Ideenmanagement in einem Unternehmen mit 10.000 oder mehr Mitarbeitenden in mehreren Ländern funktioniert am besten auf einem gemeinsamen Setup, in dem jeder Geschäftsbereich eigene Kampagnen in eigener Sprache führt, nach Regeln, die der Konzern einmal festlegt: Anmeldung über den Identitätsanbieter des Unternehmens, Datenhaltung dort, wo die Rechtsabteilung sie braucht, und ein Preis, der nicht pro Nutzer berechnet wird. Die Schwierigkeit ist selten die Zahl der Mitarbeitenden. Es sind 40 Standorte, mehrere Sprachen, drei Betriebsräte und ein Innovationsteam in der Zentrale, das alles überblicken will. Konzerne, die das gut lösen, beginnen mit wenigen Pilotstandorten und bauen dasselbe Setup dann Land für Land aus.
Was ist bei Ideenmanagement ab 10.000 Mitarbeitenden anders?
Anders ist die Struktur, nicht die Menge. Ein Programm für 20.000 Menschen besteht aus vielen lokalen Programmen, die sich eine Plattform, einige Regeln und einen Weg teilen, voneinander zu lernen. Vier Dinge ändern sich:
- Autonomie gegen Überblick. Geschäftsbereiche wollen eigene Fragen, Verantwortliche und Kriterien. Der Konzern will vergleichen und wiederverwenden, was ein Standort bereits gelöst hat.
- Reichweite. Die meisten Ihrer Mitarbeitenden sitzen nicht am Schreibtisch. Ein Werkzeug für Laptops erreicht die Zentrale und verfehlt Werke, Filialen und Lager.
- Governance. Betriebsräte, Gewerkschaften, Datenschutzbeauftragte und IT-Sicherheit reden mit, manche von ihnen von Gesetzes wegen.
- Kosten. Eine Lizenz pro Nutzer, die für einen Pilot mit 300 Personen vertretbar war, wird bei 20.000 zur Budgetfrage.
Was sollten Sie vor der Auswahl prüfen?
Prüfen Sie Struktur, Zugang und Governance vor den Funktionen. Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter auf Ihrer Liste stellen, hier mit den Antworten von Hives.
| Was Sie prüfen sollten | Warum es im Konzern zählt | So macht es Hives |
|---|---|---|
| Ein Setup für viele Einheiten | Einheiten brauchen eigene Kampagnen und Verantwortliche; der Konzern braucht den Blick über alle | Mehrere Hives im Enterprise-Plan, eine Anmeldung öffnet alle; Gruppen für Standorte und Abteilungen innerhalb eines Hives |
| Bewertungskriterien | Gemeinsame Kriterien machen Einheiten vergleichbar; lokale Kriterien passen zu lokalen Problemen | Kriterien und Bewertung werden pro Kampagne festgelegt, also ein Konzern-Bewertungsbogen dort, wo Sie vergleichen wollen, und lokale Kriterien sonst |
| Sprachen | Menschen tragen in ihrer eigenen Sprache mehr bei | Vier Produktsprachen: Englisch, Schwedisch, Deutsch und Französisch |
| Anmeldung | Die IT will eine Identität, und wer geht, soll automatisch den Zugang verlieren | SSO mit Microsoft und Google in jedem Plan, SAML im Enterprise-Plan |
| Reichweite auf dem Shopfloor | Die meisten Ideen kommen von Menschen ohne Schreibtisch | Ein QR-Code, ein Link, die mobile App oder Microsoft Teams; wer keine dienstliche E-Mail hat, nutzt die eigene |
| Betriebsrat und Datenschutz | Die Arbeitnehmervertretung muss dem Setup unter Umständen zustimmen | Anonymität pro Sammlung, verborgene Namen, Sammlungen nur für benannte Gruppen |
| Datenstandort | Die Rechtsabteilung fragt vor dem Pilot, wo die Daten liegen | EU-Hosting auf Google Cloud in Deutschland als Standard, On-Premise auf Anfrage, Auftragsverarbeitungsvertrag im Vertrag |
| Kosten im großen Maßstab | Gebühren pro Nutzer wachsen mit jedem neuen Standort | Fester Monatspreis pro Plan, keine Gebühren pro Nutzer |
Der Einkaufsleitfaden für Innovationsmanagement-Software enthält eine vollständige Vorlage für Ausschreibungen, falls Sie die lange Fassung brauchen.
Wie steuern Sie ein Setup über viele Geschäftsbereiche und Länder?
Legen Sie fest, was zentral und was lokal ist, bevor Sie etwas einrichten. Meist gehören dem Konzern die Plattform, die Anmeldung, die Datenregeln und eine Handvoll gemeinsamer Kampagnen (Arbeitssicherheit, Nachhaltigkeit, Kosten). Den Geschäftsbereichen gehören ihre lokalen Kampagnen, ihre Gutachter und ihre Entscheidungen.
