Oui, on peut gérer les idées dans Microsoft 365. Pour une question posée à une équipe, Microsoft Forms ou une liste SharePoint suffit. Dès que les idées ont besoin d’un circuit jusqu’à la décision, que leurs auteurs veulent savoir ce qu’elles sont devenues et qu’une partie du personnel n’ouvre jamais Teams, il vous faut un outil de gestion des idées qui fonctionne dans Teams, connecte chacun avec son compte Microsoft professionnel et touche tous les autres par un lien, un QR code ou un téléphone.
La plupart des organisations sous Microsoft 365 commencent de la même façon : un formulaire, une liste, un canal appelé Idées. Cela marche quelques semaines. Puis les réponses dorment dans un fichier Excel dont personne ne s’occupe, l’auteur de la meilleure idée demande ce qu’elle est devenue, et un deuxième site veut participer.
Microsoft Forms ou une liste SharePoint suffisent-ils pour les idées des salariés ?
Ils suffisent quand vous posez une question, à un groupe, une fois, et qu’une personne peut lire toutes les réponses. Un appel à idées ponctuel avant une journée d’équipe ou un court sondage après un changement de processus : Forms fait cela très bien.
Une liste SharePoint va plus loin. Vous pouvez ajouter une colonne de statut, donner des vues aux évaluateurs et construire des validations avec Power Automate. Poussé assez loin, cela revient à maintenir votre propre système de gestion des idées, dont l’avenir dépend de la personne qui l’a construit et de son maintien en poste.
Les idées débordent des formulaires et des listes à un moment facile à reconnaître :
- Les réponses s’accumulent sans responsable. Quelques centaines de contributions sans circuit convenu de « reçue » à « décidée » restent en suspens.
- Les idées demandent plus d’une étape. Tri, avis d’expert, notation, décision et mise en œuvre font cinq étapes. Un formulaire n’en a qu’une.
- Les contributeurs demandent ce qui s’est passé. Forms confirme que la réponse est arrivée. Ensuite, son auteur ne voit plus rien, et la fois suivante, moins de gens répondent.
- Un deuxième site, un pays ou une langue s’ajoute. Un formulaire par site éclate les données. Une liste commune brouille qui décide de quoi.
- La direction demande ce que cela a rapporté. Compter des lignes est facile. Montrer ce qui a été mis en œuvre et ce que cela valait ne l’est pas.
- Une partie du personnel n’a pas de compte Microsoft. Le personnel des magasins, les opérateurs et les chauffeurs n’ont souvent aucune adresse e-mail professionnelle.
Quand deux ou trois de ces points sont vrais, le formulaire ne suffit plus. C’est à ce moment que les équipes cherchent un vrai outil.
Que doit faire un outil de gestion des idées dans Microsoft Teams ?
Il doit permettre de soumettre et de suivre des idées sans quitter Teams, connecter chacun avec le compte Microsoft qu’il a déjà, et réunir examen et décisions en un seul endroit qui accepte aussi les idées de ceux qui ne sont pas dans Teams. Passez cette liste en revue avec chaque éditeur.
| Ce qu’il faut vérifier | Pourquoi c’est important | Comment Hives le fait |
|---|---|---|
| Soumettre et suivre des idées dans Teams | Participer ne doit pas obliger à aller ailleurs | L’application Hives.co se trouve dans la barre latérale de Teams |
| Connexion avec le compte Microsoft professionnel | Seuls vos collaborateurs entrent, et l’accès prend fin avec le compte | SSO Microsoft dans chaque offre ; SAML avec Enterprise |
| Un accès pour ceux qui sont hors de Teams | Le terrain n’a souvent pas de licence Teams | Un QR code, un lien, l’application mobile ou un navigateur |
| Un seul workflow pour tous les accès | Les idées venues de Teams et de l’atelier suivent le même circuit de décision | Workflows personnalisés dans chaque offre, décisions dans Hives |
| Un retour à l’auteur de l’idée | On ne propose une deuxième idée que si l’on a vu ce qu’est devenue la première | L’auteur voit à quelle étape en est son idée |
| Localisation des données et contrats | Les achats et le DPO poseront la question | Hébergement dans l’UE, sur Google Cloud en Allemagne par défaut ; contrat de sous-traitance (DPA) dans le contrat |
| Un prix qui n’augmente pas par utilisateur | Le service suivant ne doit pas exiger un nouveau budget | À partir de 695 € par mois, facturé annuellement, sans frais par utilisateur |
Que fait l’application Hives pour Microsoft Teams ?
