Era leverantörer vet saker om er produkt som ni inte vet. De ser hur era konkurrenter köper samma detalj, vilka toleranser ni kräver men aldrig använder, och var era ritningar gör deras lina långsammare än den behöver vara. Det mesta av den kunskapen når aldrig er, eftersom ingen frågar. Leverantörsinnovation är vanan att fråga, och en leverantörsutmaning är det enklaste sättet att börja.
Den här guiden går igenom vad leverantörsinnovation är, varför leverantörer håller tyst, hur ni driver en utmaning från brief till pilot, och hur ni hanterar de två frågor varje leverantör ställer först: vem äger idén, och vem får besparingen? För helheten, läs vad open innovation är.
Vad är leverantörsinnovation?
Leverantörsinnovation betyder att ni får nya idéer, produkter och förbättringar från de företag ni köper av, och gör de bästa till förändringar i era produkter, processer eller kostnader. Det spänner från små förslag, som ett billigare material som klarar samma specifikation, till gemensam utveckling av en ny komponent.
Det är inte samma sak som leverantörsutveckling, där ni hjälper en leverantör att förbättra sin egen kvalitet eller leveransförmåga. I leverantörsinnovation är det leverantören som hjälper er.
Varför fråga leverantörer om idéer?
För att en stor del av det ni säljer tillverkas av dem. I många tillverkande företag står inköpta detaljer och material ofta för mer än hälften av kostnaden för den färdiga produkten, och de som tillverkar detaljerna varje dag vet var kostnaden sitter.
Några väldokumenterade exempel visar hur långt det kan gå:
- Procter & Gamble. År 2006 beskrev två chefer på P&G, Larry Huston och Nabil Sakkab, företagets modell Connect + Develop i Harvard Business Review. Då hade mer än 35 procent av P&G:s nya produkter på marknaden delar som kom utifrån, jämfört med omkring 15 procent år 2000. De viktigaste leverantörerna var ett av nätverken företaget byggde på.
- Toyota och Honda. I ”Building Deep Supplier Relationships” (Harvard Business Review, 2004) visade Jeffrey Liker och Thomas Choi hur båda biltillverkarna byggde nära och krävande relationer med nordamerikanska leverantörer, ofta samma leverantörer som hade svåra relationer med biltillverkarna i Detroit.
- McKinsey. I en enkät till mer än 100 stora organisationer i flera branscher hade de företag som regelbundet samarbetade med leverantörer högre tillväxt, lägre driftskostnader och bättre lönsamhet än andra i samma bransch.
Varför behåller leverantörer sina idéer för sig själva?
Om leverantörerna har idéer, varför hör ni dem inte? Oftast av något av fem skäl:
- Ingen frågar. Kontakten med leverantörer går via inköpare, och inköpare mäts på pris. En leverantör som föreslår en bättre konstruktion får ofta bara frågan om ett lägre pris på den gamla.
- De är rädda att förlora idén. En leverantör som delar en besparing oroar sig för att ni lägger ut den på anbud och ger jobbet till en konkurrent.
- De är rädda att förlora marginalen. Om en idé sänker er kostnad med 10 procent, sänks då deras pris med 10 procent?
- Det finns ingen väg in. De ingenjörer som kan bedöma en idé träffar aldrig leverantörens ingenjörer.
- Inget händer. En leverantör som föreslog något för två år sedan och aldrig fick svar föreslår inget igen.
En bra leverantörsutmaning svarar på var och en av dem i briefen, innan någon skickar in något.
Vilka sätt finns det att innovera tillsammans med leverantörer?
| Sätt | Så fungerar det | Bra för | Se upp med |
|---|---|---|---|
| Affärsgenomgångar | Lägg till en innovationspunkt på kvartalsmötena med nyckelleverantörer | Era viktigaste leverantörer, lite extra arbete | Idéerna försvinner i prisdiskussionen |
| Leverantörsdagar | Bjud in leverantörer att visa ny teknik för era ingenjörer | Se vad som är nytt, träffa deras ingenjörer | En mässa i era lokaler, lite uppföljning |
| Leverantörspriser | Belöna årets bästa bidrag | Erkännande, visar att ni värdesätter idéer | Belönar det som redan hänt, frågar inte efter något nytt |
| Gemensam utveckling | Ett projekt med en leverantör om en komponent eller process | Djupt tekniskt arbete, långsiktiga partner | Långsamt, kräver avtal och förtroende från start |
| Leverantörsutmaning | Publicera ett problem för en grupp leverantörer och jämför svaren | Konkreta problem, många leverantörer, jämförbara svar | Kräver tydliga regler om ägande och vinster, en jury och snabba svar |
De flesta företag hamnar i en blandning. Utmaningen är ofta det snabbaste sättet att ta reda på vilka leverantörer som är värda ett gemensamt utvecklingsprojekt.
