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Kostenlose Ideenmanagement-Software 2026: 6 Optionen und wo sie aufhören

Sechs kostenlose Wege, Ideen von Mitarbeitenden zu sammeln, von Microsoft Forms bis Open Source: was sie können, wo sie aufhören und was Hives.co stattdessen kostet.

Aktualisiert Alexander Wennerberg8 Min. Lesezeit

Kurz zusammengefasst

Ideen von Mitarbeitenden lassen sich kostenlos sammeln. Microsoft Forms, Google Forms, der Free-Plan von Trello, der Free-Plan von Ideanote und Open-Source-Werkzeuge wie Fider und Decidim kosten 0 € Lizenzgebühr. Sie sind gut in der ersten Hälfte der Arbeit: Ideen hereinholen.

Die zweite Hälfte ist, sie zu beantworten. Jemand muss jede Idee lesen, entscheiden, was mit ihr passiert, und es der Person sagen, die sie eingereicht hat. Kostenlose Werkzeuge überlassen das einem Menschen mit einer Tabelle, und genau dort hören sie auf zu funktionieren. Ein Kasten, der nie antwortet, wird innerhalb weniger Monate still.

Wir sagen gleich, wo wir stehen. Hives.co ist nicht kostenlos. Es gibt keinen Free-Plan und keine kostenlose Testphase, und Core kostet 695 € im Monat bei jährlicher Abrechnung. Dieser Leitfaden ist trotzdem der, den wir einem Bekannten schicken würden, der fragt: welche kostenlosen Optionen es gibt, wofür sie taugen und woran Sie merken, dass Sie ihnen entwachsen sind.

Option Kosten Gut für Wo es aufhört
Microsoft Forms In Microsoft 365 enthalten Ein erster Test in einer Organisation mit Microsoft 365 Sammelt nur. Keine verantwortliche Person, keine Antwort, kein Status
Google Forms Kostenlos mit einem Google-Konto Derselbe Test mit Google Workspace oder ganz ohne Konto Wie Microsoft Forms
Trello (Free-Plan) Kostenlos, bis zu 10 Mitglieder pro Workspace Ein Team, das seine eigenen Ideen auf einem Board sortiert 10 Personen sind ein Team, kein Standort
Ideanote (Free-Plan) Kostenlos, bis zu 10 Nutzer, ohne Zeitlimit Ein echtes Ideenwerkzeug für einen kleinen Pilot 100 Ideen, 5 Sammlungen, 10 Nutzer
Fider Kostenlos selbst gehostet (AGPL-3.0) Feature-Wünsche und Feedback, wenn die IT es betreibt Für Produktfeedback gebaut, und Sie betreiben den Server
Decidim Kostenlos und Open Source Bürgerbeteiligung für Städte und Behörden Braucht Hosting und ein technisches Team

1. Microsoft Forms: kostenlos, wenn Sie Microsoft 365 schon bezahlen

Arbeitet Ihre Organisation mit Microsoft 365, haben Sie bereits einen kostenlosen Vorschlagskasten. Legen Sie ein Formular mit drei Fragen an (Was ist das Problem? Was ist Ihre Idee? Wo tritt es auf?), teilen Sie den Link, und die Antworten landen in Excel.

Es geht auch anonym. In den Einstellungen schalten Sie die Erfassung des Namens aus, dann kommen die Antworten ohne Namen an. Laut Microsofts eigener Hilfeseite lässt sich ein Formular auf Personen in der Organisation beschränken, wenn Sie ein Microsoft-365-Konto für Unternehmen oder Bildung haben.

Wo es aufhört: Ein Formular sammelt und sonst nichts. Niemand wird für eine Idee verantwortlich, die einreichende Person hört nie etwas, wenn ihr niemand von Hand schreibt, und niemand sonst sieht, was vorgeschlagen wurde. Das funktioniert, solange eine Person alles lesen und beantworten kann. Wenn diese Person in den Urlaub geht, tut es das Programm auch.

2. Google Forms: dasselbe bei Google

Google Forms erledigt dieselbe Aufgabe für Organisationen mit Google Workspace und funktioniert auch mit einem privaten Konto. Die Antworten landen in einer Google-Tabelle.

Für anonyme Ideen stellen Sie in den Einstellungen unter Antworten ein, dass keine E-Mail-Adressen erfasst werden. Prüfen Sie die Einstellung im eigenen Formular, denn Workspace-Konten können so eingestellt sein, dass sie Adressen erfassen.

