5S är en metod för att organisera en arbetsplats så att allt som behövs finns på sin plats, inget onödigt står i vägen och problem syns direkt. De fem stegen är sortera, systematisera, städa, standardisera och skapa vana. Metoden kommer från japansk tillverkning och är ett av de första verktygen de flesta företag använder när de börjar med lean.
5S låter som att röja upp. Det är det inte. Att röja upp gör man inför ett besök. 5S handlar om att bygga en arbetsplats där det syns direkt när något saknas, är trasigt eller ligger på fel ställe, och att hålla den så utan storstädning varje månad.
Vad står 5S för?
De fem S:en kommer från fem japanska ord. På svenska översätts de oftast med ord som också börjar på S.
| Steg | Japanska | Vad det betyder | Frågan att ställa |
|---|---|---|---|
| 1. Sortera | Seiri | Ta bort allt som inte behövs för arbetet | Använder vi det här? Hur ofta? |
| 2. Systematisera | Seiton | Ge allt en fast, märkt plats, nära där det används | Kan vem som helst hitta det på 30 sekunder och se när det saknas? |
| 3. Städa | Seiso | Gör rent och inspektera medan ni gör rent | Vad är smutsigt, läcker, är slitet eller trasigt? |
| 4. Standardisera | Seiketsu | Skriv ner och visa det överenskomna sättet, så att alla skift gör lika | Hur ser bra ut, och visas det på plats? |
| 5. Skapa vana | Shitsuke | Gör det till en vana, med korta, regelbundna kontroller | Vem kontrollerar, hur ofta, och vad händer med det de hittar? |
De tre första stegen förändrar arbetsplatsen. De två sista hindrar förändringen från att blekna, och det är dem man oftast hoppar över.
Hur inför ni 5S, steg för steg?
Börja med ett område: en arbetsstation, en linje, ett förråd eller en underhållsverkstad. Ta med dem som jobbar där; 5S som görs åt ett team håller sällan.
- Ta bilder innan ni börjar. De visar framstegen senare och hjälper till att avgöra diskussioner om vad som fanns där.
- Sortera med röda lappar. Sätt en röd lapp på allt som kanske inte behövs. Märkta saker flyttas till en uppsamlingsplats under en bestämd tid, till exempel två veckor. Det ingen frågar efter flyttas, säljs eller slängs.
- Systematisera. Placera saker efter hur ofta de används: dagligen inom räckhåll, varje vecka i närheten, sällan i förrådet. Använd skuggtavlor, golvmarkeringar, etiketter och färgkoder så att varje sak har en självklar plats.
- Städa. Gör rent överallt, och se städningen som en inspektion. En ren maskin visar läckor, sprickor och lösa delar som smutsen dolde. Bestäm vem som städar vad, och hur ofta.
- Standardisera. Gör om resultatet till en enkel standard: ett foto av hur området ska se ut, en kort checklista, ett städschema. Sätt upp den där arbetet görs.
- Skapa vana. Gör korta, regelbundna revisioner med checklistan nedan, visa resultatet på områdets tavla och agera på det revisionen hittar. Låt olika personer göra revisionen, så att alla lär sig se standarden.
Räkna med två till fyra veckor för det första området. Därefter sprider de flesta team 5S ett område i taget, i stället för på hela anläggningen på en gång.
Hur ser 5S ut i praktiken?
Här är ett typiskt exempel från en underhållsverkstad, förenklat.
Före 5S går mycket tid åt till att leta efter verktyg, och tre personer har egna uppsättningar eftersom de gemensamma aldrig ligger där de ska. Sortera: teamet sätter röda lappar på 140 saker på en vecka; 90 frågar ingen efter, och de tas bort, bland annat trasiga verktyg och delar till maskiner som anläggningen inte längre har. Systematisera: de verktyg som är kvar hamnar på skuggtavlor efter typ av jobb, med de mest använda vid arbetsbänken. Städa: under städningen hittar teamet en oljeläcka på en kompressor som inte märkts under smutsen. Standardisera: ett foto av varje tavla och ett städschema på en sida sitter på väggen. Skapa vana: en revision på fem minuter varje fredag, som görs av en ny person varje vecka.
Poängen med exemplet är läckan. 5S handlar inte om att se snyggt ut; det gör problem synliga tidigt, när de är billiga att åtgärda.
Vad är skillnaden mellan 5S och 6S?
6S lägger till ett sjätte S, säkerhet (safety). I varje område letar teamet också efter risker: snubbelrisker, blockerade nödutgångar, saknade skydd, felförvarade kemikalier. En del företag föredrar 6S eftersom det gör säkerheten till en uttalad del av varje revision.
Andra menar att säkerheten redan hör hemma i varje steg: sorteringen tar bort skräp folk snubblar på, systematiseringen håller utgångar fria och städningen visar läckor. Båda synsätten fungerar. Det viktiga är att säkerheten kontrolleras, inte om den har en egen bokstav.