Hur driver ni en leverantörsutmaning?
De här nio stegen tar en utmaning från problem till pilot. En första utmaning tar oftast åtta till tio veckor.
- Välj ett problem med en ägare i verksamheten. ”Sänk kostnaden för det bakre fästet med 15 procent”, ”Minska förpackningsavfallet i godsmottagningen” eller ”Hitta ersättning för ett material vi inte längre får tag på”. Ägaren är den vars team ska testa svaren.
- Kom överens om reglerna med inköp och juridik först. Vem äger en idé, vad händer med den om ni inte använder den, och hur delas besparingarna? Se nästa avsnitt. En utmaning utan de reglerna får artiga, tomma svar.
- Välj vilka ni bjuder in. Börja med de strategiska leverantörerna inom kategorin och lägg till några ni gärna vill lära känna bättre. Det går bra att bjuda in konkurrerande leverantörer, så länge var och en bara ser sina egna svar.
- Skriv briefen. Problemet med siffror, begränsningarna, hur ett bra svar ser ut, vad ni erbjuder, reglerna om ägande och vinster, och tidplanen.
- Bestäm bedömningskriterierna och juryn innan ni publicerar. Ägaren i verksamheten, en ingenjör och någon från inköp. Skriv in kriterierna i briefen, så att leverantörerna vet hur de bedöms.
- Håll den öppen i fyra till sex veckor. Svara på frågor på ett ställe, så att alla leverantörer får samma information.
- Poängsätt var för sig, träffas sedan. Varje jurymedlem poängsätter alla svar mot kriterierna innan juryn diskuterar dem.
- Testa de bästa idéerna. Ett försök på en lina, en provserie eller en teknisk genomgång med leverantören. Skriv ner kriterierna för att lyckas först.
- Svara varje leverantör. Ett beslut och en kort motivering för varje svar, även dem ni säger nej till. Tacka dem med namn om ni använder idén. Nästa utmaning hänger på det.
Våra guider om att skriva en idéutmaning och köra en första utmaning på tio dagar går igenom mekaniken för interna utmaningar. Nästan allt gäller här också.
Vad ska ni lova om ägande och besparingar?
De här två frågorna avgör om leverantörerna skickar sina bästa idéer eller sina broschyrer. Lös dem med inköp och juridik innan ni publicerar, och skriv dem i briefen med enkla ord.
| Fråga | Ett vanligt svar |
|---|---|
| Vem äger idén? | Leverantören behåller äganderätten till sina egna idéer och sitt kunnande. Vill ni använda en idé kommer ni först överens om villkoren med den leverantören. |
| Ger ni idén till en konkurrent? | Nej. En idé ni går vidare med utvecklas med leverantören som föreslog den, åtminstone under en överenskommen tid. |
| Vad kan leverantörerna se? | Bara sina egna svar. Ingen ser en annan leverantörs idé. |
| Vem får besparingarna? | En andel som bestäms i förväg, ofta delad under en viss tid, till exempel första året eller första avtalet. |
| Påverkar en inskickad idé nästa upphandling? | Den ska räknas till leverantörens fördel, aldrig emot. Säg hur. |
De exakta villkoren är ett affärsbeslut för er, och rätt fördelning beror på kategorin och hur stor besparingen är. Det viktigaste är att villkoren finns innan någon skickar in något, och att de är nedskrivna.
Hur bedömer ni leverantörernas idéer?
Poängsätt varje svar efter samma få kriterier, från 1 till 5 eller 1 till 10, med en kort kommentar. En vanlig uppsättning för leverantörsutmaningar:
| Kriterium | Frågan bakom |
|---|---|
| Värde | Hur mycket sparar eller tjänar den per år, och hur säkra är vi på siffran? |
| Passar briefen | Löser den problemet vi beskrev, inom våra begränsningar? |
| Insats för att testa | Kan vi testa den på en lina eller en serie, eller krävs nya verktyg och godkännanden? |
| Risk | Vad kan gå fel för kvalitet, säkerhet, leveranser eller certifiering? |
| Leverantörens förmåga att leverera | Kan leverantören tillverka den i våra volymer och med den kvalitet vi behöver? |
Poängsätt var för sig först och diskutera sedan, så att den mest seniora i rummet inte bestämmer åt alla. Våra guider om poängkort och bedömningsmodeller och om att prioritera idéer går igenom viktning och kalibrering.
