En kommun behöver ett idéhanteringsverktyg som når alla yrkesgrupper, håller personuppgifterna inom EU med ett personuppgiftsbiträdesavtal, tål att någon begär ut handlingarna och går att köpa inom LOU. Förslag från medarbetare och synpunkter från invånare fungerar bäst som separata utmaningar i samma verktyg: medarbetarna loggar in med sitt jobbkonto, och invånarna svarar på en extern utmaning via länk eller QR-kod utan att skapa konto. I Linköpings kommun kom 200 idéer in från medarbetarna under de första tre månaderna, och tiden för att hantera idéerna minskade med 66 %.
Vad gör förslagsverksamhet i en kommun annorlunda?
En kommun har fler sorters arbete under samma tak än nästan något företag, och varje beslut måste gå att följa. Förskollärare, hemtjänstpersonal, vaktmästare och ingenjörer sitter sällan vid ett skrivbord, och många av de bästa iakttagelserna kommer från dem som är längst från stadshuset.
Tre saker till skiljer offentlig sektor från näringslivet:
- Prioriteringarna är politiska. Budgeten sätts årsvis och målen kommer från fullmäktige. Idéer behöver kopplas till de målen, annars blir de liggande.
- Öppenhet är en skyldighet. Beslut ska gå att förklara, och handlingarna bakom dem kan begäras ut av vem som helst.
- Det finns två målgrupper. Medarbetarna förbättrar hur verksamheten fungerar. Invånarna ser tjänsterna utifrån. Båda är värda att fråga, men reglerna, åtkomsten och vad ni lovar skiljer sig åt.
Hur samlar man in idéer från både medarbetare och invånare?
Kör dem som separata utmaningar med separat åtkomst, så att varje grupp får rätt inloggning och rätt förväntningar.
Medarbetare. Inloggning med Microsoft- eller Google-jobbkontot gör att bara era egna kommer in. Den som saknar jobbmejl, vanligt inom omsorg och fastighetsdrift, använder sin egen e-post. Utmaningen nås via en länk, en QR-kod i personalrummet, mobilappen eller Microsoft Teams. Den här guiden om förslagsverksamhet går igenom hur ni tar hand om förslagen när de väl kommer in.
Invånare. En extern utmaning kan samla in svar via länk, QR-kod eller e-postinbjudan utan att någon behöver skapa ett konto. Gästerna ser bara den utmaningen, aldrig era interna idéer. Läs mer om öppen innovation.
Var tydliga mot invånarna om vad de deltar i. En fråga i en medborgardialog (”Hur kan biblioteket bli mer användbart på vardagskvällar?”) är inte samma sak som ett medborgarförslag eller e-förslag som fullmäktige ska behandla enligt kommunallagen. Har ni beslutat att invånare får väcka ärenden på det sättet, ska den vägen ligga kvar där den är.
Vad betyder LOU för köpet av ett idéhanteringsverktyg?
Ni behöver känna till avtalets totala värde över hela löptiden, eftersom det avgör vilket förfarande som gäller. Under direktupphandlingsgränsen i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling kan ni ofta direktupphandla, över den gör ni en annonserad upphandling, och över EU:s tröskelvärden gäller hela regelverket. Räkna med alla år och alla förlängningsoptioner.
Publicerade priser gör uppskattningen enkel. Hives faktureras årsvis utan avgifter per användare: Core 6 995 kr per månad (83 940 kr per år), Pro 14 995 kr (179 940 kr) och Enterprise 19 995 kr (239 940 kr). Multiplicera med den löptid ni planerar och jämför med er egen upphandlingspolicy.
Ramavtal och inköpscentraler, som Adda, kan spara er en upphandling, men bara om produkten finns på ett avtal ni får avropa från. Fråga varje leverantör, oss också, vilka ramavtal de finns på, och få svaret skriftligt. Finns de inte på något, är vägen er egen upphandling.
Hur gäller GDPR och offentlighetsprincipen för idéer?
Enligt GDPR är kommunen personuppgiftsansvarig och leverantören personuppgiftsbiträde, så ni behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal och en rättslig grund. För en kommun är grunden oftast allmänt intresse (artikel 6.1 e); berättigat intresse kan en myndighet inte använda när den utför sina uppgifter. Ta in dataskyddsombudet tidigt.
Offentlighetsprincipen lägger till ett lager till. En idé som en invånare skickar in blir en allmän handling när den kommer in till kommunen, och vem som helst kan begära ut den om inte sekretess gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen. Medarbetares idéer kan också bli allmänna handlingar, beroende på hur de hanteras och när ärendet avslutas. Låt registrator eller jurist göra bedömningen före start:
- Berätta för den som skickar in att det kan lämnas ut på begäran, om inte sekretess gäller.
- Bestäm med registrator och arkivarie hur idéer registreras eller hålls ordnade, och hur de arkiveras och gallras enligt er dokumenthanteringsplan.
- Se till att ni snabbt kan hitta och exportera en enskild idé när en begäran kommer.
- Använd anonyma utmaningar där namn inte tillför något. En anonym idé är fortfarande en handling, men den bär inget namn.
Var lagras data, och spelar det roll?
Det spelar roll, eftersom många kommuner kräver att personuppgifter stannar inom EU. Hives lagrar kunddata inom EU som standard, på Google Cloud i Tyskland, och on-premise går att få på begäran. Underbiträdeslistan anger Frankfurt-regionen; Ida, AI-assistenten, körs i samma region.
Hives uppfyller GDPR fullt ut, och ett personuppgiftsbiträdesavtal ingår i avtalet.
Vilka tillgänglighetskrav gäller?
Om invånare använder verktyget är det en del av er digitala offentliga service, och lagen (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service, DOS-lagen, utgår från WCAG 2.1 nivå AA. Lagen bygger på EU:s webbtillgänglighetsdirektiv, och verktyg för medarbetare bör hålla samma nivå.
