Ja, Ideenmanagement lässt sich in Microsoft 365 betreiben. Für eine Frage an ein Team reichen Microsoft Forms oder eine SharePoint-Liste. Sobald Ideen einen Weg bis zur Entscheidung brauchen, die Einreichenden sehen wollen, was passiert ist, und ein Teil der Belegschaft Teams nie öffnet, brauchen Sie ein Ideenmanagement-Tool, das in Teams läuft, die Anmeldung über das Microsoft-Arbeitskonto nutzt und alle anderen per Link, QR-Code oder Handy erreicht.
Die meisten Organisationen mit Microsoft 365 fangen gleich an: ein Formular, eine Liste, ein Kanal namens Ideen. Das funktioniert ein paar Wochen. Dann liegen die Antworten in einer Excel-Datei, für die sich niemand zuständig fühlt, die Person mit der besten Idee fragt nach, was daraus wurde, und ein zweiter Standort will mitmachen.
Reichen Microsoft Forms oder eine SharePoint-Liste für Mitarbeiterideen?
Sie reichen, wenn Sie eine Frage stellen, an eine Gruppe, einmal, und eine Person alle Antworten lesen kann. Eine einmalige Ideensammlung vor einem Teamtag oder eine kurze Umfrage nach einer Prozessänderung: Das kann Forms gut.
Eine SharePoint-Liste geht weiter. Sie können eine Statusspalte anlegen, Prüfenden eigene Ansichten geben und Freigaben mit Power Automate bauen. Treibt man das weit genug, betreibt man irgendwann ein eigenes Ideenmanagement-System, dessen Zukunft daran hängt, dass die Person, die es gebaut hat, im Unternehmen bleibt.
Ideen wachsen an einem erkennbaren Punkt aus Formularen und Listen heraus:
- Antworten stapeln sich ohne Zuständigkeit. Ein paar hundert Einreichungen ohne vereinbarten Weg von „eingegangen“ zu „entschieden“ bleiben liegen.
- Ideen brauchen mehr als einen Schritt. Vorprüfung, Fachgutachten, Bewertung, Entscheidung und Umsetzung sind fünf Schritte. Ein Formular hat einen.
- Einreichende fragen, was passiert ist. Forms bestätigt, dass eine Antwort angekommen ist. Danach sieht die Person nichts mehr, und beim nächsten Mal antworten weniger.
- Ein zweiter Standort, ein Land oder eine Sprache kommt dazu. Ein Formular je Standort zerteilt die Daten. Eine gemeinsame Liste verwischt, wer was entscheidet.
- Die Geschäftsleitung fragt nach dem Ergebnis. Zeilen zählen ist einfach. Zu zeigen, was umgesetzt wurde und was es wert war, nicht.
- Ein Teil der Belegschaft hat kein Microsoft-Konto. Filialpersonal, Maschinenbedienende und Fahrer haben oft gar keine dienstliche E-Mail-Adresse.
Treffen zwei oder drei dieser Punkte zu, ist das Formular zu klein geworden. Spätestens dann lohnt sich ein eigenes Ideenmanagement-Tool.
Was muss ein Ideenmanagement-Tool in Microsoft Teams können?
Es muss Ideen in Teams einreichen und verfolgen lassen, die Anmeldung mit dem vorhandenen Microsoft-Konto ermöglichen und Prüfung und Entscheidung an einem Ort bündeln, der auch Ideen von Menschen außerhalb von Teams annimmt. Nutzen Sie diese Checkliste bei jedem Anbieter.
| Was Sie prüfen sollten | Warum es zählt | So macht es Hives |
|---|---|---|
| Ideen in Teams einreichen und verfolgen | Mitmachen darf nicht heißen, woanders hinzugehen | Die App Hives.co liegt in der Seitenleiste von Teams |
| Anmeldung mit dem Microsoft-Arbeitskonto | Nur Ihre Leute kommen hinein, und der Zugang endet mit dem Konto | SSO für Microsoft in jedem Tarif; SAML in Enterprise |
| Ein Zugang für alle außerhalb von Teams | Frontline-Mitarbeitende haben oft keine Teams-Lizenz | QR-Code, Link, mobile App oder Browser |
| Ein Workflow für alle Zugänge | Ideen aus Teams und aus der Produktion brauchen denselben Entscheidungsweg | Individuelle Workflows in jedem Tarif, entschieden wird in Hives |
| Rückmeldung an die Einreichenden | Eine zweite Idee kommt nur, wenn man gesehen hat, was aus der ersten wurde | Einreichende sehen, in welchem Schritt ihre Idee steht |
| Datenstandort und Verträge | Einkauf und Datenschutzbeauftragte werden fragen | Hosting in der EU, standardmäßig auf Google Cloud in Deutschland; AVV im Vertrag |
| Ein Preis, der nicht pro Nutzer wächst | Die nächste Abteilung soll kein neues Budget brauchen | Ab 695 € pro Monat, jährliche Abrechnung, keine Gebühren pro Nutzer |
Was macht die Hives-App für Microsoft Teams?
