Eine Kommune braucht eine Ideenmanagement-Software, die alle Berufsgruppen erreicht, personenbezogene Daten mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag in der EU hält, Anträge nach Informationsfreiheitsrecht bedienen kann und sich im Rahmen des Vergaberechts beschaffen lässt. Vorschläge von Beschäftigten und Hinweise von Bürgerinnen und Bürgern laufen am besten als getrennte Kampagnen im selben Werkzeug: Beschäftigte melden sich mit ihrem Dienstkonto an, Bürger antworten über Link oder QR-Code auf eine externe Kampagne, ohne ein Konto anzulegen. In der schwedischen Stadt Linköping reichten die Beschäftigten in den ersten drei Monaten 200 Ideen ein, und der Aufwand für die Bearbeitung sank um 66 %.
Was ist im kommunalen Ideenmanagement anders?
Eine Kommune vereint mehr Arten von Arbeit unter einem Dach als fast jedes Unternehmen, und jede Entscheidung muss nachvollziehbar sein. Erzieherinnen, Pflegekräfte, Hausmeister und Ingenieure sitzen selten am Schreibtisch, und viele der besten Beobachtungen kommen von denen, die am weitesten vom Rathaus entfernt arbeiten.
Drei weitere Punkte unterscheiden den öffentlichen Dienst von der Privatwirtschaft:
- Prioritäten sind politisch. Der Haushalt wird jährlich beschlossen, die Ziele setzt der Rat. Ideen müssen an diese Ziele anschließen, sonst bleiben sie liegen.
- Transparenz ist Pflicht. Entscheidungen müssen erklärbar sein, und die Unterlagen dahinter können angefragt werden.
- Es gibt zwei Zielgruppen. Beschäftigte verbessern, wie die Verwaltung arbeitet. Bürger sehen die Leistungen von außen. Beide zu fragen lohnt sich, aber Regeln, Zugang und Zusagen unterscheiden sich.
Wie sammelt man Ideen von Beschäftigten und Bürgern?
Führen Sie beide als getrennte Kampagnen mit getrenntem Zugang, damit jede Gruppe die passende Anmeldung und die passenden Erwartungen bekommt.
Beschäftigte. Die Anmeldung über das Microsoft- oder Google-Dienstkonto stellt sicher, dass nur Ihre eigenen Leute hineinkommen. Wer keine dienstliche E-Mail-Adresse hat, etwa in Pflege oder Bauhof, nutzt die eigene. Die Kampagne erreicht man über einen Link, einen QR-Code im Pausenraum, die mobile App oder Microsoft Teams. Wie Sie die Vorschläge danach fair bearbeiten, beschreibt der Leitfaden zum betrieblichen Vorschlagswesen.
Bürgerinnen und Bürger. Eine externe Kampagne sammelt Antworten über Link, QR-Code oder E-Mail-Einladung, ohne dass jemand ein Konto anlegen muss. Gäste sehen nur diese eine Kampagne, nie Ihre internen Ideen. Mehr dazu unter Open Innovation.
Sagen Sie Bürgern klar, woran sie teilnehmen. Eine Frage im Rahmen einer Bürgerbeteiligung („Wie könnte die Stadtbibliothek an Werktagabenden nützlicher werden?“) ist etwas anderes als ein Einwohnerantrag oder eine Anregung nach Gemeindeordnung, die der Rat förmlich behandeln muss. Diese förmlichen Wege bleiben, wo sie sind.
Was bedeutet das Vergaberecht für die Beschaffung?
Sie müssen den Gesamtauftragswert über die volle Laufzeit kennen, denn er entscheidet über das Verfahren. Unterhalb der Wertgrenzen Ihres Landes ist oft ein Direktauftrag möglich, darüber eine Ausschreibung nach UVgO oder Landesvergaberecht, und oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten GWB und VgV auf Grundlage der Richtlinie 2014/24/EU. Rechnen Sie alle Jahre und alle Verlängerungsoptionen ein.
Veröffentlichte Preise machen die Schätzung einfach. Hives wird jährlich abgerechnet, ohne Gebühren pro Nutzer: Core 695 € pro Monat (8.340 € im Jahr), Pro 1.495 € (17.940 €) und Enterprise 1.995 € (23.940 €). Multiplizieren Sie mit der geplanten Laufzeit und gleichen Sie das Ergebnis mit Ihren Wertgrenzen ab.
Rahmenverträge und zentrale Beschaffungsstellen können Ihnen ein Verfahren ersparen, aber nur, wenn das Produkt in einem Vertrag steht, aus dem Sie abrufen dürfen. Fragen Sie jeden Anbieter, uns eingeschlossen, schriftlich nach seinen Rahmenverträgen. Gibt es keinen, führt der Weg über Ihre eigene Vergabe.