Be varje leverantör om deras tillgänglighetsredogörelse och läs de kända bristerna. Hives tillgänglighetsredogörelse säger att webbapplikationen är delvis förenlig med WCAG 2.1 AA och listar bristerna: vissa knappar och ikoner saknar etiketter för skärmläsare, fokushanteringen i vissa dialogrutor och menyer, kontrasten på sina ställen och hur dynamiska förändringar meddelas. Testa med era egna användare, gärna med någon som använder skärmläsare.
Behöver facket vara med?
Oftast ja, och tidigt. Att införa ett nytt arbetssätt för förbättringsförslag är ofta en viktigare förändring som kräver förhandling enligt 11 § MBL innan beslut, och arbetsgivaren har dessutom informationsskyldighet enligt 19 § MBL. Många kommuner tar frågan i samverkan enligt sitt samverkansavtal. Facket kommer att fråga om bidragen är namngivna och vem som ser dem. I Hives är anonymitet en inställning per insamling, så ett känsligt ämne kan vara anonymt medan en namngiven utmaning pågår parallellt. Ta med de fackliga företrädarna i den första utmaningen i stället för att presentera den för dem efteråt.
Vad ska en kommun fråga leverantörerna?
| Vad ni kontrollerar | Varför det spelar roll | Hur Hives gör |
|---|---|---|
| Drift och underbiträden | Personuppgifter och er överföringsbedömning | Inom EU som standard, Google Cloud i Tyskland; on-premise på begäran |
| Personuppgiftsbiträdesavtal | Krävs enligt GDPR | Ingår i avtalet |
| Inloggning för medarbetare | Bara era egna kommer in | SSO med Microsoft och Google i alla planer; SAML i Enterprise |
| Medarbetare utan jobbmejl | Omsorg, skola, fastighet | De använder sin egen e-post |
| Synpunkter från invånare | Röster utifrån utan konto | Externa utmaningar via länk, QR-kod eller e-postinbjudan |
| Anonymitet | Facket, känsliga ämnen | Ställs in per insamling |
| Begäran om allmän handling | Offentlighetsprincipen | Exportera en idé som PDF eller en utmaning till Excel |
| Tillgänglighet | DOS-lagen | Redogörelse publicerad; delvis förenlig med WCAG 2.1 AA |
| Informationssäkerhet | Vissa policyer kräver ISO 27001 | Hives.co:s säkerhet är uppsatt i linje med ISO 27001-standarden. |
| Pris över löptiden | Val av upphandlingsförfarande | Publicerat, årsfakturering, inga avgifter per användare |
Köpguiden har en längre checklista och en mall för kravspecifikation.
Hur fungerar Hives i en kommun?
Hives är ett idéhanteringsprogram för organisationer från ungefär 100 anställda till multinationella koncerner. Man börjar med en utmaning och bygger ut samma upplägg till fler arbetsplatser, länder och affärsområden.
Linköpings kommun byggde sin idéinsamling kring utmaningar som kommunen redan prioriterade. Små förbättringar gick direkt till en ansvarig; större idéer bedömdes på riktning, nytta och genomförbarhet. Under de första tre månaderna gick 200 idéer in i aktiva arbetsflöden, och tiden för att samla in, hantera och prioritera idéer minskade med två tredjedelar.
För en kommun med 5 000 anställda räcker Pro, med upp till 10 000 deltagare och 10 administratörer. Enterprise lägger till fler administratörer, flera hives och SAML, plus en egen kontoansvarig. Hives finns på svenska, engelska, tyska och franska, och fungerar i Microsoft Teams och Google Workspace. Säkerhetssidan svarar på det IT och jurister brukar fråga.
När passar en annan sorts verktyg bättre?
Välj ett annat verktyg när ert behov är något av det här:
- Medborgarförslag eller e-förslag som ska registreras och beslutas av fullmäktige. Använd den e-tjänst eller den modul i ärendehanteringssystemet som är byggd för det förfarandet.
- Medborgarbudget och e-demokrati, med debatter, öppna omröstningar om budgetposter och publicerade resultat. Plattformar för medborgardeltagande, till exempel öppen källkod som Decidim och CONSUL Democracy, är byggda för det.
- Dialog med invånare på många språk. Hives gränssnitt finns på fyra språk; behöver ni fler, välj ett verktyg som stöder dem.
- Felanmälan (potthål, trasig belysning). En felanmälningstjänst skickar sådant rätt snabbare än en idéutmaning.
Vanliga frågor från kommuner
Kan invånare delta utan att skapa konto?
Ja, i en extern utmaning. De svarar via länk, QR-kod eller e-postinbjudan i ett kort formulär och ser bara den utmaningen. Medarbetarna loggar in med sitt jobbkonto.
Är idéer som skickas via Hives allmänna handlingar?
Det avgörs av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen, inte av verktyget. Idéer från invånare blir allmänna handlingar när de kommer in. Planera registrering, arkivering och gallring med registrator och berätta det för dem som skickar in.
Vilken plan passar en kommun med 5 000 anställda?
Pro, med upp till 10 000 deltagare, om ni inte behöver flera hives, SAML eller en egen kontoansvarig, som ingår i Enterprise. Priserna finns på prissidan.
Finns Hives på ett ramavtal?
Fråga oss om läget och få svaret skriftligt. Utgå inte från att någon leverantör finns på ett ramavtal ni kan avropa från förrän ni har kontrollerat själva avtalet.
Kan de fackliga företrädarna se hur anonymiteten fungerar?
Ja. Visa inställningen i en demo: anonymitet väljs per insamling, så de ser exakt vad den som bidrar och den som hanterar idén ser.