En checklista för 5S-revision
En 5S-revision är en kort runda genom området med en checklista, som poängsätts på samma sätt varje gång. Håll den så kort att den går på fem till tio minuter. Ge varje rad 0 (inte alls) till 4 (helt, varje gång).
| Steg | Kontroll |
|---|---|
| Sortera | Bara saker som behövs för arbetet finns i området |
| Det finns inga oanvända verktyg, material eller utrustning | |
| Anslagstavlor har bara aktuell information | |
| Systematisera | Varje sak har en märkt plats |
| Sakerna står på sin plats, eller det syns var de är | |
| Gångar, nödutgångar och säkerhetsutrustning är fria och märkta | |
| Städa | Golv, maskiner och arbetsstationer är rena |
| Städmaterial finns och står på sin plats | |
| Läckor, skador och slitage är rapporterade och märkta | |
| Standardisera | Ett foto eller en standard visar hur området ska se ut |
| Städschemat är aktuellt och följs | |
| Alla i området känner till standarden | |
| Skapa vana | Revisionerna görs enligt schema |
| Åtgärderna från förra revisionen är klara | |
| Resultatet visas i området och diskuteras |
Följ resultatet över tid i stället för att jaga en perfekt siffra. Ett sjunkande resultat är nyttig information: något har ändrats, och teamet bör ta reda på vad. För en liknande checklista för hela fabriksgolvet, se vår checklista för gemba walk.
Vilka är de vanligaste misstagen med 5S?
- Att se det som en städdag. En engångsröjning utan standarder och revisioner är tillbaka som förut inom några veckor.
- Att göra det åt folk, inte med dem. Om utomstående bestämmer var allt ska stå flyttar teamet som jobbar där tillbaka det.
- Att sluta efter de tre första stegen. Standardisera och skapa vana är där 5S lyckas eller misslyckas.
- Etiketter överallt, tanke ingenstans. Målet är inte att märka varje låda. Målet är att vem som helst ska se direkt om området är som det ska.
- Revisioner som ingen agerar på. Om avvikelser aldrig leder till en åtgärd slutar folk ta revisionerna på allvar. Varje avvikelse behöver en ägare.
- Bara i produktionen. 5S fungerar på kontor, i labb, på lager och i delade mappar också. Stegen är desamma.
Hur hänger 5S ihop med kaizen och PDCA?
5S är ofta första steget i ett kaizenarbete, eftersom det ger snabba, synliga resultat och lär team att se slöseri. Varje 5S-revision är också ett litet PDCA-varv: kontrollera området mot standarden, hitta orsaken till en avvikelse, åtgärda den och justera standarden vid behov.
Revisioner och det dagliga arbetet ger hela tiden små problem och idéer: en bättre plats för ett verktyg, ett skydd som saknas, en etikett som förvirrar nattskiftet. Värdet av 5S beror på om de blir åtgärdade. I Hives kan alla skicka in en förbättring på ungefär två minuter från mobilen eller via en QR-kod på väggen, en chef kan tilldela den, och alla kan se vad som hände med den. Vår guide om medarbetardriven ständig förbättring går igenom hur ni får idéerna att fortsätta komma.
Vanliga frågor
Vilka är stegen i 5S?
Sortera (seiri), systematisera (seiton), städa (seiso), standardisera (seiketsu) och skapa vana (shitsuke). Ni tar bort det som inte behövs, ger allt en fast plats, gör rent och inspekterar, skriver ner standarden och håller den med regelbundna revisioner.
Var kommer 5S ifrån?
5S kommer från japansk tillverkning, där metoden växte fram tillsammans med Toyotas produktionssystem. Den blev känd utanför Japan på 1990-talet, bland annat genom Hiroyuki Hiranos bok 5 Pillars of the Visual Workplace, som kom på engelska 1995.
Vad är skillnaden mellan 5S och 6S?
6S lägger till säkerhet som ett sjätte steg, så att varje område också kontrolleras för risker som blockerade utgångar eller saknade skydd. Många företag får samma effekt genom att ta med säkerhetskontroller i de fem stegen.
Är 5S bara för fabriker?
Nej. 5S fungerar på alla delade arbetsplatser: lager, verkstäder, labb, sjukhus, kontor och till och med delade mappar i datorn. Stegen är desamma; bara det ni sorterar och förvarar skiljer sig.
Hur ofta ska man göra en 5S-revision?
De flesta team gör en kort revision varje vecka i varje område, och en grundligare varje månad eller kvartal med någon från ett annat område. Kort och ofta slår långt och sällan.
Hur lång tid tar det att införa 5S?
Räkna med två till fyra veckor för ett första område, från sortering till de första revisionerna. Att sprida det över en hel anläggning tar månader, ett område i taget. Att hålla det levande tar aldrig slut, och därför är skapa vana det femte steget.
Källor
- Hiroyuki Hirano, 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation, Productivity Press, 1995