.jpg)
Återkoppling är den del av idéhantering som de flesta organisationer antingen hoppar över helt eller gör riktigt dåligt. Och det är den del som avgör om människor skickar in idéer nästa gång du kör en kampanj.
Människor klarar av ett nej. Vad de inte klarar av är tystnad. Eller ett generiskt tack för ditt bidrag som inte säger dem något om huruvida deras idé faktiskt granskades. Eller att ta reda på tre månader senare att programmet gick vidare med något helt annat och ingen berättade för dem.
Återkopplingsmallarna i denna guide är designade för att vara ärliga, specifika och korta. De kräver inte mycket tid att skriva, och de betalar tillbaka varje gång du kör en ny kampanj.
Den enda frasen att stryka från ditt mallbibliotek
Radera denna fras från varje återkopplingsmall du någonsin skickar: vi kan inte gå vidare med detta för tillfället.
Den är meningslös. För tillfället antyder att det kommer en annan gång, när det förmodligen inte kommer det. Den berättar inte för personen varför deras idé avvisades. Den låter som ett formulärbrev, för det är det. Den får personen att känna att deras bidrag gick in i ett svart hål med ett artigt följebrev.
Ersätt den med den faktiska anledningen. Varje gång.
Trestegsformeln för återkoppling
Bra återkoppling, även när det är ett nej, har tre delar:
Del 1: Erkänn tankegången
Nämn något specifikt om bidraget som visar att du faktiskt läste det. Inte idén är intressant, vilket är generiskt. Något specifikt: den del du fann mest övertygande, problemet de identifierade korrekt, den vinkel som teamet inte hade övervägt tidigare.
Del 2: Förklara den faktiska anledningen
En eller två meningar, ärliga och direkta. Se mallarna nedan för de vanligaste scenarierna.
Del 3: Lämna dörren öppen (när det är genuint)
Om idén kan vara relevant i ett annat sammanhang eller en framtida cykel, säg det specifikt. Om den inte kommer att vara det, lägg inte till en tom inbjudan att skicka in igen bara för att det känns artigt. Det kostar förtroende, inte bygger det.
Fem färdiga återkopplingsmallar
Mall 1: Går vidare
Hej [Namn],
Din idé [beskriv i 3 till 5 ord] har valts ut för att gå vidare. Vi värderade särskilt [specifikt element: t.ex. den tydliga problembeskrivningen, genomförandevägen du beskrev, insikten om vilka kunder som skulle ha mest nytta].
Nästa steg: [nämn ansvarig och den omedelbara nästa åtgärden]. Vi uppdaterar dig om framstegen vid [specifik milstolpe eller tidsram].
Tack för att du tog dig tid att sätta ihop detta.
Mall 2: Parkeras till senare
Hej [Namn],
Vi har granskat din idé om [ämne] och vi vill vara raka med dig: vi går inte vidare med den i denna cykel.
Det här är inte ett avvisande av den underliggande tankegången. [Specifikt element] speglar ett verkligt problem vi bryr oss om. Anledningen till att vi inte agerar på det nu är [faktisk anledning: t.ex. vi har redan avsatt resurser till tre andra initiativ detta kvartal som överlappar med detta område, och att lägga till ett fjärde skulle innebära att inget av dem blir ordentligt genomfört].
Vi behåller detta i vår backlog och planerar att återkomma till det om [tidsram]. Om omständigheterna ändras innan dess hör vi av oss.
Mall 3: Inte aktuellt just nu
Hej [Namn],
Vi har granskat din idé om [ämne]. Vi kommer inte att gå vidare med den, och vi vill ge dig en riktig anledning istället för ett formulärbrev.
[Specifik anledning: t.ex. Detta faller utanför ramen för vad vi kan ändra i det nuvarande systemet utan en betydande infrastrukturinvestering som inte finns i årets budget. / Detta adresserar ett problem som finns på vår radar, men vår nuvarande förbättringsplan har redan en lösning på gång som täcker samma mark. / Vi provade en version av detta tillvägagångssätt [år] och fann att [specifikt problem]. Det betyder inte att denna version skulle ha samma problem, men det innebär att vi skulle behöva mer evidens innan vi investerar i det.]
Om du har mer kontext som skulle ändra bilden vill vi genuint gärna höra det.
[Ditt namn]
Mall 4: Behöver mer utveckling
Hej [Namn],
Vi har granskat ditt bidrag om [ämne]. Problemet du identifierar är verkligt och värt att lösa. Vad vi behöver innan vi kan ta det vidare är mer klarhet kring [specifikt gap: t.ex. hur det skulle fungera i praktiken / vad den ungefärliga kostnaden för genomförande skulle vara / hur det skulle påverka personerna på [avdelning] som för närvarande äger denna process].
Skulle du vara villig att lägga 30 minuter på att utveckla det vidare? Om du kan lägga till den detaljen lägger vi tillbaka det i utvärderingen i nästa granskningscykel den [datum].
[Ditt namn]
Mall 5: Dubblett av ett befintligt initiativ
Hej [Namn],
Din idé om [ämne] träffade ett problem vi aktivt arbetar med. Du har inte fel om problemet. Vi har redan [kort beskrivning av befintligt initiativ] pågående, som adresserar samma grundorsak.
Vi kommer att stänga ditt bidrag som en dubblett istället för att utvärdera det separat. Men om du har ett perspektiv på det tillvägagångssätt vi tar som du tror att vi missar, välkomnar vi genuint det som input till det pågående arbetet. Kontakta [namn eller team].
[Ditt namn]
Det enda du kan göra offentligt
Individuell återkoppling bygger individuellt förtroende. Offentlig kommunikation bygger programförtroende.
Efter varje kampanjcykel, publicera en kort sammanfattning någonstans synligt: vad vi hörde, vad vi gör, och vad vi beslutade att inte gå vidare med. Inte en lång rapport. Tre eller fyra meningar i en delad kanal eller på ert intranät. Detta signalerar till alla, inklusive personer som inte skickade in bidrag, att programmet producerar verkliga resultat. Det är den enskilt mest effektiva saken du kan göra för att öka deltagandet i din nästa kampanj.
.jpg)