Hives ist eine Ideenmanagement-Software für Organisationen ab etwa 100 Mitarbeitenden bis hin zu multinationalen Konzernen. Teams starten mit einer Kampagne und bauen dasselbe Setup auf weitere Standorte, Länder und Geschäftsbereiche aus. Im Enterprise-Plan erhalten Sie mehrere Hives: getrennte Hives für verschiedene Teile der Organisation, und eine Anmeldung öffnet alle. Innerhalb eines Hives gehören Menschen zu Gruppen wie Standorten oder Abteilungen, und jemand kann für eine einzelne Kampagne oder einen Ordner verantwortlich sein, ohne den ganzen Hive zu verwalten.
Gemeinsame oder lokale Kriterien. Nutzen Sie einen Konzern-Bewertungsbogen (Wirkung, Aufwand, Strategiebezug) in den Kampagnen, in denen Sie Einheiten vergleichen wollen, und lassen Sie die Einheiten für lokale Probleme eigene Kriterien festlegen. VINCI Energies arbeitet so: Die Geschäftsbereiche bestimmen ihre Kampagnen und Kriterien selbst, während die Innovationsabteilung sieht, was aus allen Einheiten hereinkommt. Ein paar Tausend Mitarbeitende aus Geschäftsbereichen in mehreren Ländern machen mit. Die Fallstudie zu VINCI Energies beschreibt die Einzelheiten.
Reporting. Jeder Hive hat ein Dashboard mit Beiträgen und Beteiligten im Zeitverlauf, der Beteiligung pro Gruppe (zum Beispiel pro Standort oder Abteilung) und einem Excel-Export pro Kampagne. Wenn Sie einen zusammengefassten Bericht über alle Hives brauchen, fragen Sie uns in der Demo, wie das heute für Ihre Struktur funktioniert.
Wie ist es mit den Sprachen?
Hives hat vier Produktsprachen: Englisch, Schwedisch, Deutsch und Französisch. Die Kampagnen selbst sind Text, den Sie schreiben. Ein Geschäftsbereich kann seine Frage also in seiner Sprache stellen, und die Antworten kommen in derselben Sprache.
Wenn ein großer Teil Ihrer Mitarbeitenden die Oberfläche in einer anderen Sprache braucht, etwa Polnisch, Spanisch oder Italienisch, bietet Hives das heute nicht an. Fragen Sie uns, was geplant ist, und wägen Sie das ehrlich gegen Anbieter ab, die mehr Sprachen abdecken.
Wie sollte die Anmeldung für 20.000 Menschen funktionieren?
Die Anmeldung sollte über das dienstliche Konto laufen, das die Menschen bereits haben. Hives enthält Single Sign-on mit Microsoft und Google in jedem Plan: kein neues Passwort, und der Zugang endet mit dem Konto. Der Enterprise-Plan ergänzt SAML für Ihren eigenen Identitätsanbieter.
Wer keine dienstliche E-Mail-Adresse hat, meldet sich mit der eigenen E-Mail und einem Einmalcode an.
Wie erreichen Sie den Shopfloor im großen Maßstab?
Bringen Sie die Kampagne dorthin, wo die Menschen schon sind: ein QR-Code an der Wand im Pausenraum, ein Link aufs Telefon, die Hives-App oder die Microsoft-Teams-App für alle, die ohnehin in Teams arbeiten.
Halfords ist das deutlichste Beispiel. Hives wurde dort an die internen Kommunikationstools angebunden, die die Belegschaft ohnehin nutzte, sodass niemand ein neues Login brauchte. Mehr als 1.000 engagierte Mitarbeitende in 400 Filialen reichten 515 Ideen ein, und das Programm erzielte in sechs Monaten 759.000 £ an Geschäftswert. Die Halfords-Fallstudie zeigt, wie sie vorgegangen sind, und der Leitfaden für Frontline-Mitarbeitende beschreibt, welche Wege zur Einreichung in der Fläche funktionieren.
Wer ist wofür verantwortlich, und wie passt der Betriebsrat hinein?
Legen Sie vor dem Start drei Rollen fest: die Gesamtverantwortung im Konzern (meist Innovation, Operational Excellence oder KVP), eine lokale Verantwortung pro Geschäftsbereich oder Land und die Gutachter, die über Ideen entscheiden. Ohne lokale Verantwortung warten Ideen auf jemanden in der Zentrale, der den Standort nicht kennt.
Beziehen Sie die Arbeitnehmervertretung früh ein. In Deutschland hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei den Grundsätzen über das betriebliche Vorschlagswesen (§ 87 Abs. 1 Nr. 12 BetrVG) und bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Bei einer Einführung über mehrere Unternehmen hinweg kann der Konzernbetriebsrat zuständig sein. In Frankreich wird der CSE vor der Einführung neuer Technologien angehört, in Schweden besteht vor wichtigen Veränderungen eine Verhandlungspflicht nach § 11 des Mitbestimmungsgesetzes (MBL). Die genauen Pflichten hängen vom Land und von Ihren eigenen Vereinbarungen ab, klären Sie sie daher mit Personal- und Rechtsabteilung.
