Ja, det går att driva idéhantering i Microsoft 365. För en fråga till ett team räcker Microsoft Forms eller en SharePoint-lista. När idéerna behöver en väg till beslut, när den som skickade in vill se vad som hände och när en del av personalen aldrig öppnar Teams, behöver ni ett idéverktyg som finns i Teams, där folk loggar in med sitt Microsoft-jobbkonto och som når alla andra via en länk, en QR-kod eller telefonen.
De flesta organisationer i Microsoft 365 börjar likadant: ett formulär, en lista, en kanal som heter Idéer. Det fungerar i några veckor. Sedan ligger svaren i en Excel-fil som ingen äger, den som kom med den bästa idén undrar vad som hände med den, och en andra arbetsplats vill vara med.
Räcker Microsoft Forms eller en SharePoint-lista för medarbetarnas idéer?
Det räcker när ni ställer en fråga, till en grupp, en gång, och en person hinner läsa alla svar. En engångsinsamling inför en teamdag eller en kort enkät efter en processändring: det gör Forms bra.
En SharePoint-lista räcker längre. Ni kan lägga till en statuskolumn, ge granskarna egna vyer och bygga godkännanden i Power Automate. Driver ni det tillräckligt långt förvaltar ni till slut ett eget idéhanteringssystem, och dess framtid hänger på att den som byggde det stannar kvar i tjänsten.
Idéer växer ur formulär och listor vid ett ögonblick som går att känna igen:
- Svaren hopar sig utan ägare. Några hundra svar utan en överenskommen väg från ”inkommen” till ”beslutad” blir liggande.
- Idéerna behöver mer än ett steg. Sållning, en experts bedömning, poängsättning, beslut och genomförande är fem steg. Ett formulär har ett.
- De som skickat in undrar vad som hände. Forms bekräftar att svaret kom fram. Sedan ser den som skickade in ingenting, och nästa gång svarar färre.
- En andra arbetsplats, ett land eller ett språk till kommer in. Ett formulär per arbetsplats delar upp datan. En gemensam lista gör det oklart vem som beslutar vad.
- Ledningen frågar vad det gav. Att räkna rader är lätt. Att visa vad som genomfördes och vad det var värt är det inte.
- En del av personalen saknar Microsoft-konto. Butikspersonal, operatörer och chaufförer har ofta ingen jobbmejl alls.
När två eller tre av dessa stämmer har ni vuxit ur formuläret. Det är då man börjar leta efter ett riktigt idéverktyg.
Vad måste ett idéverktyg i Microsoft Teams klara?
Det måste låta folk skicka in och följa idéer utan att lämna Teams, logga in dem med det Microsoft-konto de redan har och samla granskning och beslut på ett ställe som också tar emot idéer från dem som inte sitter i Teams. Gå igenom tabellen med varje leverantör ni tittar på.
| Det här ska ni kontrollera | Varför det spelar roll | Så gör Hives |
|---|---|---|
| Skicka in och följa idéer i Teams | Att delta ska inte betyda att gå någon annanstans | Appen Hives.co ligger i sidofältet i Teams |
| Inloggning med Microsoft-jobbkontot | Bara era egna kommer in, och åtkomsten upphör med kontot | SSO för Microsoft i alla planer; SAML i Enterprise |
| En väg in för dem utanför Teams | Frontlinjen saknar ofta Teams-licens | En QR-kod, en länk, mobilappen eller en webbläsare |
| Ett arbetsflöde för alla vägar in | Idéer från Teams och från golvet behöver samma beslutsväg | Anpassade arbetsflöden i alla planer, beslut i Hives |
| Återkoppling till den som skickat in | Folk skickar en andra idé bara om de såg vad som hände med den första | Den som skickat in ser vilket steg idén ligger i |
| Var datan finns och vilka avtal som gäller | Inköp och dataskyddsombudet kommer att fråga | Hosting i EU, på Google Cloud i Tyskland som standard; personuppgiftsbiträdesavtal i avtalet |
| Ett pris som inte växer per användare | Nästa avdelning ska inte kräva en ny budget | Från 6 995 kr per månad, årsvis fakturering, inga avgifter per användare |
Vad gör Hives-appen för Microsoft Teams?
