Donner accès à un dossier (responsables de dossier)
Vous donnez accès à un dossier en désignant des responsables de dossier. Les responsables de dossier voient le dossier et tout son contenu, et ils gèrent chaque collection qui s’y trouve, ainsi que dans ses sous-dossiers. Vous désignez les responsables de dossier uniquement sur les dossiers de premier niveau, et les sous-dossiers suivent automatiquement.
Qui peut le faire : les Admins et les responsables du dossier.
Ce que peut faire un responsable de dossier
| Élément du dossier | Ce que peuvent faire les responsables de dossier |
|---|---|
| Collections | Tout ce que peut faire un responsable de collection : voir toutes les idées (y compris les idées et les étapes masquées), déplacer des idées d’une étape à l’autre, répondre aux questions d’étape et modifier les paramètres de la collection. |
| Enquêtes | Voir l’enquête dans le dossier. Ils ne peuvent pas la modifier ni voir ses résultats, sauf s’ils sont aussi responsables d’enquête ou Admin. |
| Sous-dossiers | Les voir, avec tout leur contenu. |
| Pièces jointes | Les voir et les ouvrir. Seuls les responsables du dossier lui-même peuvent en ajouter, les renommer ou les supprimer. |
| Le dossier lui-même | Le renommer, le déplacer, l’archiver et le supprimer, et changer ses responsables. |
Un responsable de collection est une personne qui pilote une collection. Consultez Responsables de collection : qui ils sont et comment les ajouter pour la liste complète de ce qu’ils peuvent faire.
Bon à savoir : l’accès à un dossier donne des droits de responsable, pas seulement un droit de lecture. N’ajoutez que des personnes à qui vous confiez la gestion de chaque collection du dossier.
Ajouter ou retirer des responsables de dossier
- Ouvrez le dossier. Il doit s’agir d’un dossier de premier niveau (placé directement sur la page Folders).
- Cliquez sur les photos des responsables à côté de Access.
- Dans Managers, recherchez des personnes et ajoutez-les, ou retirez des personnes de la liste.
- Enregistrez.
Vous ne pouvez ajouter que des membres de votre hive. Les invités ne peuvent pas être responsables de dossier.
La liste enregistrée remplace l’ancienne. Vous pouvez vous retirer vous-même : assurez-vous donc que quelqu’un d’autre gère encore le dossier.
Comment fonctionne l’accès aux sous-dossiers
L’accès défini sur un dossier de premier niveau s’applique aussi à tous ses sous-dossiers et à tout leur contenu. La fenêtre Managers affiche cet avertissement : « Access granted here also applies to all subfolders, including their respective contents. »
Sur un sous-dossier, Access est en lecture seule. Il vous indique d’aller dans le dossier principal pour modifier l’accès.
Les responsables d’un dossier parent peuvent voir et utiliser tout ce qui se trouve dans ses sous-dossiers. Pour renommer, déplacer, archiver ou supprimer le sous-dossier lui-même, vous devez être désigné directement sur ce sous-dossier, ou être Admin.
Quand l’accès prend fin
Les responsables de dossier perdent leurs droits de responsable sur une collection quand :
- vous les retirez du dossier,
- la collection est sortie du dossier,
- le dossier est supprimé.
Les personnes désignées directement comme responsables de collection conservent leurs droits dans tous ces cas.
Questions fréquentes
Les responsables de dossier reçoivent-ils l’e-mail quotidien sur les nouvelles idées ? Non. L’e-mail quotidien des nouvelles idées est envoyé aux personnes désignées comme responsables sur la collection elle-même. Ajoutez-y aussi la personne si elle en a besoin.
Désigner un responsable de dossier permet-il aux membres de voir les collections ? Non. Les membres voient les collections via les pages, pas via les dossiers. Consultez Choisir qui peut voir une collection.
Un responsable de dossier peut-il créer de nouveaux dossiers ? Seulement s’il est Admin ou Manager. La création de dossiers nécessite l’un de ces rôles. Consultez Rôles et permissions dans Hives.