Wie greifen DSGVO und Informationsfreiheit bei Ideen?
Nach der DSGVO ist die Kommune Verantwortliche und der Anbieter Auftragsverarbeiter, Sie brauchen also einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Rechtsgrundlage. Für Behörden ist das meist die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. e); auf berechtigte Interessen können sie sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht stützen. Binden Sie den Datenschutzbeauftragten früh ein.
Informationsfreiheit kommt hinzu. Nach dem IFG des Bundes und den Informationsfreiheits- oder Transparenzgesetzen der meisten Länder können amtliche Informationen auf Antrag zugänglich gemacht werden, auch Ideen, die bei der Verwaltung eingehen. Klären Sie vor dem Start:
- Sagen Sie Einreichenden, dass ihr Beitrag auf Antrag herausgegeben werden kann, sofern kein Ausnahmetatbestand greift.
- Legen Sie mit Registratur oder Archiv fest, wie Ideen abgelegt, archiviert und gelöscht werden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine einzelne Idee schnell finden und exportieren können.
- Nutzen Sie anonyme Kampagnen, wo Namen nichts beitragen. Eine anonyme Idee ist weiterhin eine Unterlage, trägt aber keinen Namen.
Wo liegen die Daten, und spielt das eine Rolle?
Ja, denn viele Behörden verlangen, dass personenbezogene Daten in der EU bleiben. Hives hostet Kundendaten standardmäßig in der EU, auf Google Cloud in Deutschland, und On-Premise ist auf Anfrage möglich. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter nennt die Region Frankfurt; Ida, die KI-Assistentin, läuft in derselben Region.
Hives ist vollständig DSGVO-konform, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags.
Welche Anforderungen an Barrierefreiheit gelten?
Wenn Bürger das Werkzeug nutzen, gehört es zu Ihrem digitalen Angebot, und die EU-Richtlinie über barrierefreie Websites verlangt WCAG 2.1 Stufe AA. Umgesetzt ist sie in der BITV 2.0 des Bundes und in den Landesgesetzen, die für Kommunen gelten. Werkzeuge für Beschäftigte sollten dieselbe Stufe erreichen.
Verlangen Sie von jedem Anbieter seine Erklärung zur Barrierefreiheit und lesen Sie die bekannten Mängel. Hives veröffentlicht eine auf Schwedisch nach schwedischem Recht. Danach ist die Web-App teilweise konform mit WCAG 2.1 AA, und die Mängel sind benannt: fehlende Beschriftungen für Screenreader bei einigen Schaltflächen und Symbolen, die Fokussteuerung in manchen Dialogen und Menüs, stellenweise der Kontrast und die Ansage dynamischer Änderungen. Testen Sie mit Ihren eigenen Nutzern, auch mit jemandem, der einen Screenreader verwendet.
Muss der Personalrat beteiligt werden?
In aller Regel ja, und früh. Die Personalvertretungsgesetze von Bund und Ländern sehen Mitbestimmung typischerweise bei technischen Einrichtungen vor, die Verhalten oder Leistung überwachen können, und vielfach auch bei den Grundsätzen des Vorschlagswesens. Üblich ist eine Dienstvereinbarung. Kommunale Unternehmen in privater Rechtsform, etwa eine Stadtwerke GmbH, haben einen Betriebsrat; dort gilt § 87 Abs. 1 Nr. 6 und Nr. 12 BetrVG.
Der Personalrat wird fragen, ob Beiträge namentlich sind und wer sie sieht. In Hives ist Anonymität eine Einstellung pro Sammlung, ein sensibles Thema kann also anonym laufen, während parallel eine namentliche Kampagne läuft. Holen Sie die Personalvertretung in die erste Kampagne, statt sie ihr hinterher vorzustellen.
Was sollte eine Kommune die Anbieter fragen?
| Was Sie prüfen | Warum es zählt | Wie Hives es löst |
|---|---|---|
| Hosting und Unterauftragsverarbeiter | Personenbezogene Daten, Ihre Transferbewertung | Standardmäßig EU, Google Cloud in Deutschland; On-Premise auf Anfrage |
| Auftragsverarbeitungsvertrag | Pflicht nach DSGVO | Teil des Vertrags |
| Anmeldung für Beschäftigte | Nur Ihre Leute kommen hinein | SSO mit Microsoft und Google in jedem Tarif; SAML in Enterprise |
| Beschäftigte ohne Dienst-E-Mail | Pflege, Kita, Bauhof | Sie nutzen ihre eigene E-Mail-Adresse |
| Beiträge von Bürgern | Stimmen von außen ohne Konto | Externe Kampagnen über Link, QR-Code oder E-Mail-Einladung |
| Anonymität | Personalrat, sensible Themen | Pro Sammlung einstellbar |
| Anfragen nach IFG | Informationsfreiheit | Idee als PDF oder Kampagne als Excel exportieren |
| Barrierefreiheit | Pflicht öffentlicher Stellen | Erklärung veröffentlicht; teilweise konform mit WCAG 2.1 AA |
| Informationssicherheit | Manche Vorgaben verlangen ISO 27001 | Die Sicherheit von Hives.co ist im Einklang mit der Norm ISO 27001 aufgebaut. |
| Preis über die Laufzeit | Wahl des Vergabeverfahrens | Veröffentlicht, jährliche Abrechnung, keine Gebühren pro Nutzer |
Der Einkaufsleitfaden enthält eine ausführlichere Checkliste und eine Vorlage für die Leistungsbeschreibung.