Wo es aufhört: an derselben Stelle wie Microsoft Forms. Eine Tabelle voller Ideen ist keine Entscheidung. Das übliche Ende ist ein Tabellenblatt namens Ideen mit 200 Zeilen, eine Statusspalte, die ab etwa Zeile 40 niemand mehr ausgefüllt hat, und keiner weiß genau, wessen Aufgabe das war.

3. Der Free-Plan von Trello: ein Board für ein Team

Mit dem Free-Plan von Trello teilen sich bis zu 10 Mitglieder pro Workspace bis zu 10 Boards. Ein Board mit vier Spalten (Neu, Wird geprüft, In Arbeit, Erledigt) ist ein ehrlicher Ideenprozess für ein Team, und eine verschobene Karte ist eine sichtbare Antwort.

Wo es aufhört: bei 10 Mitgliedern. Das reicht für ein Team, das seine eigenen Ideen sortiert, aber nicht für einen Vorschlagskasten für einen ganzen Standort. Die bezahlten Pläne beginnen bei 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (Standard), und der Preis pro Nutzer steigt mit jeder Person, die Sie einladen.

4. Der Free-Plan von Ideanote: ein echtes Ideenwerkzeug, im Kleinformat

Unter den Ideenmanagement-Werkzeugen, die wir geprüft haben, hat Ideanote als einziges einen dauerhaften Free-Plan. Er umfasst bis zu 10 Nutzer, 100 Ideen, 5 Ideensammlungen und 10 KI-Credits im Monat, ohne Zeitlimit, mit fast allen Funktionen außer Audit-Log und Single Sign-on.

Wo es aufhört: Die Grenzen sind die eines Pilots. Eine gute erste Kampagne bringt schnell 100 Ideen von wenigen Personen. Der nächste Schritt, Scale, kostet 6 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, bis 50 Nutzer. Darüber beginnt Ultimate bei 899 $ im Monat für 100 Nutzer. Unser Preisvergleich rechnet verschiedene Größen durch.

5. Fider: Open Source, wenn die IT es betreibt

Fider ist ein Open-Source-Feedbackportal unter der Lizenz AGPL-3.0. Selbst gehostet ist es kostenlos; die Entwickler bieten mit Fider Cloud auch eine betriebene Version an. Nutzer stellen Vorschläge ein, andere stimmen ab, und Admins setzen einen Status.

Wo es aufhört: Fider wurde für Feature-Wünsche von Nutzern eines Produkts gebaut, und das merkt man. Es gibt keinen Bewertungsschritt, keine verantwortliche Person pro Idee und keine Nachverfolgung des Nutzens. Und kostenlos selbst gehostet heißt, dass Ihre IT den Server, die Updates, die Backups und die Sicherheit verantwortet.

6. Decidim: Open Source für Bürgerbeteiligung

Decidim ist kostenlose Open-Source-Software für Beteiligung und demokratische Mitbestimmung. Mehr als 500 Organisationen nutzen sie, darunter Barcelona, Helsinki und die Europäische Kommission. Sie bildet Vorschläge, Debatten, Abstimmungen und Bürgerhaushalte ab.

Wo es aufhört: Decidim ist für öffentliche Beteiligung gebaut, nicht für Ideen von Mitarbeitenden, und braucht Hosting und Menschen, die es einrichten können. Für eine Stadt mit einem Bürgerhaushalt kann es die richtige Antwort sein. Für eine Werksleitung, die Ideen aus der Nachtschicht will, ist es eine Menge Maschinerie.

Nicht kostenlos, aber nah dran: HYPE Boards (früher Viima) hat keinen Free-Plan. Es gibt eine 14-tägige Testphase des Pro-Plans, und Basic beginnt bei 79 $ im Monat.

Fünf Zeichen, dass Sie einem kostenlosen Werkzeug entwachsen sind

Für einen Test reichen kostenlose Werkzeuge. Das sind die Zeichen, dass der Test vorbei ist:

  1. Ideen warten länger als zwei Wochen auf eine Antwort. Menschen hören auf, Ideen einzureichen, wenn nichts zurückkommt. Genau deshalb verstaubt der Vorschlagskasten.
  2. Eine Person ist das System. Wenn das Programm stillsteht, sobald sie im Urlaub ist, ist es noch kein Programm.
  3. Wer keinen Schreibtisch hat, kann nicht mitmachen. Ein Formularlink in einer E-Mail erreicht kein Lager und keine Verkaufsfläche. Ein QR-Code an der Wand schon.
  4. Sie stoßen an die Grenze. 10 Mitglieder bei Trello, 10 Nutzer oder 100 Ideen bei Ideanote. Die Grenze kommt meist genau dann, wenn das Programm anfängt zu funktionieren.
  5. Jemand fragt, was es gebracht hat. Eine Tabelle kann Ideen zählen. Zu zeigen, welche umgesetzt wurden und was sie eingespart haben, fällt ihr schwer.

