Une collectivité a besoin d’un logiciel de gestion des idées qui touche tous les métiers, garde les données personnelles dans l’UE avec un contrat de sous-traitance RGPD, résiste à une demande d’accès aux documents administratifs et s’achète dans le respect de la commande publique. Les idées des agents et les contributions des habitants fonctionnent mieux en défis séparés dans le même outil : les agents se connectent avec leur compte professionnel, les habitants répondent à un défi externe par lien ou QR code sans créer de compte. À la municipalité de Linköping, en Suède, les agents ont proposé 200 idées en trois mois et le temps consacré à leur traitement a baissé de 66 %.
Qu’est-ce qui change dans une collectivité ?
Une collectivité réunit plus de métiers sous un même toit que presque n’importe quelle entreprise, et chaque décision doit être traçable. Animateurs, aides à domicile, agents techniques et ingénieurs travaillent rarement derrière un bureau, et bien des meilleures observations viennent de ceux qui sont les plus éloignés de la mairie. Une boîte à idées papier ou un simple formulaire ne suffit pas à les atteindre, ni à leur répondre.
Trois autres points distinguent le secteur public :
- Les priorités sont politiques. Le budget est voté chaque année et les orientations viennent de l’assemblée délibérante. Une idée doit s’y rattacher, sinon elle reste en suspens.
- La transparence est une obligation. Les décisions doivent pouvoir s’expliquer, et les documents qui les fondent peuvent être demandés.
- Il y a deux publics. Les agents améliorent le fonctionnement des services. Les habitants voient ces services de l’extérieur. Les deux méritent d’être interrogés, mais les règles, l’accès et les engagements diffèrent.
Comment recueillir les idées des agents et des habitants ?
Lancez-les en défis séparés, avec des accès séparés, pour que chaque public ait la bonne connexion et les bonnes attentes.
Les agents. La connexion par le compte professionnel Microsoft ou Google garantit que seules vos équipes entrent. Ceux qui n’ont pas d’adresse professionnelle, fréquent dans l’aide à domicile ou les services techniques, utilisent leur propre e-mail. Le défi s’ouvre par un lien, un QR code en salle de pause, l’application mobile ou Microsoft Teams. Le guide de l’innovation participative explique comment faire vivre la démarche ensuite.
Les habitants. Un défi externe recueille des réponses par lien, QR code ou invitation par e-mail sans que personne ait à créer de compte. Les invités ne voient que ce défi, jamais vos idées internes. Voir l’innovation ouverte.
Dites clairement aux habitants à quoi ils participent. Une question de concertation (« Comment rendre la médiathèque plus utile en semaine, le soir ? ») n’est pas une pétition adressée à l’assemblée délibérante, qui suit sa propre procédure prévue par le code général des collectivités territoriales. Ces voies formelles restent où elles sont.
Que change la commande publique pour l’achat ?
Il faut connaître la valeur totale du marché sur toute sa durée, car elle détermine la procédure. Sous un certain seuil, le code de la commande publique permet un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables ; au-delà, une procédure adaptée ; et au-dessus des seuils européens issus de la directive 2014/24/UE, une procédure formalisée. Comptez toutes les années et toutes les reconductions.
Des prix publiés simplifient l’estimation. Hives est facturé à l’année, sans frais par utilisateur : Core 695 € par mois (8 340 € par an), Pro 1 495 € (17 940 €) et Enterprise 1 995 € (23 940 €). Multipliez par la durée prévue et comparez avec vos propres seuils.
Les accords-cadres et les centrales d’achat peuvent vous épargner une procédure, à condition que le produit figure dans un marché auquel vous pouvez recourir. Demandez à chaque éditeur, nous compris, sur quels accords il figure, par écrit. S’il n’y en a aucun, la voie passe par votre propre consultation.
Comment s’appliquent le RGPD et le droit d’accès aux documents ?
