare zu Bewertungen.
Schrittverlauf und Bewertungen werden gelöscht: die Daten, an denen Ideen die einzelnen Schritte erreicht haben, und die in diesen Schritten abgegebenen Bewertungen.

Was ersetzt wird

Diese Einstellungen der Sammlung werden durch die des Workflows überschrieben:

was die Sammlung sammelt (Ideen, Feedback, Beiträge und so weiter);
Reaktionen an oder aus, und Like oder Vote;
ob verborgene Beiträge erlaubt sind;
die Inbox-Einstellungen: Panel, Erinnerungstage, Ideen verbergen, Reaktionen erlauben und Prüfer aktivieren.

Was erhalten bleibt

Die Ideen selbst, mit ihren Kommentaren, Likes oder Stimmen, Zuständigen und Mitwirkenden.
Hat die Sammlung mindestens eine Idee, bleiben das Einreichungsformular und die Inbox-Fragen unverändert, mit allen Antworten. Formular und Inbox-Fragen des Workflows werden nicht verwendet.
Hat die Sammlung noch keine Ideen, werden Formular und Inbox-Fragen durch die des Workflows ersetzt.

Gut zu wissen: Wenn Sie nur einen Schritt hinzufügen oder ein paar Fragen ändern möchten, bearbeiten Sie stattdessen direkt die Schritte der Sammlung. Nur durch das Anwenden eines Workflows können Sie ändern, was eine Sammlung sammelt. Planen Sie das also, bevor Personen mit dem Einreichen beginnen.

Häufige Fragen

Kann ich das Anwenden eines Workflows rückgängig machen? Nein. Gelöschte Schritte und Antworten lassen sich nicht wiederherstellen.

Erfahren Einreichende, dass ihre Idee in die Inbox zurückgeschickt wurde? Nein. Niemand wird benachrichtigt, wenn eine Workflow-Änderung oder das Löschen eines Schritts Ideen in die Inbox zurückschickt. Informieren Sie die Betroffenen gegebenenfalls selbst.

Kann ich die Schritte einer Sammlung als neuen Workflow speichern? Nein. Nur Admins erstellen Workflows, unter Menu > Admin > Workflows. Siehe Einen Workflow erstellen.