Sie bringt Hives in die App-Seitenleiste von Teams. Dort reichen Mitarbeitende Ideen und Feedback ein, sehen sich an, was Kolleginnen und Kollegen eingereicht haben, und verfolgen jede Idee durch den Workflow, auch die eigene. Hives ist eine Ideenmanagement-Software für Organisationen ab etwa 100 Mitarbeitenden bis hin zu multinationalen Konzernen. Teams starten mit einer Kampagne und bauen dasselbe Setup auf weitere Standorte, Länder und Geschäftsbereiche aus.
- Die Seitenleiste. Hives.co öffnen, Idee einreichen, zurück in den Chat.
- Ein Link im Kanal. Posten Sie den Link einer Sammlung in einem Teams-Kanal, und alle darin können einreichen, am Schreibtisch oder vom Handy.
- Entschieden wird in Hives. Geprüft, priorisiert und entschieden wird in einem Workflow in Hives, egal auf welchem Weg eine Idee hereinkam. Teams ist der Eingang, nicht der Ort, an dem Entscheidungen in einem Thread verloren gehen.
Die App ist in vier Schritten hinzugefügt: in Teams Apps öffnen, nach Hives.co suchen, die App auswählen und auf Hinzufügen klicken. Sie funktioniert mit jedem kostenpflichtigen Teams-Plan; die kostenlose Version von Teams unterstützt keine Apps. Die Seite zu Microsoft Teams zeigt die App, der Hilfeartikel die Installationsschritte.
Core kostet 695 € pro Monat mit 2 Administratoren und 500 Teilnehmern, Pro 1.495 € mit 10 Administratoren und bis zu 10.000 Teilnehmern, Enterprise 1.995 € mit 10+ Administratoren, mehreren Hives und SAML. Alle Details auf der Preisseite.
Wie funktioniert die Anmeldung mit Microsoft-Arbeitskonten?
Alle melden sich mit dem Microsoft-Arbeitskonto an, das sie schon haben, also dem Konto, das Ihre IT in Microsoft Entra ID verwaltet. Es gibt kein neues Passwort, und der Zugang endet, wenn das Konto geschlossen wird. Eine Administratorin oder ein Administrator schaltet in den Einstellungen des Hives „Mit Microsoft anmelden“ ein, und derselbe Schalter gilt für die Anmeldung in Teams.
- Hives ordnet Personen über ihren Microsoft-Anmeldenamen zu. Lässt Ihr Hive nur bestimmte E-Mail-Domains zu, wird die Domain dieses Namens geprüft.
- Gastkonten in Microsoft, etwa Partner, die Sie zu Teams hinzugefügt haben, können sich nicht mit Microsoft anmelden. Sie nutzen eine andere Methode, wenn Ihr Hive eine anbietet und sie beitreten lässt.
- Ein Microsoft-Konto bringt niemanden an Ihrer Beitrittsregel vorbei. Sie ist eine eigene Einstellung.
- Enterprise ergänzt SAML für Organisationen, die Single Sign-on über ihre eigene Identitätslösung wollen.
Wie machen Frontline-Mitarbeitende ohne Teams-Lizenz mit?
Per QR-Code, Link, mobiler Hives-App oder Browser. Sie melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an, wenn sie eines haben, sonst mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse. Ihre Ideen landen in derselben Sammlung wie die aus Teams und laufen durch denselben Workflow.
Das wiegt schwerer als jede Teams-Funktion. Manche Organisationen geben Frontline-Mitarbeitenden eine Microsoft-365-Lizenz mit Teams, viele geben ihnen gar kein Microsoft-Konto. Ein Tool, das nur in Teams funktioniert, schließt genau die aus, die am nächsten an Verschwendung, Wartezeiten und Kunden sind.
Bei Halfords wurde Hives an die internen Kommunikationstools angebunden, die die Belegschaft ohnehin nutzte, sodass niemand ein neues Login brauchte. Mehr als 1.000 engagierte Mitarbeitende in 400 Filialen reichten 515 Ideen ein, und das Programm brachte 759.000 £ Geschäftswert in 6 Monaten. Die Stadt Linköping sammelte 200 Ideen in 3 Monaten und senkte den Verwaltungsaufwand um 66 %. Bei VINCI Energies nutzen ein paar tausend Personen in Geschäftseinheiten in mehreren Ländern Hives für Ideenkampagnen.
Zugang ohne Anmeldung ist nur eine Option für Kampagnen, die sich an Externe richten, etwa an Lieferanten oder Bürgerinnen und Bürger. Für Ihre eigene Belegschaft beginnt der Zugang mit der Anmeldung. Der Leitfaden zu Frontline-Mitarbeitenden behandelt Aushänge, Schichtpläne und wie Sie Filialleitungen gewinnen.