Au sens du RGPD, la collectivité est responsable de traitement et l’éditeur sous-traitant : il vous faut un contrat de sous-traitance et une base légale. Pour une autorité publique, c’est le plus souvent l’exécution d’une mission d’intérêt public (article 6.1 e) ; l’intérêt légitime ne peut pas fonder les traitements effectués dans l’exécution de ses missions. Associez votre délégué à la protection des données dès le départ.
Le droit d’accès ajoute une couche. Selon le code des relations entre le public et l’administration, les documents administratifs, y compris les idées reçues par une collectivité, peuvent être communiqués à toute personne qui le demande, sous le contrôle de la CADA ; les documents préparatoires ne le sont en principe qu’une fois la décision prise. Ces documents sont aussi des archives publiques. Avant de lancer :
- Prévenez les contributeurs que leur contribution peut être communiquée sur demande, sauf exception prévue par la loi.
- Fixez avec votre archiviste comment les idées sont classées, conservées et éliminées.
- Assurez-vous de pouvoir retrouver et exporter une idée rapidement quand une demande arrive.
- Utilisez des défis anonymes là où le nom n’apporte rien. Une idée anonyme reste un document, mais sans nom.
Où sont hébergées les données, et est-ce important ?
Oui, car beaucoup d’acteurs publics exigent que les données personnelles restent dans l’UE. Hives héberge les données clients dans l’UE par défaut, sur Google Cloud en Allemagne, et une installation on-premise est possible sur demande. La liste des sous-traitants indique la région de Francfort ; Ida, l’assistante IA, fonctionne dans la même région.
Hives est entièrement conforme au RGPD, et un contrat de sous-traitance fait partie du contrat.
Quelles exigences d’accessibilité s’appliquent ?
Si des habitants utilisent l’outil, il fait partie de vos services numériques, et la directive européenne sur l’accessibilité des sites web demande le niveau AA des WCAG 2.1. En France, elle est transposée par l’article 47 de la loi du 11 février 2005 et le RGAA. Les outils destinés aux agents devraient viser le même niveau.
Demandez à chaque éditeur sa déclaration d’accessibilité et lisez les défauts connus. Hives en publie une en suédois, selon le droit suédois. Elle indique que l’application web est partiellement conforme aux WCAG 2.1 AA et liste les défauts : libellés manquants pour les lecteurs d’écran sur certains boutons et icônes, gestion du focus dans certaines fenêtres et menus, contraste par endroits, annonce des changements dynamiques. Testez avec vos propres utilisateurs, dont une personne qui utilise un lecteur d’écran.
Faut-il associer les représentants du personnel ?
En général oui, et tôt. Dans une collectivité territoriale, le comité social territorial (CST), qui a remplacé le comité technique, est consulté notamment sur l’organisation et le fonctionnement des services ; un outil qui change les méthodes de travail y est souvent présenté. Dans une structure employant des salariés de droit privé, comme une SEM, c’est le CSE, consulté sur l’introduction de nouvelles technologies.
Les représentants demanderont si les contributions sont nominatives et qui les voit. Dans Hives, l’anonymat se règle par collection : un sujet sensible peut être anonyme pendant qu’un défi nominatif se déroule en parallèle. Associez-les au premier défi plutôt que de le leur présenter après coup.
Que demander aux éditeurs ?
| Ce qu’il faut vérifier | Pourquoi | Ce que fait Hives |
|---|---|---|
| Hébergement et sous-traitants | Données personnelles, analyse des transferts | UE par défaut, Google Cloud en Allemagne ; on-premise sur demande |
| Contrat de sous-traitance RGPD | Obligatoire | Inclus dans le contrat |
| Connexion des agents | Seules vos équipes entrent | SSO Microsoft et Google dans toutes les offres ; SAML en Enterprise |
| Agents sans e-mail professionnel | Aide à domicile, écoles, services techniques | Ils utilisent leur propre e-mail |
| Contributions des habitants | Des voix extérieures sans compte | Défis externes par lien, QR code ou invitation par e-mail |
| Anonymat | Représentants du personnel, sujets sensibles | Réglé par collection |
| Demandes d’accès | CRPA, CADA | Export d’une idée en PDF ou d’un défi vers Excel |
| Accessibilité | Obligation des acteurs publics | Déclaration publiée ; partiellement conforme aux WCAG 2.1 AA |
| Sécurité de l’information | Certaines politiques exigent ISO 27001 | La sécurité de Hives.co est alignée sur la norme ISO 27001. |
| Prix sur la durée | Choix de la procédure | Publié, facturé à l’année, sans frais par utilisateur |
Le guide d’achat propose une liste de contrôle plus complète et un modèle de cahier des charges.
