Die 5S-Methode ist ein Vorgehen, mit dem ein Arbeitsplatz so organisiert wird, dass alles Nötige an seinem Platz ist, nichts Unnötiges im Weg steht und Probleme sofort sichtbar werden. Die fünf Schritte heißen Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin. Die Methode stammt aus der japanischen Fertigung und ist eines der ersten Werkzeuge, mit denen Unternehmen in das Lean Management einsteigen.
5S klingt nach Aufräumen. Ist es aber nicht. Aufgeräumt wird vor einem Besuch. Bei 5S geht es darum, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sofort auffällt, wenn etwas fehlt, kaputt ist oder am falschen Ort liegt, und ihn ohne großen Hausputz jeden Monat so zu halten.
Was bedeutet 5S? Die 5S-Regeln
Die fünf S stehen für fünf japanische Wörter. Auf Deutsch werden sie meist mit Wörtern übersetzt, die ebenfalls mit S beginnen.
| Schritt | Japanisch | Was er bedeutet | Die Frage dazu |
|---|---|---|---|
| 1. Sortieren | Seiri | Alles entfernen, was für die Arbeit nicht gebraucht wird | Nutzen wir das? Wie oft? |
| 2. Systematisieren (auch: Setzen) | Seiton | Allem einen festen, markierten Platz geben, nah am Einsatzort | Findet jeder es in 30 Sekunden und sieht, wenn es fehlt? |
| 3. Säubern | Seiso | Reinigen und dabei prüfen | Was ist schmutzig, undicht, verschlissen oder kaputt? |
| 4. Standardisieren | Seiketsu | Den vereinbarten Zustand festhalten und sichtbar machen, damit jede Schicht gleich arbeitet | Wie sieht gut aus, und ist das vor Ort zu sehen? |
| 5. Selbstdisziplin (auch: Sustain, Sicherstellen) | Shitsuke | Zur Gewohnheit machen, mit kurzen, regelmäßigen Prüfungen | Wer prüft, wie oft, und was passiert mit dem Ergebnis? |
Die ersten drei Schritte verändern den Arbeitsplatz. Die letzten beiden verhindern, dass die Veränderung verblasst, und genau sie werden am häufigsten ausgelassen.
Wie führen Sie die 5S-Methode ein? Schritt für Schritt
Beginnen Sie mit einem Bereich: einem Arbeitsplatz, einer Linie, einem Lager oder einer Instandhaltungswerkstatt. Beziehen Sie die Menschen ein, die dort arbeiten; 5S, das einem Team übergestülpt wird, hält selten.
- Fotos vor dem Start machen. Sie zeigen später den Fortschritt und helfen bei Diskussionen darüber, was vorher da war.
- Sortieren mit roten Karten. Alles, was vielleicht nicht gebraucht wird, bekommt eine rote Karte. Markierte Dinge kommen für eine feste Zeit, etwa zwei Wochen, in einen Sammelbereich. Was niemand vermisst, wird umgelagert, verkauft oder entsorgt.
- Systematisieren. Ordnen Sie nach Häufigkeit: täglich Benötigtes in Griffweite, wöchentlich Benötigtes in der Nähe, Seltenes im Lager. Nutzen Sie Schattenbretter, Bodenmarkierungen, Etiketten und Farbcodes, damit jedes Teil einen eindeutigen Platz hat.
- Säubern. Reinigen Sie alles und verstehen Sie Reinigen als Prüfen. Eine saubere Maschine zeigt Leckagen, Risse und lose Teile, die der Schmutz verdeckt hat. Legen Sie fest, wer was wie oft reinigt.
- Standardisieren. Machen Sie aus dem Ergebnis einen einfachen Standard: ein Foto des Sollzustands, eine kurze Checkliste, einen Reinigungsplan. Hängen Sie ihn dort auf, wo gearbeitet wird.
- Selbstdisziplin. Führen Sie kurze, regelmäßige Audits mit der Checkliste unten durch, zeigen Sie das Ergebnis an der Bereichstafel und handeln Sie nach dem, was das Audit findet. Lassen Sie das Audit abwechselnd von verschiedenen Personen machen, damit alle den Standard sehen lernen.
Planen Sie zwei bis vier Wochen für den ersten Bereich ein. Danach führen die meisten Teams 5S Bereich für Bereich ein, statt im ganzen Werk auf einmal.
Wie sieht die 5S-Methode in der Praxis aus? Ein Beispiel
Hier ein typisches Beispiel aus einer Instandhaltungswerkstatt, vereinfacht.
Vor 5S geht viel Zeit mit der Suche nach Werkzeug verloren, und drei Kollegen haben eigene Sätze, weil die gemeinsamen nie da sind, wo sie sein sollten. Sortieren: Das Team markiert in einer Woche 140 Teile mit roten Karten; 90 vermisst niemand, sie werden entfernt, darunter kaputtes Werkzeug und Teile für Maschinen, die das Werk nicht mehr hat. Systematisieren: Das verbleibende Werkzeug kommt nach Art der Arbeit auf Schattenbretter, das meistgenutzte an die Werkbank. Säubern: Beim Reinigen findet das Team ein Ölleck an einem Kompressor, das unter dem Schmutz unbemerkt geblieben war. Standardisieren: Ein Foto jedes Bretts und ein Reinigungsplan auf einer Seite hängen an der Wand. Selbstdisziplin: Jeden Freitag ein Audit von fünf Minuten, jede Woche von einer anderen Person.
Die Pointe des Beispiels ist das Leck. Bei 5S geht es nicht ums Aussehen; die Methode macht Probleme früh sichtbar, wenn sie noch günstig zu beheben sind.
Was ist der Unterschied zwischen 5S und 6S?
6S ergänzt ein sechstes S, Sicherheit (Safety). In jedem Bereich sucht das Team zusätzlich nach Gefahren: Stolperstellen, verstellte Notausgänge, fehlende Schutzvorrichtungen, falsch gelagerte Chemikalien. Manche Unternehmen bevorzugen 6S, weil Sicherheit so ausdrücklich Teil jedes Audits wird.
Andere sagen, Sicherheit gehört ohnehin in jeden Schritt: Sortieren beseitigt Stolperfallen, Systematisieren hält Ausgänge frei, und beim Säubern fallen Leckagen auf. Beide Sichtweisen funktionieren. Wichtig ist, dass Sicherheit geprüft wird, nicht ob sie einen eigenen Buchstaben hat.
Eine 5S-Audit-Checkliste
Ein 5S-Audit ist ein kurzer Rundgang durch den Bereich mit einer Checkliste, jedes Mal gleich bewertet. Halten Sie es so kurz, dass es in fünf bis zehn Minuten erledigt ist. Bewerten Sie jede Zeile von 0 (gar nicht) bis 4 (vollständig, jedes Mal).
| Schritt | Prüfpunkt |
|---|---|
| Sortieren | Im Bereich ist nur, was für die Arbeit gebraucht wird |
| Es gibt kein ungenutztes Werkzeug, Material oder Gerät | |
| Aushänge zeigen nur aktuelle Informationen | |
| Systematisieren | Jedes Teil hat einen markierten, beschrifteten Platz |
| Die Teile sind an ihrem Platz, oder es ist erkennbar, wo sie sind | |
| Wege, Notausgänge und Sicherheitsausrüstung sind frei und markiert | |
| Säubern | Böden, Maschinen und Arbeitsplätze sind sauber |
| Reinigungsmittel sind vorhanden und an ihrem Platz | |
| Leckagen, Schäden und Verschleiß sind gemeldet und markiert | |
| Standardisieren | Ein Foto oder Standard zeigt den Sollzustand |
| Der Reinigungsplan ist aktuell und wird eingehalten | |
| Alle im Bereich kennen den Standard | |
| Selbstdisziplin | Audits finden nach Plan statt |
| Maßnahmen aus dem letzten Audit sind abgeschlossen | |
| Das Ergebnis hängt im Bereich aus und wird besprochen |
Verfolgen Sie das Ergebnis über die Zeit, statt einer perfekten Zahl nachzujagen. Ein sinkender Wert ist eine nützliche Information: Etwas hat sich verändert, und das Team sollte herausfinden, was. Eine ähnliche Checkliste für den ganzen Shopfloor finden Sie in unserer Gemba-Walk-Checkliste.
Was sind die häufigsten Fehler bei 5S?
- 5S als Aufräumtag sehen. Eine einmalige Aktion ohne Standards und Audits ist nach wenigen Wochen vergessen.
- Über die Köpfe hinweg einführen. Wenn Außenstehende festlegen, wo alles hinkommt, räumt das Team, das dort arbeitet, es zurück.
- Nach drei Schritten aufhören. Standardisieren und Selbstdisziplin entscheiden, ob 5S hält.
- Überall Etiketten, nirgends Nachdenken. Ziel ist nicht, jede Schublade zu beschriften. Ziel ist, dass jeder auf einen Blick sieht, ob der Bereich im Sollzustand ist.
- Audits ohne Folgen. Wenn Befunde nie zu einer Maßnahme führen, nimmt niemand die Audits mehr ernst. Jeder Befund braucht eine verantwortliche Person.
- Nur in der Produktion. 5S funktioniert auch im Büro, im Labor, im Lager und in geteilten Ordnern. Die Schritte sind dieselben.
Wie hängen 5S, Kaizen und der PDCA-Zyklus zusammen?
5S ist oft der erste Schritt in einem Kaizen- oder KVP-Programm, weil es schnelle, sichtbare Ergebnisse bringt und Teams lehrt, Verschwendung zu sehen. Jedes 5S-Audit ist zugleich ein kleiner PDCA-Zyklus: den Bereich mit dem Standard vergleichen, die Ursache einer Abweichung finden, sie beheben und den Standard bei Bedarf anpassen.
Audits und die tägliche Arbeit bringen laufend kleine Probleme und Ideen hervor: ein besserer Platz für ein Werkzeug, eine fehlende Schutzvorrichtung, ein Etikett, das die Nachtschicht verwirrt. Der Wert von 5S hängt davon ab, ob sie behoben werden. In Hives reichen alle eine Verbesserung in etwa zwei Minuten vom Handy oder über einen QR-Code an der Wand ein, eine Führungskraft kann sie zuweisen, und alle sehen, was daraus geworden ist. Unser Leitfaden zur mitarbeitergetriebenen kontinuierlichen Verbesserung zeigt, wie die Ideen weiter kommen.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die 5S-Regeln?
Sortieren (Seiri), Systematisieren (Seiton), Säubern (Seiso), Standardisieren (Seiketsu) und Selbstdisziplin (Shitsuke). Sie entfernen Unnötiges, geben allem einen festen Platz, reinigen und prüfen, halten den Standard fest und sichern ihn mit regelmäßigen Audits.
Woher kommt die 5S-Methode?
5S stammt aus der japanischen Fertigung, wo die Methode zusammen mit dem Toyota-Produktionssystem entstand. Außerhalb Japans wurde sie in den 1990er-Jahren bekannt, unter anderem durch Hiroyuki Hiranos Buch 5 Pillars of the Visual Workplace, das 1995 auf Englisch erschien.
Was ist die 6S-Methode?
6S ist 5S mit einem sechsten Schritt, Sicherheit. Jeder Bereich wird zusätzlich auf Gefahren wie verstellte Ausgänge oder fehlende Schutzvorrichtungen geprüft. Viele Unternehmen erreichen dasselbe, indem sie Sicherheitsprüfungen in die fünf Schritte aufnehmen.
Welche Beispiele gibt es für die 5S-Methode?
Typische Beispiele sind Schattenbretter für Werkzeug in der Werkstatt, Bodenmarkierungen für Stellplätze im Lager, beschriftete Fächer für Verbrauchsmaterial an der Linie, ein Foto des Sollzustands am Arbeitsplatz und im Büro eine klare Ordnerstruktur auf dem gemeinsamen Laufwerk.
Funktioniert 5S auch im Büro?
Ja. 5S funktioniert an jedem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz: in Lagern, Werkstätten, Laboren, Krankenhäusern, Büros und sogar in geteilten Ordnern am Computer. Die Schritte bleiben gleich; nur das, was sortiert und abgelegt wird, ändert sich.
Wie oft sollte ein 5S-Audit stattfinden?
Die meisten Teams machen wöchentlich ein kurzes Audit pro Bereich und monatlich oder quartalsweise ein gründlicheres mit jemandem aus einem anderen Bereich. Kurz und regelmäßig schlägt lang und selten.
Quellen
- Hiroyuki Hirano, 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation, Productivity Press, 1995