30-dagarschecklistan efter kampanjen

De flesta team behandlar en kampanj som avslutad när besluten är fattade och återkopplingen är skickad. Men de 30 dagarna efter att en kampanj stängs är bland de viktigaste för ditt programs långsiktiga hälsa. Det är då genomförandemomentum lever eller dör, när dina mätvärden sätts upp eller glöms bort, och när lärdomarna från denna kampanj antingen informerar nästa eller försvinner i bruset.

Denna checklista är organiserad per vecka. Arbeta igenom den i ordning. Delegera vad du kan. Hoppa inte över vecka fyra. Om du skyndar igenom denna process minskar sannolikheten för framgångsrik genomförande av dina idéer med upp till 40 procent.

Vecka 1: Slut cirkeln med deltagarna

Skicka resultatmeddelandet till alla deltagare, inklusive personer som inte skickade in bidrag. (Använd mallen från guiden Kommunikationsmallar för kampanj.)

Det resultatmeddelandet bör innehålla: hur många idéer som inkom totalt, vilka teman som var mest populära bland deltagarna, vilka idéer som valdes ut för genomförande (och varför), och vilka idéer som inte valdes (och en ärlighet om varför dem inte passade denna cykel). Denna transparens bygger förtroende för nästa kampanj.

Publicera en kort offentlig sammanfattning i din mest synliga interna kanal: vad vi hörde, vad vi går vidare med, vad vi bestämde att inte gå vidare med, och varför. Gör detta inom två arbetsdagar efter att kampanjen stängdes. Ju längre du väntar, desto mindre bryr sig människor.

Bekräfta att varje bidragsgivare har fått ett svar, även om det bara är ett kort sådant. Ingen ska avsluta en kampanj och undra om deras bidrag ens lästes. En personlig notering från ledningen som tackar bidragsgivarna vid namn (om möjligt) ökar engagemanget för nästa cykel markant.

Arkivera kampanjen ordentligt: lagra alla bidrag, poäng och beslutsanteckningar någonstans tillgängligt, inte bara i någons e-post eller skrivbordsm app. Du kommer att behöva detta när ämnet dyker upp igen om sex månader, och du kommer att bli överraskad över hur många "nya" idéer som redan föreslogs två år tidigare.

Vecka 2: Följ upp genomförandet

För varje idé som valdes ut, bekräfta att följande är dokumenterat och överenskommet: vem som äger genomförandet, vad nästa konkreta steg är, vilken deadline det steget har, och ungefär vilka resurser det kommer att kräva. Om något av detta saknas, se till att det finns på plats denna vecka innan momentum försvinner.

Många organisationer tappar här. Idéer väljs ut, men ingen tilldelas ägarskap och ingen deadline sätts. Resultatet: ingenting händer. Genom att namnge en ägare och sätta ett datum ökar du sannolikheten för genomförande från 25 procent till över 70 procent.

Sätt en kalenderpåminnelse för en 30-dagarsuppföljning med varje idéägare. Inte ett långt möte. En femminuterskontroll: är detta fortfarande på rätt spår, har något förändrats, behöver något avblockeras? Denna enkla touchpoint förhindrar att idéer fastnar.

Flagga eventuella idéer som stannar av. En idé som är tre veckor gammal utan rörelse är inte pågående. Den har fastnat. Ju snabbare du lyfter det, desto snabbare kan du hantera det eller justera förväntningarna.

Vecka 3: Fånga det du lärde dig

Innan detaljerna bleknar, dokumentera svaren på dessa frågor medan de fortfarande är färska:

Vad fungerade bra i denna kampanj som du vill upprepa nästa gång? (Specifika saker: kanalen du använde för att dela kampanjuppdateringen mitt i perioden, hur utmaningen formulerades, hastigheten i triageprocessen, den dagliga påminnelsen som ökade inlämningarna på dag sex, eller återkopplingspråket som fick människor att känna sig värderade.)

Vad fungerade inte som du vill åtgärda? (Specifika saker: dagen du lanserade och dess effekt på deltagandet, utvärderingskriterierna som var tvetydiga och gjorde att olika granskare bedömde samma idé helt olika, återkopplingsprocessen som tog för lång tid och gjorde att momentum dog, eller de två avdelningar som sällan bidrar och bör engageras annorlunda.)

Vad överraskade dig? (En oväntad källa till bra idéer, ett tema du inte förutsåg som människor brinner för, en begränsning som visade sig inte spela roll, eller demografiska grupper som bidrog mer än du förväntade.)

Vad skulle du säga till någon som kör sin första kampanj? (Den här frågan ger ofta den mest användbara insikt från veteraner.)

Lagra dessa anteckningar med kampanjarkivet. De är utgångspunkten för din nästa utmaningsbeskrivning, och de sparar dig timmar av planering nästa gång.

Vecka 4: Sätt upp dina mätvärden

Det här är veckan de flesta team hoppar över. Hoppa inte över den.

Registrera baslinjerna för denna kampanj så att du kan jämföra dem med framtida. Mätvärdena som är värda att följa är: totalt antal bidrag (låt oss säga 47 idéer inkom), deltagandegrad (bidrag delat med inbjudningar, kanske 22 procent), genomförandegrad (idéer som agerades på delat med totalt antal bidrag, ofta mellan 5 och 15 procent), genomsnittlig tid från inskickning till beslut (målsätt under två veckor), och om du mätte det, medarbetarnas förtroendapoäng innan och efter kampanjen.

