Så skapar du ett workflow
Du skapar ett workflow genom att öppna Meny (Menu) > Admin > Workflows och klicka på Ny (New). Ge det ett namn, välj vad du samlar in och klicka på Spara (Save). Sedan lägger du till steg och frågor i workflowredigeraren.
Vem kan göra detta: Admins.
Ny på workflows? Börja med Vad är ett workflow?
Skapa workflowet
- Öppna Meny > Admin.
- Klicka på kortet Workflows.
- Klicka på Ny.
- Skriv ett Namn. Använd högst 30 tecken. Välj något som andra Admins och insamlingsansvariga känner igen, till exempel ”Förbättringsidéer för anläggningen”.
- Välj om du vill under Vad samlar du in? (What are you collecting?): Idéer, Feedback, Inlägg, Insikter, Lösningar eller Förslag. Om du lämnar det tomt använder Hives Idéer.
- Klicka på Spara.
Dialogrutan stängs och du stannar på sidan Workflows. Klicka på det nya workflowets kort för att öppna redigeraren och ställa in det.
Vad ett nytt workflow innehåller från början
Ett nytt workflow är inte tomt. Det har från början:
- Ett formulär med tre frågor: Titel (obligatorisk), Beskrivning (obligatorisk) och Bilaga (filuppladdning, valfri).
- En inkorg utan extra frågor.
- Inga steg.
- Reaktioner påslagna, inställda på Gilla.
- Dolda bidrag avstängda.
Du kan ändra eller ta bort allt detta. Läs mer i Formuläret och inkorgen och Lägga till och ställa in steg.
Workflowredigeraren
Redigeraren har en sidomeny till vänster:
- Workflow: workflowets egna inställningar. Den är vald när du öppnar redigeraren.
- Inkorg (Inbox): formuläret, inkorgsfrågorna och inkorgsinställningarna.
- Ett kort per steg, som visar hur många frågor steget har.
- Lägg till steg (Add step): lägger till ett nytt steg.
Inställningar för workflowet
Klicka på Workflow i sidomenyn för att ändra de här inställningarna.
| Inställning | Vad den gör |
|---|---|
| Namn | Workflowets namn, högst 30 tecken. Visas på workflowets kort och när folk väljer ett workflow för en insamling. |
| Vad samlar du in? | Idé, Feedback, Inlägg, Insikt, Lösning eller Förslag. Styr ordet som används i antal och mejl (till exempel ”3 idéer” eller ”1 feedback”) och ikonen och färgen på korten. Vissa texter i Hives säger ”idéer” oavsett vad du väljer. |
| Reaktionstyp | Gilla eller Rösta. Avgör vilken knapp folk ser på idéerna. |
| Aktivera dolda bidrag | Låter den som skickar in dölja sin idé för andra medlemmar. Läs mer i Dolda idéer, dolda namn och anonyma insamlingar. |
| Aktivera reaktioner på bidrag | Slår på eller av gilla-markeringar eller röster för hela insamlingen. |
| Text på bidragsknapp | Texten på knappen som folk klickar på för att skicka in en idé. Standard är Bidra. Insamlingar som skapas från workflowet efteråt använder den här texten. |
När du ändrar något visas ett fält längst ner med texten Osparade ändringar. Klicka på Spara för att behålla ändringarna eller Avbryt för att ångra dem.
Inställningarna kopieras till varje insamling som skapas från workflowet. Därefter kan varje insamlings ansvariga ändra dem i insamlingen. Att ändra dem här påverkar inte befintliga insamlingar.
Ta bort ett workflow
- Öppna workflowet och klicka på Workflow i sidomenyn.
- Under Riskzon (Danger zone) klickar du på Ta bort.
- Bekräfta med Ta bort.
När du tar bort ett workflow försvinner workflowet, dess steg och alla dess frågor för gott. Det går inte att ångra.
Insamlingar som har skapats från workflowet påverkas inte. De behåller sin egen kopia av steg, frågor och idéer.
Vanliga frågor
Kan Managers skapa workflows? Nej. Managers kan öppna listan över workflows, men bara Admins kan skapa, ändra eller ta bort workflows.
Kan jag ändra vad en insamling samlar in senare? En insamling hämtar inställningen ”Vad samlar du in?” från workflowet. Om du vill ändra den för en befintlig insamling använder du ett annat workflow. Läs Ändra stegen i en insamling innan du gör det, eftersom det kan radera svar.