Vilka är de vanligaste misstagen?
- Att låta inköp driva den ensam. Om enda kontakten är inköparen antar leverantörerna att utmaningen är en prisförhandling. Ställ en ingenjör eller ägaren i verksamheten längst fram.
- Ett vagt problem. ”Skicka era innovationer” ger produktkataloger. Ett tydligt problem med siffror ger lösningar.
- Inget svar om ägande och besparingar. Leverantörer med bra idéer behåller dem tills de vet vad som händer med dem.
- Långsamma svar. Varje vecka en leverantör väntar på ett beslut gör nästa utmaning svårare.
- Att lägga ut idén på anbud. Gör det en gång, så föreslår ingen leverantör något igen. De pratar med varandra.
Vilka verktyg behöver ni?
För en första utmaning med fem leverantörer räcker mejl och ett kalkylark. Det slutar fungera när tjugo leverantörer svarar, när var och en bara ska se sina egna idéer, eller när ni behöver visa vad som blev av förra årets utmaning.
Hives driver en leverantörsutmaning som en egen utmaning. Leverantörerna svarar i ett kort formulär utan att skapa konto. Som gäster ser de sin utmaning och inget annat i er hive. Ni kan dölja svaren så att varje leverantör bara ser sina egna, låta känsliga frågor synas bara för managers, och låta juryn poängsätta alla svar efter samma kriterier på ett ställe. Hives har ingen leverantörshantering, inga avtal och inget inköpssystem. Vår guide om programvara för open innovation jämför alternativen efter jobb, och guiden om startup scouting och öppna upprop går igenom samma metod för startups.
Vanliga frågor
Vad är leverantörsinnovation?
Leverantörsinnovation betyder att ni får idéer, produkter och förbättringar från de företag ni köper av, och gör de bästa till förändringar i era produkter, processer eller kostnader. Det spänner från billigare material som klarar samma specifikation till gemensam utveckling av nya komponenter.
Vad är en innovationsutmaning för leverantörer?
En innovationsutmaning för leverantörer är ett upprop till en grupp leverantörer att lösa ett konkret problem före ett visst datum. Alla leverantörer svarar på samma frågor, en jury poängsätter svaren efter överenskomna kriterier, och de bästa idéerna testas i en pilot.
Hur får ni leverantörer att dela sina bästa idéer?
Ställ en konkret fråga, låt en ingenjör eller ägaren i verksamheten stå längst fram i stället för bara inköparen, och bestäm reglerna om ägande och besparingar innan någon skickar in något. Svara sedan varje leverantör snabbt, även dem ni säger nej till.
Vem äger en idé som en leverantör skickar in?
Det kommer ni och leverantören överens om, och det ska stå i briefen. En vanlig regel är att leverantören behåller äganderätten till sina egna idéer och sitt kunnande, och att en idé ni använder utvecklas med den leverantören på villkor ni först kommer överens om.
Ska leverantörer få del av besparingarna från sina idéer?
I de flesta fall, ja. Om leverantörerna tror att idén slutar med en prissänkning för dem själva behåller de den. En andel av besparingen under en överenskommen tid, bestämd innan utmaningen startar, är ett vanligt sätt att göra det värt besväret.
Hur skiljer sig en leverantörsutmaning från ett öppet upprop till startups?
En leverantörsutmaning går till företag ni redan köper av, så frågorna handlar om ägande, besparingar och nästa upphandling. Ett öppet upprop till startups går till företag ni inte känner än, så frågorna handlar om teknisk mognad, piloter och hur ni köper från ett litet bolag.
Källor
- Larry Huston och Nabil Sakkab, ”Connect and Develop: Inside Procter & Gamble’s New Model for Innovation”, Harvard Business Review, mars 2006
- Jeffrey K. Liker och Thomas Y. Choi, ”Building Deep Supplier Relationships”, Harvard Business Review, december 2004
- McKinsey & Company, Overcoming barriers to multitier supplier collaboration