Chaque campagne d’idées suit la même courbe. Vous lancez, vous recevez un pic de soumissions dans les 48 premières heures, puis la participation chute. Au cinquième jour, on a l’impression que plus personne ne s’y intéresse. Au dixième jour, vous vous demandez s’il faut prolonger la date limite.
Ne prolongez pas la date limite. Ça ne fonctionne presque jamais, et ça apprend à votre audience que vos échéances ne sont pas réelles.
À la place, utilisez les tactiques ci-dessous pour maintenir la participation pendant le milieu d’une campagne sans abaisser vos standards ni courir après ceux qui ont déjà perdu intérêt.
Comprendre la courbe d’engagement
Le pic de lancement n’est pas un signe de succès. Ce sont simplement les personnes qui étaient déjà enthousiastes ou qui ont vu le message en premier. Le vrai test de votre campagne est ce qui se passe entre le jour 3 et la clôture.
Une campagne saine voit un second pic, plus petit, dans les 48 à 72 dernières heures avant la clôture. Les personnes qui avaient l’intention de soumettre plus tard le font enfin. Ce second pic est normal et positif. Il signifie que vos communications de relance fonctionnent.
Ce que vous gérez au milieu de la campagne n’est pas une crise. C’est la forme naturelle de la participation. Votre rôle est de donner aux personnes intéressées mais pas encore engagées une raison d’agir maintenant plutôt que plus tard.
Trois tactiques de mi-campagne qui fonctionnent
1. Partagez une soumission forte (sans identifier l’auteur)
Publiez une brève mise à jour dans votre canal de campagne en disant quelque chose comme : « Nous avons reçu des soumissions solides. L’une d’elles nous a particulièrement fait réfléchir : [décrivez l’idée dans vos propres mots, sans attribution]. Si cela vous fait réagir, il est encore temps de développer cette piste ou de proposer un autre angle. »
Cela fait deux choses. Cela prouve que la campagne est réelle et que les idées sont lues. Et cela donne aux collaborateurs un fil concret auquel réagir, ce qui est beaucoup plus facile que de partir de zéro.
Ne partagez une idée de cette manière que si le contributeur est à l’aise avec ça, et décrivez-la en termes généraux plutôt que mot pour mot. L’objectif est de stimuler la réflexion, pas de mettre en lumière le travail d’une personne en particulier.
2. Publiez une mise à jour « nous entendons beaucoup parler de X »
En milieu de campagne, publiez une courte observation sur les thèmes émergents : « Nous remarquons que de nombreuses soumissions portent jusqu’ici sur [thème]. C’est utile. Nous aimerions aussi en savoir plus sur [domaine où nous avons peu de retours]. Si vous avez un point de vue là-dessus, il nous intéresse particulièrement. »
Cela oriente les participants tardifs vers les lacunes plutôt que de répéter le domaine le plus évident. Les soumissions sont plus variées et l’évaluation devient plus simple.
3. Approche personnalisée des départements clés qui n’ont pas encore participé
Au jour 5 ou 6 d’une campagne de deux semaines, vous devriez avoir assez de données pour identifier quels départements ou équipes sont sous-représentés. Un message rapide du responsable de la campagne à un chef d’équipe obtient souvent de meilleurs résultats qu’un rappel général. Les collaborateurs répondent quand ils sont spécifiquement invités. Ils ne répondent pas toujours aux rappels généraux.
Ce que vous ne devriez pas faire
Ne prolongez pas la date limite simplement parce que la participation a baissé. Dès que vous prolongez une échéance, vous avez appris à votre audience que les échéances sont flexibles. Lors de la prochaine campagne, tout le monde attendra la prolongation avant de soumettre. Les prolongations retardent aussi votre calendrier d’évaluation, ce qui retarde votre communication des résultats, ce qui érode la confiance.
