PDCA-cykeln är en loop i fyra steg för att förbättra vad som helst: planera en förändring, gör den i liten skala, kontrollera om den fungerade och agera på det ni lärt er. Sedan börjar ni om. Det är metoden under ständiga förbättringar, kaizen och lean, och den håller eftersom den är svår att säga emot: testa något litet, titta på vad som hände, bestäm sedan.
De flesta team kan de fyra orden. Färre använder dem väl. Problemet är sällan själva cykeln, utan att man hoppar över de delar som känns långsamma: ett tydligt problem i Plan och en ärlig titt på siffrorna i Check.
Vad är PDCA-cykeln?
PDCA står för Plan, Do, Check, Act, på svenska ungefär planera, genomföra, kontrollera, agera. Det är en metod för att testa en förändring innan ni inför den överallt, så att beslut bygger på vad som faktiskt hände och inte på vad folk trodde skulle hända. Den kallas också Demingcykeln, Demings hjul eller Shewhartcykeln, efter de två kvalitetspionjärer som främst förknippas med den.
Cykeln är tänkt att upprepas. Varje varv bekräftar antingen en förändring, som blir den nya standarden, eller lär er något som formar nästa plan.
Vilka är PDCA-cykelns fyra steg?
| Steg | Vad ni gör | Frågor att svara på | Vanliga verktyg |
|---|---|---|---|
| Plan | Beskriv problemet, hitta orsaken, välj en förändring och bestäm hur ni ska mäta | Vad är problemet, i siffror? Vad orsakar det? Vad ändrar vi? Vilket resultat väntar vi oss? | Problembeskrivning, 5 varför, fiskbensdiagram, nulägesdata |
| Do | Testa förändringen i liten skala: en linje, ett skift, ett team, en vecka | Gjorde vi det vi planerade? Vad överraskade oss? | Ett kort försök, en logg över vad som hände |
| Check | Jämför resultatet med nuläget och med det ni väntade er | Rörde sig siffrorna? Varför, eller varför inte? Vad lärde vi oss? | Före- och efterdiagram, seriediagram, en kort genomgång |
| Act | Bestäm: gör det till standard, justera och testa igen, eller släpp det | Inför vi det, ändrar vi det, eller slutar vi? Vad är nästa problem? | Uppdaterat standardiserat arbetssätt, utbildning, en ny plan |
Två saker skiljer PDCA från att bara testa saker. För det första innehåller Plan en förutsägelse: ni skriver ner vad ni tror ska hända innan ni börjar. För det andra jämför Check resultatet med den förutsägelsen. Utan båda finns inget att lära sig av.
Hur ser PDCA ut i praktiken?
Här är ett typiskt exempel från ett fabriksgolv, förenklat.
Plan. Omställningar på packlinje 2 tar i snitt 48 minuter den senaste månaden, mot 30 på linje 1. En operatör föreslår att det mesta av tiden går åt till att leta efter rätt verktyg och inställningar. Teamet tittar på tre omställningar och ser att det stämmer: ungefär 15 minuter varje gång går åt till att hämta delar och kontrollera inställningar. Förändringen: en skuggtavla med verktygen för linje 2 och ett inställningskort på en sida för varje produkt. Förutsägelsen: omställningar under 35 minuter.
Do. Teamet testar på dagskiftet i två veckor och loggar varje omställning, även det som gick fel.
Check. Dagskiftets omställningar tar i snitt 34 minuter. Två tog ändå över 45, båda på produkten som ännu saknade inställningskort. Idén fungerar; korten måste täcka alla produkter.
Act. Teamet gör färdigt de saknade korten, inför tavlan och korten på alla skift och lägger in dem i linjens standardiserade arbetssätt. Nästa varv tittar på de 34 minuter som är kvar.
Lägg märke till att idén kom från en operatör. PDCA fungerar bäst när de som står närmast arbetet tar upp problemen och de första idéerna, och därför passar den så bra ihop med ett system för medarbetarnas idéer.
