Dossiers : ce qu'ils sont et qui peut les voir
Les dossiers sont un système de classement pour les personnes qui pilotent votre hive. Ils servent à organiser en coulisses les collections, enquêtes, fichiers et sous-dossiers. Les membres ne voient que les dossiers dont ils ont été désignés responsables, et placer un élément dans un dossier ne change pas les membres qui peuvent le voir.
À quoi servent les dossiers
Un dossier peut contenir :
- des collections (où les personnes partagent des idées),
- des enquêtes,
- des sous-dossiers,
- des pièces jointes, comme des documents ou des images.
Les dossiers donnent aussi des accès. Les personnes désignées sur un dossier sont ses responsables de dossier. Elles gèrent chaque collection du dossier et de ses sous-dossiers, sans être désignées sur chacune. Consultez Donner accès à un dossier (responsables de dossier).
Les dossiers ne décident pas de ce que voient les membres. C’est le rôle des pages. Consultez Choisir qui peut voir une collection.
Qui peut voir les dossiers
| Qui | Ce qu’ils voient |
|---|---|
| Admins | Tous les dossiers du hive. |
| Responsables de dossier | Les dossiers qu’ils gèrent, et tous leurs sous-dossiers. |
| Managers qui ne gèrent aucun dossier | Aucun dossier (mais ils peuvent quand même en créer un). |
| Membres qui ne gèrent aucun dossier, et invités | Aucun dossier. |
Les Admins et les Managers ouvrent les dossiers depuis Menu > Folders. Un Membre qui est responsable de dossier peut aussi ouvrir Folders et travailler dans les dossiers qu’il gère.
La page Folders
La page Folders liste vos dossiers de premier niveau, sous forme de lignes. Elle comporte :
- les onglets Active et Archived, chacun avec un compteur ;
- une zone Search folders (rechercher des dossiers) et un menu Sort by (trier par) à côté des onglets ;
- un bouton New folder en haut à droite, pour les Admins et les Managers.
Chaque ligne de dossier indique ce qu’il contient, par exemple « 2 collections · 1 subfolder », ou Empty s’il est vide. Dans l’onglet Active, Uncategorized (non classé) est la dernière ligne, sous vos dossiers.
Sous Sort by, choisissez l’une des options suivantes :
- A to Z (par défaut)
- Z to A
- Newest first
- Oldest first
L’onglet Archived liste les dossiers que vous avez archivés. Consultez Déplacer, archiver et supprimer des dossiers.
Uncategorized
Uncategorized contient les collections et enquêtes qui ne sont dans aucun dossier. Cela comprend :
- les collections créées depuis le bouton +,
- les enquêtes créées sans dossier,
- les collections et enquêtes d’un dossier qui a été supprimé.
Vous ne voyez que les éléments auxquels vous avez accès. Pour classer un élément, ouvrez le dossier voulu, cliquez sur Add et, sous Move here, choisissez A Collection ou A survey. Consultez Travailler dans un dossier.
Créer un dossier
Qui peut le faire : les Admins et les Managers.
- Allez dans Menu > Folders.
- Cliquez sur New folder.
- Saisissez un Name (100 caractères maximum).
- Cliquez sur Save.
Vous devenez automatiquement responsable du dossier. Pour créer un dossier dans un autre dossier, ouvrez le dossier parent et choisissez Add > Subfolder.
Placer un dossier au premier niveau
Ouvrez le sous-dossier et choisissez … > Move > to Folders page. Consultez Déplacer, archiver et supprimer des dossiers.
Questions fréquentes
Je suis Manager. Pourquoi ne vois-je aucun dossier ? Les Managers ne voient que les dossiers qu’ils gèrent. Demandez à un Admin de vous ajouter comme responsable de dossier, ou créez votre propre dossier.
Les membres peuvent-ils voir le contenu d’un dossier ? Pas via le dossier. Les membres voient les collections et les enquêtes via les pages sur lesquelles elles se trouvent.
Une collection peut-elle être dans plusieurs dossiers ? Non. Une collection ou une enquête se trouve dans un seul dossier au maximum.