N’ajoutez pas de récompenses en cours de campagne. Si vous n’avez pas lancé avec une incitation, en ajouter une à mi-parcours signale que la campagne ne fonctionne pas. Cela attire aussi des soumissions de personnes qui veulent la récompense, pas de personnes qui ont des idées utiles. Les incitations peuvent bien fonctionner quand elles sont intégrées dès le départ. Les incitations rétroactives ne fonctionnent presque jamais.
Ne commencez pas à évaluer et agir sur des idées avant la clôture de la campagne. Même si une idée est manifestement excellente, attendez. Si les participants découvrent que les idées soumises tôt ont eu un avantage injuste, vous perdez leur confiance dans le processus.
Le planning jour par jour
Pour une campagne de deux semaines :
- Jour 1 : E-mail de lancement envoyé. La campagne est ouverte.
- Jour 2 : Vérifiez les chiffres de participation. Repérez les éventuels problèmes techniques.
- Jour 5 : Publiez une mise à jour de mi-campagne sur un thème émergent.
- Jour 7 : Contactez personnellement les services sous-représentés.
- Jour 10 : E-mail de relance aux participants qui n’ont pas encore soumis.
- Jour 12 : Dernier message sur l’intranet ou dans Teams : plus que deux jours.
- Jour 14 : La campagne se termine. Envoyez immédiatement le bilan de réception.
Pour les campagnes de moins de deux semaines, comprimez le planning. Pour les campagnes de plus de trois semaines, ajoutez des points de contact supplémentaires en milieu de campagne pour que la dynamique ne meure pas complètement.
Un mot sur le volume vs. la qualité
Plus de soumissions n’est pas toujours mieux. Une campagne qui produit 200 idées à moitié formulées est plus difficile à évaluer et moins susceptible de mener à l’action qu’une qui en produit 40 spécifiques et bien développées.
La meilleure façon de maintenir la qualité tout en soutenant le volume est de montrer aux collaborateurs à quoi ressemble une bonne soumission. Utilisez votre mise à jour de mi-campagne pour décrire une idée forte sans l’identifier. Donnez aux collaborateurs un modèle à suivre, pas juste une invitation à remplir un formulaire.
Questions fréquentes
Que faire si la campagne touche une région ou un fuseau horaire où la participation est lente ?
Adaptez votre calendrier aux horaires de travail de cette région. Si votre campagne est internationale, attendez-vous à ce que les soumissions suivent les heures de bureau de chaque région. C’est normal et ce n’est pas un signe d’échec. Prévoyez vos relances pendant les heures de travail de chaque région.
Comment savoir si la dynamique s’éteint ou ralentit simplement ?
Suivez les soumissions jour par jour. Le premier jour, attendez-vous à un pic. Les jours 2 et 3, à une forte baisse (c’est normal). Entre les jours 5 et 7, la courbe devrait se stabiliser : peut-être une ou deux soumissions par jour de personnes qui réfléchissent encore. Si vous n’avez aucune soumission deux jours de suite, c’est le signal pour reprendre contact avec votre public : « Nous avons peu de nouvelles de [service]. Qu’est-ce qui vous aiderait à contribuer ? »
Faut-il mettre en avant les idées des dirigeants ou celles du terrain ?
Mettez en avant la qualité de l’idée, pas la position de la personne. Si un collaborateur de terrain soumet une excellente idée, partagez-la. Si un dirigeant soumet une réflexion à moitié aboutie, ne vous appuyez pas dessus à cause de son statut. Mettre en avant des idées du terrain dans les points de mi-campagne incite en général le terrain à soumettre davantage.
Et pour les campagnes pendant les congés ?
Évitez de lancer une campagne juste avant une période de congés, sauf si c’est votre seule fenêtre. Si vous devez lancer pendant les congés, ajoutez deux semaines et attendez-vous à un volume plus faible. Dites aussi explicitement : « Cette campagne se termine le [date], ne comptez pas sur la rentrée pour soumettre. »