Den lägger Hives i sidofältet i Teams. Där skickar folk in idéer och synpunkter, går igenom vad kollegorna har skickat in och följer vilken idé som helst genom arbetsflödet, sina egna inräknade. Hives är ett idéhanteringsprogram för organisationer från ungefär 100 anställda till multinationella koncerner. Man börjar med en utmaning och bygger ut samma upplägg till fler arbetsplatser, länder och affärsområden.
- Sidofältet. Öppna Hives.co, skicka in en idé och gå tillbaka till chatten ni var i.
- En länk i en kanal. Lägg upp en insamlingslänk i en Teams-kanal, så kan alla i kanalen skicka in, vid skrivbordet eller i telefonen.
- Besluten i Hives. Granskning, prioritering och beslut sker i ett och samma arbetsflöde i Hives, oavsett hur idén kom in. Teams är dörren, inte platsen där besluten försvinner i en tråd.
Appen läggs till i fyra steg i Teams: öppna Appar, sök efter Hives.co, välj appen och klicka på Lägg till. Den fungerar i alla betalda Teams-planer; gratisversionen av Teams har inte stöd för appar. Sidan om Microsoft Teams visar appen, och hjälpartikeln har installationsstegen.
Core kostar 6 995 kr per månad med 2 administratörer och 500 deltagare, Pro 14 995 kr med 10 administratörer och upp till 10 000 deltagare, Enterprise 19 995 kr med 10+ administratörer, flera hives och SAML. Se priserna.
Hur fungerar inloggning med Microsoft-jobbkonton?
Folk loggar in med det Microsoft-jobbkonto de redan har, det som er IT-avdelning hanterar i Microsoft Entra ID. Det blir inget nytt lösenord, och åtkomsten upphör när kontot stängs. En administratör slår på Logga in med Microsoft i hivens inställningar, och samma reglage gäller inloggning inne i Teams.
- Hives matchar folk på deras inloggningsnamn i Microsoft. Släpper er hive bara in vissa e-postdomäner, kontrolleras domänen i det namnet.
- Gästkonton i Microsoft, till exempel partner som lagts till i era Teams, kan inte logga in med Microsoft. De kan använda ett annat sätt om er hive erbjuder ett och låter dem gå med.
- Ett Microsoft-konto tar ingen förbi er regel för vem som får gå med. Den är en egen inställning.
- Enterprise lägger till SAML för organisationer som vill ha enkel inloggning via sin egen identitetslösning.
Hur deltar frontlinjepersonal utan Teams-licens?
Via en QR-kod, en länk, Hives mobilapp eller en webbläsare. De loggar in med sitt Microsoft-konto om de har ett, annars med sin egen e-post. Deras idéer hamnar i samma insamling som de från Teams och går genom samma arbetsflöde.
Det här väger tyngre än någon Teams-funktion. En del organisationer ger frontlinjen en Microsoft 365-licens med Teams; många ger dem inget Microsoft-konto alls. Ett verktyg som bara fungerar i Teams utestänger dem som står närmast slöseriet, köerna och kunderna.
Hos Halfords kopplades Hives till de interna kommunikationsverktyg som kollegorna redan använde, så ingen behövde en ny inloggning. Fler än 1 000 engagerade kollegor i 400 butiker skickade in 515 idéer, och programmet gav 759 000 £ i affärsvärde på 6 månader. Linköpings kommun samlade in 200 idéer på 3 månader och minskade administrationstiden med 66 %. Hos VINCI Energies använder ett par tusen personer i affärsenheter i flera länder Hives för idéutmaningar.
Inloggningsfri åtkomst är bara ett alternativ för utmaningar som riktar sig utåt, till exempel till leverantörer eller invånare. För er egen personal börjar åtkomsten med inloggning. Guiden om frontlinjen tar upp affischer, skiftscheman och hur ni får med butikscheferna.
