De flesta team behandlar en kampanj som avslutad när besluten är fattade och återkopplingen är skickad. Men de 30 dagarna efter att en kampanj stängs är bland de viktigaste för ditt programs långsiktiga hälsa. Det är då genomförandemomentum lever eller dör, när dina mätvärden sätts upp eller glöms bort, och när lärdomarna från denna kampanj antingen informerar nästa eller försvinner i bruset.
Denna checklista är organiserad per vecka. Arbeta igenom den i ordning. Delegera vad du kan. Hoppa inte över vecka fyra.
Vecka 1: Slut cirkeln med deltagarna
Skicka resultatmeddelandet till alla deltagare, inklusive personer som inte skickade in bidrag. (Använd mallen från guiden Kommunikationsmallar.)
Publicera en kort offentlig sammanfattning i din mest synliga interna kanal: vad vi hörde, vad vi går vidare med, vad vi beslutade att inte gå vidare med, och varför.
Bekräfta att varje bidragsgivare har fått ett svar, även om det bara är ett kort sådant. Ingen ska avsluta en kampanj och undra om deras bidrag ens lästes.
Arkivera kampanjen ordentligt: lagra alla bidrag, poäng och beslutsanteckningar någonstans tillgängligt, inte bara i någons e-post eller skrivbordsmapp. Du kommer att behöva detta när ämnet dyker upp igen om sex månader.
Vecka 2: Följ upp genomförandet
För varje idé som valdes ut, bekräfta att följande är dokumenterat och överenskommet: vem som äger genomförandet, vad nästa konkreta steg är, och vilken deadline det steget har. Om något av detta saknas, se till att det finns på plats denna vecka innan momentum försvinner.
Sätt en kalenderpåminnelse för en 30-dagarsuppföljning med varje idéägare. Inte ett långt möte. En femminuterskontroll: är detta fortfarande på rätt spår, har något förändrats, behöver något avblockeras?
Flagga eventuella idéer som stannar av. En idé som är tre veckor gammal utan rörelse är inte pågående. Den har fastnat. Ju snabbare du lyfter det, desto snabbare kan du hantera det eller justera förväntningarna.
Vecka 3: Fånga det du lärde dig
Innan detaljerna bleknar, dokumentera svaren på dessa frågor medan de fortfarande är färska:
Vad fungerade bra i denna kampanj som du vill upprepa nästa gång? (Specifika saker: kanalen du använde för att dela kampanjuppdateringen mitt i perioden, hur utmaningen formulerades, hastigheten i triageprocessen.)
Vad fungerade inte som du vill åtgärda? (Specifika saker: dagen du lanserade och dess effekt på deltagandet, utvärderingskriterierna som var tvetydiga, återkopplingsprocessen som tog för lång tid.)
Vad överraskade dig? (En oväntad källa till bra idéer, ett tema du inte förutsåg, en begränsning som visade sig inte spela roll.)
Vad skulle du säga till någon som kör sin första kampanj? (Den här frågan ger ofta den mest användbara insikten.)
Lagra dessa anteckningar med kampanjarkivet. De är utgångspunkten för din nästa kampanjbeskrivning.
Vecka 4: Sätt upp dina mätvärden
Det här är veckan de flesta team hoppar över. Hoppa inte över den.
Registrera baslinjerna för denna kampanj så att du kan jämföra dem med framtida. Mätvärdena som är värda att följa är: totalt antal bidrag, deltagandegrad (bidrag delat med inbjudningar), genomförandegrad (idéer som agerades på delat med totalt antal bidrag), genomsnittlig tid från inskickning till beslut, och medarbetarnas förtroendepoäng om du mätte det.
Sätt en 90-dagarspåminnelse för att följa upp genomförda idéer och uppskatta eventuellt genererat värde. Inte en formell revision. Ett snabbt samtal med personen som äger genomförandet: vad har förändrats, vad kan vi kvantifiera, om än grovt?
Om detta är din första kampanj blir dessa baslinjetal ditt riktmärke. Om du har kört kampanjer tidigare, jämför dem med föregående cykel och notera vad som förbättrades och vad som inte gjorde det.
Före nästa kampanj
Granska ditt lärdomsdokument innan du skriver nästa utmaningsbeskrivning. Inte efter att du redan har skrivit den.
Dela en sak som kom från denna kampanj offentligt, i ett format som når personer som deltog. En uppdatering om en idé som genomfördes, även en liten sådan, är den bästa möjliga reklamen för din nästa kampanj.
Informera ditt utvärderingsteam om vad de ska göra annorlunda nästa gång, innan de glömmer vad som störde dem den här gången.