Comment Hives fonctionne-t-il dans une collectivité ?
Hives est un logiciel de gestion des idées pour les organisations d’environ 100 collaborateurs jusqu’aux groupes multinationaux. Les équipes commencent par un défi et étendent la même configuration à d’autres sites, pays et divisions.
La municipalité de Linköping a organisé sa démarche autour de défis qu’elle priorisait déjà. Les petites améliorations allaient directement à un responsable ; les idées plus importantes étaient évaluées selon l’orientation, l’utilité et la faisabilité. En trois mois, 200 idées sont entrées dans des workflows actifs, et le temps passé à collecter, traiter et prioriser les idées a baissé de deux tiers.
Pour une collectivité de 5 000 agents, Pro suffit, avec jusqu’à 10 000 contributeurs et 10 managers. Enterprise ajoute davantage de managers, plusieurs hives et le SAML, ainsi qu’un responsable de la réussite client dédié. Hives existe en français, anglais, suédois et allemand, et fonctionne dans Microsoft Teams et Google Workspace. La page sécurité et RGPD répond aux questions habituelles de la DSI et du service juridique.
Quand un autre type d’outil convient-il mieux ?
Choisissez un autre outil si votre besoin est l’un de ceux-ci :
- Pétitions locales ou saisines formelles qui doivent être enregistrées et traitées par l’assemblée. Utilisez le téléservice ou le module de gestion de courrier prévu pour cette procédure.
- Budget participatif et démocratie en ligne, avec débats, votes publics sur des projets et résultats publiés. Les plateformes de participation citoyenne, par exemple les solutions open source Decidim et CONSUL Democracy, sont faites pour cela.
- Concertation des habitants dans de nombreuses langues. L’interface de Hives existe en quatre langues ; s’il vous en faut d’autres, choisissez un outil qui les gère.
- Signalement d’anomalies (nids-de-poule, éclairage en panne). Un service de signalement les achemine plus vite qu’un défi d’idées.
Questions fréquentes des collectivités
Les habitants peuvent-ils participer sans créer de compte ?
Oui, dans un défi externe. Ils répondent par lien, QR code ou invitation par e-mail dans un formulaire court et ne voient que ce défi. Les agents se connectent avec leur compte professionnel.
Les idées déposées dans Hives sont-elles des documents administratifs ?
C’est le droit qui en décide, pas le logiciel. Une idée reçue par une collectivité peut être un document administratif communicable. Prévoyez le classement et la conservation avec votre archiviste, et informez les contributeurs.
Quelle offre pour une collectivité de 5 000 agents ?
Pro, avec jusqu’à 10 000 contributeurs, sauf si vous avez besoin de plusieurs hives, du SAML ou d’un responsable dédié, qui relèvent d’Enterprise. Les prix sont sur la page tarifs.
Hives figure-t-il dans un accord-cadre ou une centrale d’achat ?
Demandez-nous la situation actuelle et obtenez la réponse par écrit. Ne supposez pour aucun éditeur qu’il figure dans un marché auquel vous pouvez recourir avant d’avoir vérifié le marché lui-même.
Les représentants du personnel peuvent-ils voir comment fonctionne l’anonymat ?
Oui. Montrez le réglage en démo : l’anonymat se choisit par collection, ils voient donc exactement ce que voient le contributeur et le manager.