Was werden IT und die Microsoft-365-Administration fragen?
Meist vier Dinge: ob die App in Ihrem Tenant erlaubt ist, welche Daten sie liest, wo diese Daten liegen und was ausgerollt werden muss.
- Freigabe der App. Ihre Teams-Administration muss die App Hives.co unter Umständen erst zulassen. Sie ist im Microsoft Teams Store und auf AppSource gelistet, App-ID WA200006670.
- Zustimmung bei der Anmeldung. Dürfen Mitarbeitende neue Apps nicht selbst zulassen, sehen sie eine Microsoft-Meldung, dass eine Administratorgenehmigung nötig ist. Ihre Microsoft-365-Administration erteilt die Zustimmung einmal für die ganze Organisation. Hives fragt bei Microsoft nur Name, E-Mail-Adresse, Anmeldenamen und Profilbild ab.
- Daten aus der Teams-App. In seinen App-Compliance-Antworten an Microsoft (August 2024) gibt Hives an, dass die Teams-App Name und E-Mail-Adresse verarbeitet, sie in Deutschland speichert und weniger als 60 Tage nach Kündigung eines Kontos aufbewahrt.
- Hosting. Kundendaten liegen in der EU, standardmäßig auf Google Cloud in Deutschland. On-Premise ist auf Anfrage möglich. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Teil des Vertrags.
- Sicherheit. Die Sicherheit von Hives.co ist im Einklang mit der Norm ISO 27001 aufgebaut. Hives ist vollständig DSGVO-konform.
- Rollout. Nichts zu installieren. Hives ist eine Web-App, die IT prüft Zugang und Identität, statt etwas auszurollen.
- Betriebsrat. Die Grundsätze über das betriebliche Vorschlagswesen sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 12 BetrVG mitbestimmungspflichtig, und für technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, gilt § 87 Abs. 1 Nr. 6. Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein.
Die Sicherheitsseite bündelt Hosting, Anmeldung und DSGVO.
Wann passt eine andere Art von Tool besser?
Wenn alle täglich in Teams oder Viva Engage arbeiten und Sie Ideen direkt in diesen Unterhaltungen sammeln wollen, passt ein Tool besser, das darum herum gebaut ist. Sideways 6, ein 2017 gegründetes Unternehmen aus London, ist um Microsoft Teams und Viva Engage herum gebaut und veröffentlicht keine Preise. Arbeitet in Ihrer Organisation niemand außerhalb von Microsoft 365 und zählt vor allem, Ideen im Gespräch einzufangen, gehört es auf Ihre Shortlist. Der Vergleich Hives.co und Sideways 6 zeigt die Unterschiede.
Bleiben Sie bei Forms, wenn eine Frage an ein Team, einmal, der ganze Bedarf ist. Zahlen Sie für Software, wenn Ideen einen Weg, eine Entscheidung und jemanden brauchen, der den Einreichenden antwortet.
Arbeitet ein Teil Ihrer Organisation mit Google Workspace, funktioniert Hives dort ebenfalls, mit Anmeldung über Google, Google Chat und einem Add-on für Docs, Drive, Gmail und Tabellen. Mehr auf der Seite zu Google Workspace.
Häufig gestellte Fragen
Können wir Ideenmanagement in Microsoft Teams ohne weiteres Tool betreiben?
Für eine kleine, einmalige Sammlung ja: Legen Sie ein Formular oder eine SharePoint-Liste als Registerkarte in einen Kanal. Sie bekommen dann keinen Prüf-Workflow, keine Rückmeldung an die Einreichenden und keinen Zugang für alle ohne Teams.
Braucht die Hives-App einen kostenpflichtigen Teams-Plan?
Ja. Die kostenlose Version von Teams unterstützt keine Apps. Wer sie nutzt, macht per Link, QR-Code, mobiler App oder Browser mit.
Gibt es eine Integration mit SharePoint oder Viva Engage?
Nicht als veröffentlichte Integration. Sie können den Link einer Sammlung überall posten, wo Ihre Leute lesen, auch auf einer SharePoint-Seite oder in einer Viva-Engage-Community, und sie melden sich beim Öffnen mit ihrem Microsoft-Konto an.
Können wir Microsoft Teams und Google Workspace gleichzeitig nutzen?
Ja. Derselbe Hive lässt sich gleichzeitig mit Kanälen in Microsoft Teams und Bereichen in Google Chat verbinden. Ideen, Workflows und Berichte sind gemeinsam, nur der Zugang unterscheidet sich.
Ist Hives DSGVO-konform?
Ja, vollständig. Kundendaten liegen in der EU, ein AVV ist Teil des Vertrags, und auf Anfrage erhalten Sie Hosting-Anbieter, Region und die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter schriftlich.