Hives bietet die Einstellungen, nach denen diese Gespräche meist fragen: Anonymität pro Sammlung, Namen, die selbst vor Managern und Admins verborgen werden können, Sammlungen nur für benannte Gruppen, E-Mail-Adressen, die nur Admins sehen, und ein Schalter, der alle KI-Funktionen für einen Hive ein- oder ausschaltet.
Wo liegen die Daten?
Die Kundendaten von Hives liegen standardmäßig in der EU, auf Google Cloud in Deutschland, und On-Premise ist auf Anfrage möglich. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags, und die KI-Funktionen laufen in der EU.
Die Sicherheit von Hives.co ist im Einklang mit der Norm ISO 27001 aufgebaut. Hives ist vollständig DSGVO-konform. Die Sicherheitsseite beantwortet die Fragen, die Rechtsabteilung und IT üblicherweise stellen.
Wie führen Konzerne Ideenmanagement ein?
Beginnen Sie mit wenigen Pilotstandorten und nehmen Sie weitere in Wellen hinzu. Ein Muster, das funktioniert:
- Wählen Sie zwei bis fünf Pilotstandorte in verschiedenen Einheiten oder Ländern, jeweils mit einer echten Frage, auf die eine lokale Führungskraft eine Antwort will.
- Führen Sie jede Kampagne bis zur Entscheidung, und sagen Sie allen Einreichenden, was aus ihrer Idee geworden ist.
- Beheben Sie, was der Pilot zeigt (Workflow, Kriterien, die Ankündigung der Kampagne), bevor Sie ihn kopieren.
- Nehmen Sie Standorte und Länder in Wellen hinzu, jeweils mit lokaler Verantwortung.
Halfords gab Pilotfilialen früh Zugang, um den Workflow zu testen, bevor das gesamte Netz von 400 Filialen dazukam. Im öffentlichen Sektor sammelte die Kommune Linköping 200 Ideen in drei Monaten und senkte den Verwaltungsaufwand ihres Programms um 66 %.
Was kostet Ideenmanagement im Konzernmaßstab?
Hives hat einen festen Monatspreis pro Plan, jährlich abgerechnet, ohne Gebühren pro Nutzer. Core kostet 695 € pro Monat, Pro 1.495 € und Enterprise 1.995 €. Ein neuer Standort bringt keine neue Rechnung pro Nutzer; Sie wechseln in einen höheren Plan, wenn Sie mehr Beitragende, Manager oder Hives brauchen.
Pro reicht für bis zu 10.000 Beitragende. Enterprise ist der Plan für Konzerne: mehrere Hives, SAML, 10+ Manager, unbegrenzte Skalierung und ein persönlicher Customer Success Manager. Viele Anbieter für Großunternehmen veröffentlichen keine Preise. Fragen Sie deshalb jeden nach einem Betrag für die gesamte Belegschaft, nicht für den Pilot. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.
Wann passt eine vollständige Innovationssuite besser?
Eine vollständige Innovationssuite passt besser, wenn Ideen nur ein Baustein unter vielen in einem gesteuerten Portfolio sind. Wählen Sie eine solche Suite, wenn Sie Folgendes brauchen:
- Strategisches Portfoliomanagement über F&E-Projekte, mit Budgets und Roadmaps im selben Werkzeug.
- Trendscouting und Foresight, etwa Technologieradare und Szenarioarbeit.
- Einen formalen Stage-Gate-Prozess für große Projekte, mit finanziellen Gates und Portfolioansichten.
- Ein externes Netzwerk von Lösungsanbietern für Open Innovation im großen Stil.
Hives hat eine Ideen-Pipeline und Wertverfolgung, aber kein vollständiges Portfoliomanagement. Für Technologiescouting verbindet sich Hives in Pro und Enterprise mit Findest, wofür ein separates Findest-Abonnement nötig ist. Wenn Portfolio und Foresight Ihre Hauptaufgabe sind, lesen Sie Hives.co vs. ITONICS für einen ehrlichen Vergleich mit einer Suite, die genau dafür gebaut ist.
Häufig gestellte Fragen
Kommt Hives mit einem Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitenden zurecht?
Ja. Enterprise ist der Plan für Organisationen, die unbegrenzte Skalierung brauchen, mit mehreren Hives, SAML und einem persönlichen Customer Success Manager. Pro reicht für bis zu 10.000 Beitragende.
Brauchen wir einen Hive oder mehrere?
Das hängt davon ab, wie eigenständig Ihre Einheiten sind. Ein Hive mit Gruppen pro Standort passt zu einem Unternehmen mit einer gemeinsamen Arbeitsweise. Mehrere Hives im Enterprise-Plan passen zu einem Konzern, dessen Geschäftsbereiche unabhängig arbeiten, und eine Anmeldung öffnet trotzdem alle.
Können Ideen anonym sein, wenn der Betriebsrat das verlangt?
Ja. Anonymität wird pro Sammlung eingestellt, sodass eine sensible Kampagne anonym laufen kann, während parallel eine namentliche läuft.
Ist Hives DSGVO-konform?
Ja, vollständig. Die Kundendaten liegen in der EU auf Google Cloud in Deutschland, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags.