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Logiciel de gestion des idées gratuit en 2026 : 6 options et leurs limites

Six façons gratuites de collecter les idées des collaborateurs en 2026, de Microsoft Forms à l'open source : ce qu'elles font bien, où elles s'arrêtent et ce que coûte Hives.co.

Mis à jour Alexander Wennerberg9 min de lecture

En bref

On peut collecter les idées des collaborateurs sans rien payer. Microsoft Forms, Google Forms, l’offre gratuite de Trello, l’offre gratuite d’Ideanote et des outils open source comme Fider et Decidim coûtent 0 € de licence. Ils sont bons pour la première moitié du travail : faire entrer les idées.

La seconde moitié, c’est d’y répondre. Quelqu’un doit lire chaque idée, décider de sa suite et le dire à la personne qui l’a proposée. Les outils gratuits laissent ce travail à une personne et à un tableur, et c’est là qu’ils cessent de fonctionner. Une boîte à idées qui ne répond jamais se tait en quelques mois.

Disons d’emblée où nous nous situons. Hives.co n’est pas gratuit. Il n’y a ni offre gratuite ni essai gratuit, et Core coûte 695 € par mois, facturés à l’année. Ce guide reste celui que nous enverrions à un ami qui nous poserait la question : quelles sont les options gratuites, à quoi sert chacune, et à quels signes on voit qu’on les a dépassées.

Option Coût Bon pour Où ça s’arrête
Microsoft Forms Inclus dans Microsoft 365 Un premier test dans une organisation équipée de Microsoft 365 Collecte seulement. Pas de responsable, pas de réponse, pas de statut
Google Forms Gratuit avec un compte Google Le même test sous Google Workspace, ou sans compte du tout Comme Microsoft Forms
Trello (offre gratuite) Gratuit, jusqu’à 10 collaborateurs par espace de travail Une équipe qui trie ses propres idées sur un tableau 10 personnes font une équipe, pas un site
Ideanote (offre gratuite) Gratuit, jusqu’à 10 utilisateurs, sans limite de durée Un vrai outil de gestion des idées pour un petit pilote 100 idées, 5 collectes, 10 utilisateurs
Fider Gratuit en auto-hébergement (AGPL-3.0) Demandes de fonctionnalités et retours, si la DSI l’héberge Conçu pour les retours produit, et le serveur est à vous
Decidim Gratuit et open source Participation citoyenne pour les villes et les administrations Demande un hébergement et une équipe technique

1. Microsoft Forms : gratuit si vous payez déjà Microsoft 365

Si votre organisation fonctionne sous Microsoft 365, vous avez déjà une boîte à idées gratuite. Créez un formulaire de trois questions (quel est le problème, quelle est votre idée, où cela se passe-t-il), partagez le lien, et les réponses arrivent dans Excel.

Elle peut être anonyme. Dans les paramètres, désactivez l’enregistrement du nom et les réponses arrivent sans nom. La page d’aide de Microsoft précise que la restriction d’un formulaire aux personnes de l’organisation est disponible pour les comptes Microsoft 365 entreprise et éducation.

Où ça s’arrête : un formulaire collecte, et rien d’autre. Personne n’est responsable d’une idée, la personne qui l’a proposée n’a aucune nouvelle si personne ne lui écrit à la main, et personne d’autre ne voit ce qui a été proposé. Cela tient tant qu’une seule personne peut tout lire et tout répondre. Quand elle part en vacances, le programme aussi.

2. Google Forms : la même chose, chez Google

Google Forms fait le même travail pour les organisations sous Google Workspace, et fonctionne aussi avec un compte personnel gratuit. Les réponses arrivent dans une feuille Google Sheets.

Pour des idées anonymes, allez dans les paramètres des réponses et choisissez de ne pas collecter les adresses e-mail. Vérifiez ce réglage sur votre propre formulaire, car les comptes Workspace peuvent être configurés pour collecter les adresses.