Vad kommer IT och Microsoft 365-administratören att fråga?
Oftast fyra saker: om appen är tillåten i er tenant, vilken data den läser, var datan lagras och vad som behöver driftsättas.
- Godkännande av appen. Er Teams-administratör kan behöva tillåta Hives.co-appen först. Den finns i Microsoft Teams-butiken och på AppSource, app-id WA200006670.
- Medgivande vid inloggning. Får medarbetarna inte godkänna nya appar själva ser de ett meddelande från Microsoft om att en administratör måste godkänna, och er Microsoft 365-administratör ger medgivande en gång för hela organisationen. Hives ber Microsoft bara om namn, e-postadress, inloggningsnamn och profilbild.
- Data från Teams-appen. I sina App Compliance-svar till Microsoft (augusti 2024) uppger Hives att Teams-appen behandlar namn och e-postadress, lagrar dem i Tyskland och sparar dem i mindre än 60 dagar efter att ett konto avslutats.
- Hosting. Kunddata lagras i EU, på Google Cloud i Tyskland som standard. Leverans på egen server (on-premise) finns på begäran. Ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) ingår i avtalet.
- Säkerhet. Hives.co:s säkerhet är uppsatt i linje med ISO 27001-standarden. Hives uppfyller GDPR fullt ut.
- Driftsättning. Inget att installera. Hives är en webbapp, så IT granskar åtkomst och identitet i stället för att rulla ut något.
- Facket. Har ni kollektivavtal kan införandet av ett nytt idéverktyg kräva förhandling enligt 11 § MBL innan beslutet fattas. Stäm av det med HR i god tid.
På säkerhetssidan finns hosting, inloggning och GDPR samlat.
När passar en annan sorts verktyg bättre?
När alla arbetar i Teams eller Viva Engage varje dag och ni vill samla idéerna inne i de samtalen passar ett verktyg som är byggt kring dem bättre. Sideways 6, ett Londonföretag grundat 2017, är byggt kring Microsoft Teams och Viva Engage och publicerar inte sina priser. Finns ingen i er organisation utanför Microsoft 365, och det viktigaste är att fånga idéerna i samtalet, sätt upp det på er kortlista. Jämförelsen Hives.co och Sideways 6 går igenom skillnaderna.
Stanna kvar i Forms om en fråga till ett team, en gång, är hela behovet. Betala för ett verktyg när idéerna behöver en väg, ett beslut och någon som svarar den som skickade in.
Kör en del av organisationen Google Workspace fungerar Hives där också, med inloggning via Google, Google Chat och ett tillägg för Dokument, Drive, Gmail och Kalkylark. Se sidan om Google Workspace.
Vanliga frågor
Kan vi driva idéhantering i Microsoft Teams utan ett annat verktyg?
För en liten engångsinsamling, ja: lägg ett formulär eller en SharePoint-lista som flik i en kanal. Ni får inget granskningsflöde, ingen återkoppling till dem som skickat in och ingen väg in för dem som saknar Teams.
Behöver Hives-appen en betald Teams-plan?
Ja. Gratisversionen av Teams har inte stöd för appar, så den som använder den deltar via en länk, en QR-kod, mobilappen eller en webbläsare.
Har Hives en integration med SharePoint eller Viva Engage?
Inte som en publicerad integration. Ni kan lägga en insamlingslänk var som helst där personalen läser, till exempel på en SharePoint-sida eller i en Viva Engage-community, och de loggar in med sitt Microsoft-konto när de öppnar den.
Kan vi använda både Microsoft Teams och Google Workspace?
Ja. Samma hive kan kopplas till kanaler i Microsoft Teams och utrymmen i Google Chat samtidigt. Idéer, arbetsflöden och rapporter är gemensamma; bara vägen in skiljer sig.
Uppfyller Hives GDPR?
Ja, fullt ut. Kunddata lagras i EU, ett personuppgiftsbiträdesavtal ingår i avtalet, och på begäran får ni hostingleverantören, regionen och den aktuella listan över underbiträden skriftligt.