Quand des personnes se sont inscrites à votre audience, vous pouvez leur envoyer par e-mail une enquête ou une collection depuis son onglet Partager. C’est Hives qui envoie les e-mails : vous ne manipulez jamais les adresses.
Qui peut le faire : les Admins, et les Managers qui gèrent cette enquête ou cette collection.
L’envoyer
- Ouvrez l’enquête ou la collection et allez dans l’onglet Partager.
- Cliquez sur Envoyer à l’audience, en haut de l’onglet.
- Sous Envoyer à, choisissez Tout le monde ou un groupe d’audience. Le nombre de personnes s’affiche pour chacun.
- Relisez l’e-mail. Il est déjà rédigé. Pour changer l’objet ou le texte, cliquez sur Modifier l’e-mail.
- Cliquez sur M’envoyer un test pour recevoir d’abord le vrai e-mail dans votre boîte. Le test porte la mention « Test » dans l’objet.
- Cliquez sur Envoyer à 312 personnes (votre propre nombre s’affiche). Une dernière question, « Envoyer à 312 personnes ? », vous demande de confirmer. Cliquez sur Envoyer 312 e-mails.
Le message « Envoyé à 312 personnes » s’affiche. Les e-mails partent ensuite en arrière-plan. La ligne de l’envoi indique « Envoi en cours… » tant qu’ils ne sont pas tous partis.
Avant d’envoyer
La fenêtre vous avertit quand :
- Vous avez déjà envoyé ceci aux mêmes personnes. Par exemple : « Tout le monde a reçu ceci le 10 nov. Renvoyer ? »
- Les gens ont déjà reçu beaucoup d’e-mails de votre part. La fenêtre indique combien de personnes ont reçu un e-mail de votre hive cette semaine. Rien n’est bloqué, mais vous préférerez peut-être attendre.
- Il n’y a personne à qui envoyer pour le moment. Une personne compte dès qu’elle a confirmé son e-mail.
Un e-mail ne peut pas être repris : vérifiez donc le public et le texte avant d’envoyer.
Quand Envoyer à l’audience est désactivé
Le bouton en donne la raison :
| Ce que vous voyez | Pourquoi |
|---|---|
| « Demandez à un admin ou à un Manager de l’envoyer. » | Vous êtes un membre qui la gère. Seuls les Admins et les Managers envoient. |
| « Elle est fermée, elle ne peut donc pas être envoyée. » | L’enquête est fermée. |
| « Elle ne reçoit pas d’idées en ce moment, elle ne peut donc pas être envoyée. » | La collection ne reçoit pas de contributions. |
| « Personne ne s’est encore inscrit à l’audience. » | L’audience est vide. |
| « Ce hive n’autorise aucun partage à l’extérieur, elle ne peut donc pas être envoyée. » | Un Admin a désactivé le partage externe. |
L’envoi active le lien de partage
L’e-mail contient le lien de partage de l’enquête ou de la collection : il doit donc être activé. S’il est désactivé, Hives demande « Activer le lien de partage ? » et l’active si vous acceptez. Toute personne ayant ce lien peut alors ouvrir l’enquête ou la collection : réfléchissez-y avant d’accepter. Consultez Partager une enquête et Partager une collection par lien ou QR code.
Ce que les gens reçoivent
Chaque personne reçoit l’e-mail avec votre objet et votre texte, un bouton qui ouvre l’enquête ou la collection, et un pied de page : « Vous recevez cet e-mail parce que vous vous êtes inscrit à » suivi du nom du formulaire d’inscription. Un lien permet aussi de partir. Le bouton, le pied de page et le lien sont rédigés par Hives dans la langue de la personne. L’objet et le texte restent tels que vous les avez écrits.
Tout le monde dans un même envoi reçoit le même lien, donc :
- Enquêtes : les réponses restent anonymes.
- Collections : chaque idée garde l’envoi d’où elle vient, ce qui vous permet de filtrer dessus.
Quand une personne ouvre l’enquête ou la collection après sa fermeture, elle voit « Cette enquête est fermée » (ou « Cette collection est fermée ») et apprend que vous lui écrirez quand il y aura du nouveau.
L’objet par défaut
Hives propose un objet dans la langue affichée par votre application : français, anglais, suédois ou allemand. Vous pouvez toujours écrire le vôtre.
Voir ce qui a été envoyé : Envoyés
Admin > Audience > Envoyés liste chaque envoi avec l’enquête ou la collection, qui l’a reçu, quand, qui l’a envoyé et combien de personnes ont participé. Une ligne indique « Envoi en cours… » tant que l’envoi n’est pas terminé. Si certains e-mails n’ont pas pu être distribués, la ligne indique combien n’ont pas pu être envoyés.
Sur une enquête ou une collection, l’onglet Partager liste aussi ce qui en a été envoyé, et à qui.
Lire les réponses d’un envoi
Résultats d’une enquête. Sous Résultats, utilisez Réponses de pour voir toutes les réponses, ou seulement celles d’un envoi. Les réponses d’un envoi peuvent s’afficher à partir de 5 réponses (« Visible à 5 »). En dessous, elles comptent quand même dans le total de l’enquête, mais ne peuvent pas être choisies seules, afin qu’on ne puisse identifier personne. C’est aussi ainsi que vous comparez des groupes : envoyez à chaque groupe d’audience séparément, puis comparez les envois.
Collections. Dans Gérer, le Filtre propose D’un envoi : vous ne voyez alors que les idées venues d’un envoi donné.
Envoyer les résultats ou des nouvelles
Après un envoi, vous pouvez écrire de nouveau aux mêmes personnes.
- Enquêtes aux résultats publics : cliquez sur Envoyer les résultats. Le bouton de l’e-mail ouvre les résultats publics de l’enquête.
- Collections : cliquez sur Envoyer des nouvelles, par exemple ce qui s’est passé avec les idées et la suite. Le bouton ouvre la collection.
Les deux vont exactement aux personnes qui ont reçu le premier e-mail. Les boutons se trouvent dans l’onglet Partager de l’élément, sur la ligne de l’envoi qu’ils prolongent. Vous pouvez vous envoyer un test d’abord, et vous confirmez avant l’envoi. La ligne de l’envoi dans Envoyés indique ensuite « Résultats envoyés » ou « Nouvelles envoyées » avec la date.
Questions fréquentes
Puis-je programmer un e-mail pour plus tard ? Pas dans cette version. Les e-mails partent quand vous envoyez.
Puis-je voir qui a répondu ? Non. Les réponses aux enquêtes sont anonymes. Vous voyez combien de personnes ont participé, pas qui elles sont.
Puis-je envoyer plus tard la même enquête à un autre groupe d’audience ? Oui. Chaque envoi est indépendant, et la fenêtre vous avertit si les mêmes personnes l’ont déjà reçue.
Puis-je arrêter un envoi ? Non. Un e-mail ne peut pas être repris, c’est pourquoi vous confirmez d’abord.