Où ça s’arrête : au même endroit que Microsoft Forms. Un tableur plein d’idées n’est pas une décision. La fin habituelle, c’est un onglet Idées de 200 lignes, une colonne Statut que plus personne ne remplit depuis la ligne 40, et personne ne sait vraiment qui devait s’en occuper.

3. L’offre gratuite de Trello : un tableau pour une équipe

L’offre gratuite de Trello permet à 10 collaborateurs par espace de travail de partager jusqu’à 10 tableaux. Un tableau à quatre colonnes (Nouveau, À l’étude, En cours, Fait) est un circuit d’idées honnête pour une équipe, et déplacer une carte est une réponse visible.

Où ça s’arrête : à 10 collaborateurs. C’est assez pour une équipe qui trie ses propres idées, pas pour une boîte à idées ouverte à tout un site. Les offres payantes commencent à 5 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle (Standard), et le prix par utilisateur grimpe avec chaque personne invitée.

4. L’offre gratuite d’Ideanote : un vrai outil, en petit format

Parmi les outils de gestion des idées que nous avons examinés, Ideanote est celui qui propose une offre gratuite permanente. Elle couvre jusqu’à 10 utilisateurs, 100 idées, 5 collectes d’idées et 10 crédits IA par mois, sans limite de durée, avec presque toutes les fonctions sauf le journal d’audit et l’authentification unique (SSO).

Où ça s’arrête : ce sont les limites d’un pilote. Un bon premier défi peut apporter 100 idées de quelques personnes. L’étape suivante, Scale, coûte 6 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle, jusqu’à 50 utilisateurs. Au-delà, Ultimate commence à 899 $ par mois pour 100 utilisateurs. Notre comparatif des prix fait le calcul pour plusieurs tailles.

5. Fider : open source, si la DSI l’héberge

Fider est un portail de retours open source sous licence AGPL-3.0. L’auto-hébergement est gratuit ; ses créateurs proposent aussi Fider Cloud, une version hébergée. Les utilisateurs publient des suggestions, d’autres votent, et les administrateurs indiquent un statut.

Où ça s’arrête : Fider a été conçu pour les demandes de fonctionnalités des utilisateurs d’un produit, et cela se voit. Il n’y a pas d’étape d’évaluation, pas de responsable par idée et pas de suivi de la valeur. Et gratuit en auto-hébergement veut dire que votre DSI a la charge du serveur, des mises à jour, des sauvegardes et de la sécurité.

6. Decidim : open source pour la participation citoyenne

Decidim est un logiciel libre et gratuit de participation et de gouvernance démocratique. Plus de 500 organisations l’utilisent, dont Barcelone, Helsinki et la Commission européenne. Il gère propositions, débats, votes et budgets participatifs.

Où ça s’arrête : il est conçu pour la participation du public, pas pour les idées des collaborateurs, et il faut l’héberger et des personnes capables de le configurer. Pour une ville qui lance un budget participatif, ce peut être la bonne réponse. Pour un directeur d’usine qui veut les idées de l’équipe de nuit, c’est beaucoup de machinerie.

Pas gratuit, mais presque : HYPE Boards (anciennement Viima) n’a pas d’offre gratuite. Il propose un essai de 14 jours de l’offre Pro, et Basic commence à 79 $ par mois.

Cinq signes que vous avez dépassé un outil gratuit

Pour un test, les outils gratuits suffisent. Voici les signes que le test est terminé :

  1. Les idées attendent plus de deux semaines une réponse. On cesse de proposer des idées quand rien ne revient. C’est toute la raison pour laquelle une boîte à idées ne fonctionne pas.
  2. Une seule personne est le système. Si le programme s’arrête quand elle est en vacances, ce n’est pas encore un programme.
  3. Ceux qui n’ont pas de bureau ne peuvent pas participer. Un lien vers un formulaire dans un e-mail n’atteint ni l’entrepôt ni la surface de vente. Un QR code au mur, si.
  4. Vous atteignez le plafond. 10 collaborateurs sur Trello, 10 utilisateurs ou 100 idées sur Ideanote. Le plafond arrive en général juste quand le programme commence à marcher.
  5. Quelqu’un demande ce que cela a rapporté. Un tableur sait compter les idées. Montrer lesquelles ont été mises en œuvre et ce qu’elles ont fait gagner, beaucoup moins.

