Ledningen vill inte ha en 12-slides innovationspresentation varje kvartal. De vill veta tre saker: fungerar det här programmet, vad fick vi ut av det, och vad händer härnäst. Mallen nedan besvarar alla tre på en enda sida. Den är designad att ta under en timme att fylla i när du har den underliggande datan, och under fem minuter att läsa.
Använd den för kvartalsvisa ledningsuppdateringar, styrelserapportering och årliga programgenomgångar. Om du driver ditt program väl bör det kännas enkelt att fylla i denna mall. Om det är svårt att fylla i är det användbar diagnostisk information om var programmet behöver förbättras.
Ensidessmallen
Programnamn och rapportperiod
[Programnamn] | [Kvartal / År] | Framtagen av [namn]
Vad vi gjorde under perioden
Genomförda kampanjer: [antal]
Totalt antal inbjudna deltagare: [antal]
Totalt antal mottagna bidrag: [antal]
Övergripande deltagandegrad: [procent]
En mening om vad dessa siffror betyder i kontext: [t.ex. Deltagandegraden har ökat 8 procentenheter jämfört med förra kvartalet, drivet av bättre formulerade utmaningar och personlig uppsökande verksamhet till tre avdelningar som tidigare var underrepresenterade.]
Vad vi beslutade
Idéer som gick vidare till genomförande: [antal] av [totalt granskade]
Idéer parkerade för framtida cykler: [antal]
Idéer som avvisades: [antal]
Genomsnittlig tid från inskickning till beslut: [dagar]
En mening om kvaliteten på det vi fick in: [t.ex. Kvaliteten på bidragen var märkbart högre denna cykel. Den tydligare utmaningsbeskrivningen resulterade i mer specifika, handlingsbara idéer och färre vaga förslag.]
Vad vi genomförde
[Idé 1 namn]: [En mening om vad som förändrades och vilken tidig effekt eller indikator vi har.]
[Idé 2 namn]: [En mening om vad som förändrades och vilken tidig effekt eller indikator vi har.]
[Idé 3 namn]: [En mening om status om den ännu inte är klar, och förväntat slutförande.]
Genererat värde (där vi kan uppskatta det)
[Om du har kvantifierbara resultat, skriv dem här. Var ärlig om konfidensnivån. Exempel: Digitaliseringen av skiftöverlämnandechecklistan beräknas spara cirka 2 timmar arbetsledartid per vecka över 3 skift. Vi bekräftar denna siffra vid 90-dagarsmärket.]
[Om du ännu inte har kvantifierbara resultat, säg det och förklara när du kommer att ha det. Exempel: De två idéerna som genomfördes denna cykel är för nya för att mäta effekt. Vi rapporterar om båda i slutet av nästa kvartal.]
Vad som inte fungerar och vad vi gör åt det
Det här avsnittet är det som de flesta lämnar tomt. Lämna det inte tomt. En ärlig mening om något som inte fungerar och en mening om vad du ändrar är mer värdefullt för ledningen än tre stycken om saker som gick bra. Det bygger också betydligt mer förtroende för din trovärdighet som programansvarig.
[Exempel: Utvärderingsprocessen tar fortfarande för lång tid. Vi hade i genomsnitt 28 dagar från kampanjslut till resultatmeddelande detta kvartal, mot ett mål på 14. Vi testar en snabbare triageprocess från nästa kampanj och rapporterar om den sluter gapet.]
Vad som kommer härnäst
Planerade kampanjer nästa period: [kort beskrivning av 1 till 3 kampanjer och deras fokusområden]
Processförändringar vi gör: [1 till 2 förändringar baserade på vad vi lärde oss denna cykel]
Vad vi behöver från ledningen: [Var specifik. Budgetgodkännande för en pilot? Ett beslut om att expandera till en ny anläggning? Ett samtal om resursering av en idé som behöver tvärfunktionellt stöd? Be om den specifika sak du behöver, inte ett generellt godkännande.]
Hur du använder denna mall väl
Fyll i de svåra avsnitten först. De flesta börjar med vad vi gjorde (enkla siffror) och lämnar avsnitten om genererat värde och vad som inte fungerar till sist, och sedan tar tiden eller motivationen slut. Gör tvärtom. De ärliga avsnitten är de som betyder mest.
Håll det på en sida. Ledningens uppmärksamhet är begränsad. En längre rapport kommunicerar inte mer. Den späder ut den viktigaste informationen i en hög av mindre viktig information. Om du behöver inkludera stöddata, lägg den i en bilaga och hänvisa till den från huvudsidan. Huvudsidan förblir en sida.
Skicka den före mötet, inte i början av det. Poängen med en bra ledningsrapport är att ersätta en slide-för-slide-genomgång med ett riktigt samtal. Om de har läst den före mötet kan ni ägna tiden åt att diskutera konsekvenser och nästa steg istället för att berätta om data.
.jpg)