Was Hives.co kostet und was Sie dafür bekommen

Hives.co hat keinen Free-Plan und keine kostenlose Testphase. Sie können das Produkt in einer Demo von 30 Minuten sehen, und alle Preise stehen auf der Preisseite:

Plan Preis Manager Teilnehmer
Core 695 € im Monat 2 500
Pro 1.495 € im Monat 10 10.000
Enterprise 1.995 € im Monat 10+ Unbegrenzt

Alle Pläne werden jährlich abgerechnet, ohne Gebühren pro Nutzer. Eingetragene gemeinnützige Organisationen zahlen die Hälfte.

Das Geld kauft die zweite Hälfte der Arbeit. Ideen kommen per QR-Code, Handy oder Microsoft Teams. Die Anmeldung läuft über das Microsoft- oder Google-Arbeitskonto, das die Menschen schon haben. Jede Idee bekommt eine verantwortliche Person und eine Antwort, und eine Sammlung kann Ideen ohne Namen speichern, wenn das Thema es verlangt. Kundendaten werden in der EU gehostet.

Halfords hat in sechs Monaten 515 Ideen von Mitarbeitenden aus 400 Filialen gesammelt, mit 759.000 £ Geschäftswert. Das ist die Art Zahl, die eine Tabelle kaum zeigen kann.

Häufige Fragen

Gibt es kostenlose Ideenmanagement-Software?

Ja. Ideanote hat einen Free-Plan für bis zu 10 Nutzer und 100 Ideen, ohne Zeitlimit. Der Free-Plan von Trello reicht für bis zu 10 Mitglieder pro Workspace. Microsoft Forms und Google Forms funktionieren als kostenloser Vorschlagskasten, und Fider und Decidim sind Open Source. Alle sammeln Ideen gut. Keines sorgt dafür, dass jede Idee eine Antwort bekommt, und genau das hält Menschen beim Einreichen.

Gibt es Ideenmanagement als Open Source?

Ja. Fider (AGPL-3.0) ist ein Open-Source-Feedbackportal für Vorschläge und Feature-Wünsche, selbst gehostet kostenlos. Decidim ist Open-Source-Software für Beteiligung, die mehr als 500 Organisationen nutzen, darunter Barcelona und Helsinki, vor allem für Bürgerbeteiligung. Beide brauchen jemanden, der sie betreibt und pflegt.

Kann ich kostenlos einen anonymen Vorschlagskasten einrichten?

Ja. In Microsoft Forms schalten Sie in den Einstellungen die Erfassung des Namens aus. In Google Forms stellen Sie unter den Einstellungen für Antworten ein, dass keine E-Mail-Adressen erfasst werden. Beides liefert anonyme Ideen in einer Tabelle. Was beides nicht liefert, ist ein Weg, einer anonymen Person zu antworten. Sagen Sie also von Anfang an, wo die Antworten veröffentlicht werden.

Hat Hives.co einen Free-Plan oder eine kostenlose Testphase?

Nein. Hives.co hat keinen Free-Plan und keine kostenlose Testphase. Die Preise sind veröffentlicht: Core kostet 695 € im Monat, Pro 1.495 € und Enterprise 1.995 €, bei jährlicher Abrechnung und ohne Gebühren pro Nutzer. Sie können das Produkt in einer Demo von 30 Minuten sehen, und eingetragene gemeinnützige Organisationen erhalten 50 % auf alle Pläne.

Wann lohnt es sich, für Ideenmanagement zu bezahlen?

Wenn das Beantworten von Ideen zur Teilzeitaufgabe für jemanden geworden ist. Kommen Ideen aus mehreren Teams, Standorten oder Schichten, sollen Menschen ohne Schreibtisch mitmachen, oder will jemand wissen, was das Programm gebracht hat, dann kostet ein bezahltes Werkzeug meist weniger als die Zeit, die eine Tabelle am Leben hält.

Nächste Schritte

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Quellen

Alle geprüft am 10. November 2026.

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