Var kommer PDCA-cykeln ifrån?
Cykeln växte fram ur den vetenskapliga metoden, tillämpad på kvalitet.
- Walter Shewhart, statistiker vid Bell Telephone Laboratories, beskrev en cykel av specifikation, produktion och inspektion i sin bok Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control från 1939.
- W. Edwards Deming tog med sig idén till Japan. I sina föreläsningar för japanska ingenjörer och chefer 1950, som JUSE, Union of Japanese Scientists and Engineers, ordnade, presenterade han den som ett hjul av konstruktion, produktion, försäljning och undersökning.
- Japanska chefer gjorde om Demings hjul till Plan, Do, Check, Act. Enligt Ronald Moen och Clifford Norman, som har följt historien bakåt, gör ingen enskild person anspråk på att ha skrivit den versionen.
- Deming själv föredrog senare PDSA, Plan, Do, Study, Act. Han tyckte att ”check” lät som inspektion, när poängen är att studera vad som hände och lära sig av det.
I dag finns PDCA i många ledningssystemstandarder. ISO 9001, standarden för kvalitetsledning, beskriver sitt arbetssätt utifrån PDCA-cykeln, och det gör även andra ISO-standarder för ledningssystem, som ISO 14001 för miljöledning.
Vad är skillnaden mellan PDCA, PDSA, A3, DMAIC och kaizen?
| Metod | Vad det är | När den passar |
|---|---|---|
| PDCA | Den grundläggande förbättringsloopen i fyra steg | All förbättring, liten som stor |
| PDSA | Samma loop, med Study i stället för Check för att betona lärandet | Vanlig i vården och i team som följer Deming nära |
| A3 | En rapport på en sida som går igenom ett PDCA-varv: bakgrund, nuläge, orsak, åtgärder, plan, uppföljning | Problem som är värda att skriva ner och dela, ofta med en coach |
| DMAIC | Define, Measure, Analyse, Improve, Control: Sex Sigma-versionen, tyngre på statistik | Komplexa problem med mycket data och variation |
| Kaizen | Filosofin om små, ständiga förbättringar av alla, varje dag | Kulturen som PDCA lever i; se vad kaizen är |
Kort sagt: kaizen är hållningen, PDCA är metoden, A3 är ett sätt att skriva ner den, och DMAIC är den tyngre versionen för problem som behöver den.
När ska ni använda PDCA?
PDCA är rätt verktyg när:
- ni vill testa en förändring innan ni inför den. Ett försök på en linje kostar mycket mindre än en misslyckad utrullning på tio.
- orsaken till ett problem inte är uppenbar. Varje varv ringar in den.
- ni vill förbättra samma process steg för steg. Varje Act blir nästa Plan.
- en idé från en medarbetare behöver testas. PDCA ger ett rättvist och snabbt sätt att pröva den och bestämma.
Den är mindre användbar för ett beslut som inte går att testa i liten skala, som att välja en ny anläggning, eller i ett akut läge, där ni först åtgärdar och sedan analyserar.
Vilka är de vanligaste misstagen med PDCA?
- Att börja på Do. Team hoppar till en lösning utan att beskriva problemet eller mäta utgångsläget. Då har Check inget att jämföra med.
- Ingen förutsägelse. Har ni inte skrivit ner vad ni väntade er kan vilket resultat som helst kallas en framgång.
- För stora försök. Ett försök i hela fabriken är en utrullning, inte ett test. Börja med en linje, ett skift, en vecka.
- Att hoppa över Check. Försöket tar slut, folk har mycket att göra och ingen tittar på siffrorna. Det här steget faller oftast bort.
- Ingen Act. Ett lyckat försök som aldrig blir standard bleknar inom några veckor. Skriv in det i det standardiserade arbetssättet och utbildningen.
- Bara ett varv. PDCA är en cykel. Slutet på ett varv är början på nästa.