Elle place Hives dans la barre latérale des applications de Teams. Chacun y soumet des idées et des retours, parcourt ce que ses collègues ont proposé et suit n’importe quelle idée dans le workflow, la sienne comprise. Hives est un logiciel de gestion des idées pour les organisations d’environ 100 collaborateurs jusqu’aux groupes multinationaux. Les équipes commencent par un défi et étendent la même configuration à d’autres sites, pays et divisions.
- La barre latérale. Ouvrez Hives.co, soumettez une idée, revenez à la discussion en cours.
- Un lien dans un canal. Publiez le lien d’une collection dans un canal Teams, et tous les membres du canal peuvent soumettre, au bureau ou sur téléphone.
- Les décisions dans Hives. L’examen, la priorisation et la décision se font dans un seul workflow Hives, quel que soit le chemin par lequel l’idée est arrivée. Teams est la porte d’entrée, pas l’endroit où les décisions se perdent dans un fil de discussion.
L’application s’ajoute en quatre étapes dans Teams : ouvrez Applications, recherchez Hives.co, sélectionnez-la et cliquez sur Ajouter. Elle fonctionne avec toutes les offres payantes de Teams ; la version gratuite de Teams ne prend pas en charge les applications. La page Microsoft Teams présente l’application, et l’article d’aide donne les étapes d’installation.
Core coûte 695 € par mois avec 2 managers et 500 contributeurs, Pro 1 495 € avec 10 managers et jusqu’à 10 000 contributeurs, Enterprise 1 995 € avec 10+ managers, plusieurs hives et SAML. Voir les tarifs.
Comment fonctionne la connexion avec les comptes Microsoft professionnels ?
Chacun se connecte avec le compte Microsoft professionnel qu’il a déjà, celui que votre DSI gère dans Microsoft Entra ID. Pas de nouveau mot de passe, et l’accès prend fin quand le compte est fermé. Un administrateur active Se connecter avec Microsoft dans les paramètres du hive, et le même interrupteur couvre la connexion dans Teams.
- Hives reconnaît chacun par son nom de connexion Microsoft. Si votre hive n’admet que certains domaines e-mail, c’est le domaine de ce nom qui est vérifié.
- Les comptes invités Microsoft, par exemple des partenaires ajoutés à vos équipes Teams, ne peuvent pas se connecter avec Microsoft. Ils peuvent utiliser une autre méthode si votre hive en propose une et les laisse entrer.
- Un compte Microsoft ne permet à personne de contourner votre règle d’adhésion, qui est un paramètre distinct.
- Enterprise ajoute SAML pour les organisations qui veulent l’authentification unique via leur propre solution d’identité.
Comment participent les collaborateurs terrain sans licence Teams ?
Par un QR code, un lien, l’application mobile Hives ou un navigateur. Ils se connectent avec leur compte Microsoft s’ils en ont un, sinon avec leur propre adresse e-mail. Leurs idées arrivent dans la même collection que celles venues de Teams et suivent le même workflow.
C’est plus important que n’importe quelle fonction de Teams. Certaines organisations donnent au personnel de terrain une licence Microsoft 365 avec Teams ; beaucoup ne lui donnent aucun compte Microsoft. Un outil qui ne fonctionne que dans Teams laisse de côté ceux qui sont au plus près du gaspillage, des files d’attente et des clients.
Chez Halfords, Hives a été intégré aux outils de communication interne que les équipes utilisaient déjà, sans nouvel identifiant à retenir. Plus de 1 000 collaborateurs engagés dans 400 magasins ont soumis 515 idées, et le programme a produit 759 000 £ de valeur métier en 6 mois. La ville de Linköping a recueilli 200 idées en 3 mois et réduit de 66 % le temps administratif. Chez VINCI Energies, quelques milliers de personnes réparties dans des entités de plusieurs pays utilisent Hives pour leurs défis d’idées.
L’accès sans connexion n’est qu’une option pour les défis ouverts à l’extérieur, par exemple aux fournisseurs ou aux habitants. Pour vos propres collaborateurs, l’accès commence par la connexion. Le guide sur les collaborateurs terrain traite des affiches, des horaires d’équipe et de l’adhésion des responsables de magasin.