Dessa tal ser ut som statistik, men de är tidiga tecken på om ditt program blir starkare eller svagare. Om deltagandegraden sjunker från 22 procent till 14 procent nästa cykel är det en röd flagga att något skrämde folk bort eller att engagemanget försvann. Ju tidigare du ser det, desto snabbare kan du agera.

Sätt en 90-dagarspåminnelse för att följa upp genomförda idéer och uppskatta eventuellt genererat värde. Inte en formell revision eller ett långt möte. Ett snabbt samtal med personen som äger genomförandet: vad har förändrats, vad kan vi kvantifiera, även om bara grovt, och vad lärde vi som kan göra nästa idé ännu bättre?

Om detta är din första kampanj blir dessa baslinjetal ditt riktmärke. Du har inget att jämföra med än. Det är helt okej. Om du har kört kampanjer tidigare, jämför dem med föregående cykel och notera vad som förbättrades och vad som inte gjorde det. Om antalet bidrag steg från 31 till 47 men deltagandegrad sjönk från 24 procent till 22 procent, vet du att du nådde fler människor men att deras intresse var något lägre.

Före nästa kampanj

Granska ditt lärdomsdokument innan du skriver nästa utmaningsbeskrivning. Inte efter att du redan har skrivit den.

Dela en sak som kom från denna kampanj offentligt, i ett format som når personer som deltog. En uppdatering om en idé som genomfördes, även en liten sådan (vi sparade två timmar per vecka genom detta enkla tweak), är den bästa möjliga reklam för din nästa kampanj. Det visar att idéer faktiskt förvandlas till handling, inte bara lagras i en databas.

Informera ditt utvärderingsteam om vad de ska göra annorlunda nästa gång, innan de glömmer vad som störde dem den här gången. Om de sa "de här tre kriterierna var för vaga," åtgärda detta innan nästa kampanj, inte mitt i den.

Varför dessa 30 dagar spelar roll

Det finns forskning som visar att om du inte åtgärdar en idé inom 30 dagar efter att den valdes ut, faller sannolikheten för genomförande dramatiskt. Det är inte för att ledningen inte bryr sig. Det är för att momentum är verkligt. Människor som föreslog idén förlorar intresset när de inte ser framsteg. Ägaren av idén försvinner tillbaka till sitt dagarbete. Budget för nästa kvartal är redan öppen.

De 30 dagarna efter en kampanj är när ditt idéprogram antingen blir en integrerad del av hur du arbetar, eller när det blir ytterligare ett initiativ som folk glömde.

Vanliga frågor

Vad gör jag om vi valde ut fem idéer men bara har budget för två att implementera nu?

Säg det öppet. "Vi har bestämt att börja med dessa två eftersom de löser det omedelbara problemet. De andra tre är lika bra och vi kommer att titta på dem när vi avsätter budget för nästa cykel." Ge dem en placeholder: ett datum då de granskas igen. Inte "kanske senare", utan "granskat på nytt i september." Människor förlåter att du inte implementerar alla idéer omedelbart. De tycker mindre om att deras idé inte ens tas på allvar nog att få ett uppföljningsdatum.

Hur lång tid bör en idé få för genomförande innan vi betraktar det som fastnat?

Det beror på idéns komplexitet. En "uppdatera rutinen"-idé bör börja implementeras inom två veckor. En "lansera ett helt nytt system"-idé kan behöva två månader för planering innan något synligt arbete börjar. Nyckeln är kommunikation: berätta för idéägaren vad som är rimligt för denna idé, sätt ett datum, och följ upp. En långsam men konstant idé är bättre än en snabb idé som fastnar sedan.

Vad gör vi om ingen vill äga en av de utvalda idéerna?

Det betyder att idén inte var tillräckligt bra eller inte var tillräckligt förankrad hos ledningen. Ibland väljer granskare en idé för att den låter bra men ingen är verkligen investerad i att den lyckas. I det fallet, vänd tillbaka till den person som föreslog idén och säg: "Vi älskade denna idé och tänker att du borde äga genomförandet. Vi ger dig två timmar per vecka för de nästa fyra veckorna. Vilket stöd behöver du?" Ofta motiverar detta den ursprungliga förslagsällaren mycket mer än att tilldela det till någon slumpmässig chef.

Hur rapporterar vi värde från idéer till ledningen utan att det låter som påhittad kunskap?

Använd faktiska tal från din granskning. "Idé nummer 17 implementerades, sparade två timmar per person per vecka för 12 personer = 24 timmar per vecka = ungefär 15 procent av en person årligen." Om idén sparade pappershantering, räkna de faktiska formulären eller dokumenten. Om det förbättrade säkerhet, räkna de avvikelser som förhindrades. Att hämta dessa tal från din 30-dagars- och 90-dagarsuppföljning gör det möjligt att leverera verkligt värde till ledningen senare, och det motiverar ditt program för nästa budgetcykel.

Kan vi hoppa över vecka tre eller fyra om vi är under tidtryck?

Du kan, men du kommer att betala för det senare. Hoppa över dokumentation och du förlorar möjligheten att förbättra nästa kampanj. Hoppa över metriker och du kan inte visa värde, vilket gör att ledningen inte prioriterar ditt program nästa gång. Det är inte tiden du sparar nu, det är tiden du förlorar när du upprepar samma misstag nästa cykel, eller när ledningen skär i din budget för att du inte kan visa resultat.