En enkel PDCA-mall
Ett PDCA-varv får plats på en sida. Det här är fälten de flesta team använder:
| Fält | Vad ni skriver |
|---|---|
| Problem | Vad som är fel, var och sedan när, med en siffra |
| Nuläge | Dagens siffra, mätt på samma sätt som ni ska mäta resultatet |
| Orsak | Vad ni hittade när ni frågade varför, med belägg |
| Förändring | Vad ni ska testa, var och hur länge |
| Förutsägelse | Resultatet ni väntar er, i siffror |
| Försökslogg | Vad ni gjorde och vad som hände, dag för dag |
| Resultat | Den nya siffran, jämförd med nuläget och förutsägelsen |
| Vad vi lärde oss | Varför det fungerade eller inte |
| Beslut | Standardisera, justera och upprepa, eller sluta |
| Nästa steg | Nästa problem, eller nästa varv |
Vårt poängkort för idébedömning hjälper er att avgöra vilka idéer som är värda ett PDCA-varv över huvud taget.
Hur passar medarbetarnas idéer in i PDCA?
De flesta PDCA-varv börjar med att någon ser ett problem eller föreslår en lösning. I många organisationer försvinner de idéerna: skrivna på en whiteboard, nämnda på ett möte, aldrig testade.
I Hives går varje idé genom steg som ni själva väljer, så en insamling för förbättringsidéer kan följa cykeln: ett steg för att planera och mäta, ett för försöket, ett för att kontrollera resultatet och ett för att bestämma. Alla som skickade in eller följer idén ser var den är och vad som beslutades, och det gör att folk fortsätter att föreslå nästa. Läs vad ett arbetsflöde är i vårt hjälpcenter.
Vanliga frågor
Vad står PDCA för?
PDCA står för Plan, Do, Check, Act: planera, genomföra, kontrollera, agera. Ni planerar en förändring, testar den i liten skala, jämför resultatet med det ni väntade er och agerar på det ni lärt er genom att standardisera, justera eller släppa förändringen.
Vem uppfann PDCA-cykeln?
Cykeln växte fram ur Walter Shewharts arbete vid Bell Labs på 1930-talet och W. Edwards Demings föreläsningar i Japan 1950. Japanska chefer gjorde om Demings hjul till Plan, Do, Check, Act, och ingen enskild person gör anspråk på den versionen. Deming själv föredrog senare PDSA, Plan, Do, Study, Act.
Vad är skillnaden mellan PDCA och PDSA?
De är samma loop i fyra steg. PDSA byter Check mot Study, som Deming föredrog eftersom poängen är att förstå varför ett resultat blev som det blev, inte bara att inspektera det. PDSA är vanlig i vården; PDCA är vanligare i industrin och i ISO-standarder.
Är PDCA samma sak som kaizen?
Nej. Kaizen är filosofin om små, ständiga förbättringar av alla. PDCA är metoden många team använder för att genomföra varje förbättring. Kaizen beskriver kulturen, PDCA stegen.
Hur lång tid tar ett PDCA-varv?
Så lång tid som problemet kräver. En enkel åtgärd vid en arbetsstation kan gå ett varv på några dagar. En förändring i en process över flera skift tar ofta fyra till åtta veckor, mest för att försöket behöver tillräckligt lång tid för att ge pålitliga siffror.
Går PDCA att använda utanför industrin?
Ja. Den används i vården, på kontor, i skolor, i mjukvaruteam och i offentlig verksamhet, överallt där ett team vill testa en förändring innan den införs. Stegen är desamma; bara måtten skiljer sig.
Källor
- Walter A. Shewhart, Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control, Graduate School of the Department of Agriculture, Washington, 1939
- Ronald D. Moen och Clifford L. Norman, ”Circling Back: Clearing up myths about the Deming cycle and seeing how it keeps evolving”, Quality Progress, november 2010
- W. Edwards Deming, The New Economics for Industry, Government, Education, MIT, 1993
- ISO, ISO 9001:2015 Quality management systems, Requirements