Que vont demander la DSI et l’administrateur Microsoft 365 ?
En général quatre choses : si l’application est autorisée dans votre tenant, quelles données elle lit, où ces données sont stockées et ce qu’il faut déployer.
- Autorisation de l’application. Votre administrateur Teams devra peut-être d’abord autoriser l’application Hives.co. Elle est référencée dans le store Microsoft Teams et sur AppSource, sous l’ID d’application WA200006670.
- Consentement à la connexion. Si les collaborateurs ne peuvent pas approuver eux-mêmes de nouvelles applications, ils voient un message de Microsoft demandant l’approbation d’un administrateur, et votre administrateur Microsoft 365 donne son consentement une fois pour toute l’organisation. Hives ne demande à Microsoft que le nom, l’adresse e-mail, le nom de connexion et la photo de profil.
- Données de l’application Teams. Dans ses réponses App Compliance à Microsoft (août 2024), Hives indique que l’application Teams traite le nom et l’adresse e-mail, les stocke en Allemagne et les conserve moins de 60 jours après la clôture d’un compte.
- Hébergement. Les données clients sont hébergées dans l’UE, sur Google Cloud en Allemagne par défaut. Une installation sur site (on-premise) est possible sur demande. Un accord de traitement des données (DPA) fait partie du contrat.
- Sécurité. La sécurité de Hives.co est alignée sur la norme ISO 27001. Hives est entièrement conforme au RGPD.
- Déploiement. Rien à installer. Hives est une application web : la DSI examine les accès et l’identité au lieu de mener un déploiement.
- CSE. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé et consulté sur l’introduction de nouvelles technologies (article L2312-8 du Code du travail). Prévoyez-le dans votre calendrier.
La page sécurité réunit hébergement, connexion et RGPD.
Quand un autre type d’outil convient-il mieux ?
Quand tout le monde travaille chaque jour dans Teams ou Viva Engage et que vous voulez recueillir les idées au sein de ces conversations, un outil construit autour d’eux convient mieux. Sideways 6, une société londonienne fondée en 2017, est construit autour de Microsoft Teams et Viva Engage et ne publie pas ses prix. Si personne dans votre organisation n’est en dehors de Microsoft 365 et que capter les idées dans la conversation compte avant tout, mettez-le sur votre liste. La comparaison Hives.co et Sideways 6 détaille les différences.
Restez sur Forms si une question à une équipe, une fois, est tout votre besoin. Payez un logiciel quand les idées ont besoin d’un circuit, d’une décision et de quelqu’un qui répond à leur auteur.
Si une partie de votre organisation utilise Google Workspace, Hives y fonctionne aussi, avec la connexion Google, Google Chat et un module pour Docs, Drive, Gmail et Sheets. Voir la page Google Workspace.
Questions fréquentes
Peut-on gérer les idées dans Microsoft Teams sans autre outil ?
Pour une petite collecte ponctuelle, oui : ajoutez un formulaire ou une liste SharePoint en onglet dans un canal. Vous n’aurez ni workflow d’examen, ni retour aux contributeurs, ni accès pour ceux qui n’ont pas Teams.
L’application Hives nécessite-t-elle une offre Teams payante ?
Oui. La version gratuite de Teams ne prend pas en charge les applications ; ceux qui l’utilisent participent par un lien, un QR code, l’application mobile ou un navigateur.
Hives s’intègre-t-il à SharePoint ou à Viva Engage ?
Pas sous forme d’intégration publiée. Vous pouvez publier le lien d’une collection partout où vos collaborateurs lisent, y compris une page SharePoint ou une communauté Viva Engage, et ils se connectent avec leur compte Microsoft en l’ouvrant.
Peut-on utiliser à la fois Microsoft Teams et Google Workspace ?
Oui. Le même hive peut être relié en même temps à des canaux Microsoft Teams et à des espaces Google Chat. Idées, workflows et rapports sont communs ; seule la porte d’entrée change.
Hives est-il conforme au RGPD ?
Oui, entièrement. Les données clients sont hébergées dans l’UE, un contrat de sous-traitance (DPA) fait partie du contrat, et sur demande vous recevez par écrit le fournisseur d’hébergement, la région et la liste à jour des sous-traitants.