Innovationsprogram brukar inte misslyckas dramatiskt. De tynar bort. Deltagandet sjunker lite med varje kampanj. Idéer ligger kvar i granskning längre än de borde. Återkopplingen blir vagare. Ledningen slutar fråga om det. En dag inser du att programmet tekniskt sett fortfarande är igång men att ingen egentligen bryr sig längre, inklusive du.
Den här diagnostiken hjälper dig hitta var problemet faktiskt ligger innan du försöker åtgärda det. Gå igenom frågorna ärligt. Ett ja eller mestadels betyder att det området förmodligen inte är problemet. Ett nej eller inte riktigt pekar mot var du bör fokusera.
Avsnitt 1: Förberedelsen (Innan kampanjen)
1. Beskriver din utmaningsfråga ett specifikt problem, inte ett brett ämne?
Ja betyder: någon kan läsa briefen och omedelbart veta om de har något relevant att bidra med. Nej betyder: frågan är tillräckligt bred för att den betyder olika saker för olika personer, och du kommer att få ofokuserade inlämningar som resultat.
Om nej: Se guiden om att skriva en idéutmaning som faktiskt får relevanta idéer.
2. Anger du vad du INTE letar efter i din utmaningsbeskrivning?
Ja betyder: du har uteslutit det uppenbara, det redan testade och det som ligger utanför ramen. Nej betyder: en tredjedel av dina inlämningar kommer att vara saker du redan vet inte fungerar, och ditt utvärderingsteam kommer att spendera tid på att avslå dem istället för att granska de bra.
Om nej: Lägg till ett avsnitt med "vi letar inte efter" i din nästa brief.
3. Vet du vem som ska utvärdera inlämningar innan kampanjen lanseras?
Ja betyder: utvärderingsteamet är identifierat, deras tid är ungefärligt bokad, och de förstår kriterierna. Nej betyder: kampanjen avslutas och sedan spenderar du två veckor på att lista ut vem som ska granska.
Om nej: Namnge ditt utvärderingsteam innan du publicerar nästa kampanj.
4. Har du planerat din målgrupp innan du lanserar, inte efter?
Ja betyder: du vet vilka avdelningar som bör vara representerade, du har tänkt på vilka du bör inkludera som inte är uppenbara, och du har en realistisk uppskattning av deltagandet. Nej betyder: du skickade det till alla, eller till den första listan du kom att tänka på, och nu är du förvånad över resultatet.
Om nej: Se arbetsblad för målgruppsplanering.
5. Förklarar din lanseringskommunikation vad som händer med inlämningarna?
Ja betyder: lanseringsmailet anger ett specifikt datum då deltagarna hör utfallet. Nej betyder: du lanserade med ett vagt "vi återkommer" och folk misstänker redan att de inte kommer att höra något.
Om nej: Se paketet med kommunikationsmallar.
Avsnitt 2: Under kampanjen
6. Skickar du en uppdatering mitt i kampanjen?
Ja betyder: deltagarna hör något under kampanjen som visar att den är verklig och aktiv. Nej betyder: det finns ett glapp mellan lanseringsmailet och påminnelsen, och momentum dör i tystnaden.
Om nej: Se guiden om att behålla momentum under en aktiv kampanj.
7. Spårar du vilka avdelningar som deltar i realtid?
Ja betyder: du kan se vem som har lämnat in och vem som inte har det, och du kan göra riktade insatser mot underrepresenterade grupper innan kampanjen stänger. Nej betyder: du får reda på i slutet att ett viktigt team inte deltog, och det är för sent.
Om nej: Bygg en deltagandetracker innan din nästa kampanj lanseras.
8. Refererar dina påminnelser till något specifikt från kampanjen, inte bara deadline?
Ja betyder: din påminnelse visar teman som framträder, delar en stark inlämning, eller förklarar vilken typ av idéer som fortfarande behövs. Nej betyder: din påminnelse är en kopia av lanseringsmailet med ändrad deadline, och den motiverar inte någon som inte redan planerade att lämna in.
Om nej: Se påminnelsemail 2 i paketet med kommunikationsmallar.
Avsnitt 3: Utvärdering
9. Är ditt utvärderingsteam överens om kriterier innan de börjar granska?
Ja betyder: alla poängsätter mot samma definition av påverkan, genomförbarhet och passform. Nej betyder: en granskare prioriterar kostnadsbesparingar, en annan prioriterar enkelhet i implementering, och en tredje prioriterar politisk synlighet, och ingen av dem vet om det.
Om nej: Se guiden om idépoängsättning.
10. Har du en sorteringsprocess som separerar initial sortering från detaljerad utvärdering?
Ja betyder: din första genomgång är snabb och använder enkla kriterier för att sortera, inte besluta. Din detaljerade utvärdering är reserverad för de idéer som klarar den första genomgången. Nej betyder: varje idé får samma nivå av granskning oavsett dess meriter, och ditt team tappar energin innan de hinner granska klart.
Om nej: Se guiden om att sortera 100 eller fler idéer på två timmar.
11. Kan du vanligtvis slutföra utvärderingen inom två veckor efter att en kampanj stängts?
Ja betyder: din process är tillräckligt effektiv för att behålla momentum. Nej betyder: när du kommunicerar ett resultat har deltagarna redan bestämt sig för att inget kommer att hända.
