La plupart des équipes considèrent qu'une campagne est terminée quand les décisions sont prises et le feedback envoyé. Mais les 30 jours qui suivent la clôture d'une campagne comptent parmi les plus importants pour la santé à long terme de votre programme. C'est à ce moment que la dynamique de mise en œuvre survit ou meurt, que vos indicateurs sont configurés ou oubliés, et que les enseignements de cette campagne informent la suivante ou disparaissent dans le bruit ambiant.
Cette checklist est organisée par semaine. Suivez-la dans l'ordre. Déléguez ce que vous pouvez. Ne sautez surtout pas la semaine quatre.
Semaine 1 : Boucler la boucle avec les participants
Envoyez la communication des résultats à tous les participants, y compris ceux qui n'ont pas soumis d'idée. (Utilisez le modèle du kit de communication.)
Publiez un résumé bref dans votre canal interne le plus visible : ce que nous avons entendu, ce que nous mettons en œuvre, ce que nous avons décidé de ne pas retenir, et pourquoi.
Confirmez que chaque contributeur a reçu une réponse, même courte. Personne ne devrait terminer une campagne en se demandant si sa soumission a ne serait-ce qu'été lue.
Archivez la campagne correctement : stockez toutes les soumissions, les scores et les notes de décision dans un endroit accessible, pas uniquement dans les e-mails ou sur le bureau de quelqu'un. Vous en aurez besoin quand le sujet reviendra dans six mois.
Semaine 2 : Suivre la mise en œuvre
Pour chaque idée sélectionnée, confirmez que les éléments suivants sont documentés et validés : qui est responsable de la mise en œuvre, quelle est la prochaine étape concrète, et quelle est l'échéance de cette étape. Si l'un de ces éléments manque, réglez-le cette semaine avant que la dynamique ne retombe.
Créez un rappel dans l'agenda pour un point à 30 jours avec chaque responsable d'idée. Pas une longue réunion. Un point de cinq minutes : est-ce toujours sur les rails, est-ce que quelque chose a changé, y a-t-il un blocage à lever ?
Signalez toute idée qui stagne. Une idée qui a trois semaines d'existence sans aucun mouvement n'est pas « en cours ». Elle est bloquée. Plus tôt vous la faites remonter, plus tôt vous pourrez la débloquer ou ajuster les attentes.
Semaine 3 : Capitaliser sur les enseignements
Avant que les détails ne s'effacent, documentez les réponses à ces questions tant qu'elles sont encore fraîches :
Qu'est-ce qui a bien fonctionné dans cette campagne et que vous souhaitez reproduire la prochaine fois ? (Des choses précises : le canal utilisé pour partager la mise à jour en milieu de campagne, la manière dont le défi était formulé, la rapidité du processus de tri.)
Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné et que vous souhaitez corriger ? (Des choses précises : le jour de lancement et son effet sur la participation, les critères d'évaluation qui étaient ambigus, le processus de feedback qui a pris trop de temps.)
Qu'est-ce qui vous a surpris ? (Une source inattendue de bonnes idées, un thème que vous n'aviez pas anticipé, une contrainte qui s'est avérée sans importance.)
Que diriez-vous à quelqu'un qui lance sa première campagne ? (Cette question produit souvent les enseignements les plus utiles.)
Conservez ces notes avec l'archive de la campagne. Elles sont le point de départ du brief de votre prochaine campagne.
Semaine 4 : Mettre en place vos indicateurs
C'est la semaine que la plupart des équipes sautent. Ne la sautez pas.
Enregistrez les valeurs de référence de cette campagne pour pouvoir les comparer aux suivantes. Les indicateurs à suivre sont : nombre total de soumissions, taux de participation (soumissions divisées par invitations), taux de mise en œuvre (idées mises en œuvre divisées par le total des soumissions), délai moyen entre soumission et décision, et score de confiance des collaborateurs si vous l'avez mesuré.
Programmez un rappel à 90 jours pour faire le point sur les idées mises en œuvre et estimer la valeur générée. Pas un audit formel. Une conversation rapide avec le responsable de la mise en œuvre : qu'est-ce qui a changé, qu'est-ce qu'on peut quantifier, même approximativement ?
S'il s'agit de votre première campagne, ces chiffres de référence deviennent votre benchmark. Si vous avez déjà mené des campagnes, comparez-les au cycle précédent et notez ce qui s'est amélioré et ce qui ne s'est pas amélioré.
Avant la prochaine campagne
Relisez votre document d'enseignements avant de rédiger le brief du prochain défi. Pas après l'avoir déjà rédigé.
Partagez publiquement une réalisation issue de cette campagne, dans un format qui touche les personnes qui y ont participé. Une mise à jour sur une idée mise en œuvre, même modeste, est la meilleure publicité possible pour votre prochaine campagne.
Briefez votre équipe d'évaluation sur ce qu'il faut faire différemment la prochaine fois, avant qu'ils n'oublient ce qui les a gênés cette fois-ci.
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