Wie funktioniert Hives in einer Kommune?
Hives ist eine Ideenmanagement-Software für Organisationen ab etwa 100 Mitarbeitenden bis hin zu multinationalen Konzernen. Teams starten mit einer Kampagne und bauen dasselbe Setup auf weitere Standorte, Länder und Geschäftsbereiche aus.
Die Stadt Linköping hat ihr Programm um Aufgaben herum aufgebaut, die sie ohnehin priorisierte. Kleine Verbesserungen gingen direkt an eine verantwortliche Person; größere Ideen wurden nach strategischer Ausrichtung, Nutzen und Machbarkeit bewertet. In den ersten drei Monaten kamen 200 Ideen in aktive Workflows, und die Zeit für Sammeln, Bearbeiten und Priorisieren sank um zwei Drittel.
Für eine Kommune mit 5.000 Beschäftigten reicht Pro mit bis zu 10.000 Teilnehmern und 10 Administratoren. Enterprise ergänzt weitere Administratoren, mehrere Hives und SAML sowie einen persönlichen Kundenbetreuer. Hives gibt es auf Deutsch, Englisch, Schwedisch und Französisch, und es funktioniert in Microsoft Teams und Google Workspace. Die Seite zu Sicherheit und DSGVO beantwortet, was IT und Rechtsabteilung meist fragen.
Wann passt eine andere Art von Werkzeug besser?
Wählen Sie ein anderes Werkzeug, wenn Ihr Bedarf einer dieser ist:
- Förmliche Einwohneranträge oder Petitionen, die registriert und vom Rat entschieden werden müssen. Nutzen Sie den Online-Dienst oder das Modul Ihres Vorgangsbearbeitungssystems, das für dieses Verfahren gebaut ist.
- Bürgerhaushalt und E-Partizipation mit Debatten, öffentlichen Abstimmungen über Haushaltsposten und veröffentlichten Ergebnissen. Beteiligungsplattformen, etwa die Open-Source-Lösungen Decidim und CONSUL Democracy, sind dafür gebaut.
- Bürgerbeteiligung in vielen Sprachen. Die Oberfläche von Hives gibt es in vier Sprachen; brauchen Sie weitere, wählen Sie ein Werkzeug, das sie unterstützt.
- Mängelmelder (Schlaglöcher, defekte Laternen). Ein Meldedienst leitet so etwas schneller weiter als eine Ideenkampagne.
Häufige Fragen aus Kommunen
Können Bürger ohne Konto teilnehmen?
Ja, in einer externen Kampagne. Sie antworten über Link, QR-Code oder E-Mail-Einladung in einem kurzen Formular und sehen nur diese Kampagne. Beschäftigte melden sich mit ihrem Dienstkonto an.
Fallen Ideen in Hives unter das Informationsfreiheitsrecht?
Das entscheidet das Recht von Bund und Land, nicht die Software. Ideen, die bei einer Behörde eingehen, können amtliche Informationen sein. Planen Sie Ablage und Löschung mit Registratur und Datenschutz und informieren Sie die Einreichenden.
Welcher Tarif passt zu einer Kommune mit 5.000 Beschäftigten?
Pro mit bis zu 10.000 Teilnehmern, es sei denn, Sie brauchen mehrere Hives, SAML oder einen persönlichen Kundenbetreuer, die zu Enterprise gehören. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Ist Hives in einem Rahmenvertrag gelistet?
Fragen Sie uns nach dem aktuellen Stand und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Gehen Sie bei keinem Anbieter davon aus, dass er in einem für Sie nutzbaren Rahmenvertrag steht, bevor Sie den Vertrag selbst geprüft haben.
Kann der Personalrat sehen, wie die Anonymität funktioniert?
Ja. Zeigen Sie die Einstellung in einer Demo: Anonymität wird pro Sammlung gewählt, so sieht der Personalrat genau, was Einreichende und Bearbeitende sehen.