Om nej: Sorteringsguiden hjälper. Granska även om ditt utvärderingsteam har rätt storlek för antalet inlämningar du får.
12. Dokumenterar du varför idéer avslogs, inte bara vilka?
Ja betyder: du kan berätta för en inlämnare specifikt varför deras idé inte gick vidare. Nej betyder: du avslår saker utan dokumentation av resonemanget, och din återkoppling till inlämnare är generisk eftersom du inte minns detaljerna.
Om nej: Lägg till ett fält för en mening med anledning i din utvärderingsprocess.
Avsnitt 4: Återkoppling och kommunikation
13. Får varje inlämnare individuell återkoppling?
Ja betyder: ingen avslutar en kampanj och undrar om deras idé blev läst. Nej betyder: vissa inlämnare hör ingenting, och det är exakt de personerna som inte kommer att delta nästa gång.
Om nej: Se guiden om att ge återkoppling som bygger förtroende.
14. Förklarar din återkoppling det faktiska skälet till ett beslut, inte bara utfallet?
Ja betyder: en avvisad inlämnare förstår varför, inte bara att deras idé inte valdes. Nej betyder: du skickar varianter av "vi kan inte gå vidare med detta just nu" och folk är med rätta frustrerade över vagheten.
Om nej: Se de fem återkopplingsmallarna i återkopplingsguiden.
15. Skickar du en utfallskommunikation till alla, inklusive de som inte lämnade in?
Ja betyder: även icke-deltagare vet att programmet producerar resultat. Nej betyder: bara inlämnare får reda på vad som hände, och den bredare publiken har ingen anledning att tro att programmet är värt deras tid nästa kampanj.
Om nej: Lägg till en kort offentlig sammanfattning i din process efter kampanjen. Se E-post 3 och E-post 4 i paketet med kommunikationsmallar.
Avsnitt 5: Implementering och mätning
16. Har varje utvald idé en namngiven ägare och ett specifikt nästa steg?
Ja betyder: idéer som godkänns rör sig faktiskt framåt. Nej betyder: idéer fastnar i statusen "utvald" på obestämd tid eftersom ägarskap aldrig klargjordes.
Om nej: Innan nästa utvärderingsmöte avslutas, kom överens om att ingen idé lämnar rummet i statusen "godkänd" utan att ett namn och ett nästa steg är kopplade till den.
17. Har du en uppföljningsprocess efter 30 dagar för idéer under implementering?
Ja betyder: du fångar upp fastnade idéer tidigt och kan avblockera dem eller ställa om förväntningar. Nej betyder: idéer dör tyst under implementeringen och du får reda på det sex månader senare att inget hände.
Om nej: Se 30-dagars uppföljningschecklistan.
18. Spårar du implementeringsgraden över kampanjer?
Ja betyder: du vet vilken procentandel av de idéer du för vidare som faktiskt implementeras. Nej betyder: du rapporterar antal inlämningar som framgångsmått och har inget sätt att veta om programmet faktiskt fungerar.
Om nej: Se guiden om att mäta ditt innovationsprogram utan att ljuga för dig själv.
19. Kan du peka på minst ett konkret resultat från ditt program under de senaste sex månaderna?
Ja betyder: du har något verkligt att visa, även om det är litet. En processförändring, en kostnadsbesparing, en kvalitetsförbättring. Nej betyder: programmet producerar aktivitet men inte resultat, och det är förmodligen bara en tidsfråga innan ledningen ifrågasätter dess värde.
Om nej: Problemet ligger sannolikt i utvärderingen (idéer väljs inte ut) eller implementeringen (idéer väljs ut men ageras inte på). Sorterings- och poängsättningsguiderna adresserar det första. Uppföljningschecklistan adresserar det andra.
20. Rapporterar du programresultat till ledningen minst kvartalsvis?
Ja betyder: ledningen vet att programmet finns, vad det producerar och vad det behöver. Nej betyder: programmet körs isolerat och ledningen kommer så småningom att ifrågasätta varför det finns eller skära ner det när budgetpress uppstår.
Om nej: Se ensidiga innovationsrapporten för ledningen.
Tolka dina resultat
Om du svarade nej på frågor i Avsnitt 1 (Förberedelse): börja här. Problem i förberedelsen sprider sig genom allt som följer. Du kan inte åtgärda lågt deltagande med bättre påminnelser om utmaningsfrågan är för vag för att engagera folk.
Om dina svar i Avsnitt 1 mestadels är ja men Avsnitt 4 (Återkoppling) mestadels är nej: detta är det vanligaste mönstret för program som startade starkt och nu avtar. Förberedelsen fungerar. Återkopplingsloopen är bruten. Folk lämnade in en gång, hörde ingenting meningsfullt, och slutade.
Om dina svar i Avsnitt 5 (Implementering) mestadels är nej: idéer genereras och väljs ut men ageras inte på. Detta är ett organisatoriskt problem, inte ett kampanjproblem. Idéerna fungerar. Implementeringsinfrastrukturen gör det inte. Det är en annan konversation att ha, och den är värd att ha explicit med den som kontrollerar resurserna.
Om du svarade nej på mer än 10 frågor totalt: välj ett avsnitt att åtgärda i taget, med start i förberedelsen. Att försöka åtgärda allt på en gång innebär vanligtvis att inget blir ordentligt åtgärdat.