Ce que coûte Hives.co, et ce que vous obtenez

Hives.co n’a ni offre gratuite ni essai gratuit. Vous pouvez voir le produit lors d’une démo de 30 minutes, et tous les prix sont sur la page tarifs :

Offre Prix Managers Contributeurs
Core 695 € par mois 2 500
Pro 1 495 € par mois 10 10 000
Enterprise 1 995 € par mois 10+ Illimité

Toutes les offres sont facturées à l’année, sans frais par utilisateur. Les associations et fondations paient moitié prix.

Ce que l’argent achète, c’est la seconde moitié du travail. Les idées arrivent par QR code, téléphone ou Microsoft Teams. On se connecte avec le compte professionnel Microsoft ou Google qu’on a déjà. Chaque idée a un responsable et une réponse, et une collecte peut enregistrer les idées sans nom quand le sujet l’exige. Les données clients sont hébergées dans l’UE.

Halfords a collecté 515 idées auprès de collègues de 400 magasins en six mois, pour 759 000 £ de valeur business. C’est le genre de chiffre qu’un tableur a du mal à montrer.

Questions fréquentes

Existe-t-il un logiciel de gestion des idées gratuit ?

Oui. Ideanote propose une offre gratuite jusqu’à 10 utilisateurs et 100 idées, sans limite de durée. L’offre gratuite de Trello couvre jusqu’à 10 collaborateurs par espace de travail. Microsoft Forms et Google Forms servent de boîte à idées gratuite, et Fider et Decidim sont open source. Tous collectent bien les idées. Aucun ne garantit que chaque idée reçoive une réponse, et c’est ce qui donne envie d’en proposer d’autres.

Existe-t-il un logiciel de gestion des idées open source ?

Oui. Fider (AGPL-3.0) est un portail de retours open source pour les suggestions et les demandes de fonctionnalités, gratuit en auto-hébergement. Decidim est un logiciel libre de participation utilisé par plus de 500 organisations, dont Barcelone et Helsinki, surtout pour la participation citoyenne. Les deux demandent quelqu’un pour les héberger et les maintenir.

Peut-on créer une boîte à idées anonyme gratuitement ?

Oui. Dans Microsoft Forms, désactivez l’enregistrement du nom dans les paramètres. Dans Google Forms, choisissez de ne pas collecter les adresses e-mail dans les paramètres des réponses. Les deux donnent des idées anonymes dans un tableur. Ce qu’ils ne donnent pas, c’est un moyen de répondre à une personne anonyme : annoncez dès le départ où les réponses seront publiées.

Hives.co propose-t-il une offre gratuite ou un essai gratuit ?

Non. Hives.co n’a ni offre gratuite ni essai gratuit. Les prix sont publiés : Core coûte 695 € par mois, Pro 1 495 € et Enterprise 1 995 €, facturés à l’année et sans frais par utilisateur. Vous pouvez voir le produit lors d’une démo de 30 minutes, et les associations bénéficient de 50 % de remise sur toutes les offres.

Quand vaut-il la peine de payer un logiciel de gestion des idées ?

Quand répondre aux idées est devenu un travail à temps partiel pour quelqu’un. Si les idées viennent de plusieurs équipes, sites ou équipes postées, si des personnes sans bureau doivent participer, ou si quelqu’un veut savoir ce que le programme a rapporté, un outil payant coûte en général moins que le temps passé à faire vivre un tableur.

Prochaines étapes

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Sources

Toutes vérifiées le 10 novembre 2026.

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