En arbetsprocess är en sekvens av steg eller åtgärder som måste utföras för att slutföra en arbetsenhet. Några arbetsprocesser är enkla och raka, medan andra är komplexa och kräver många variabler.
Om du vill effektivera ditt företag måste du förstå och kartlägga dina arbetsprocesser. Det gör det möjligt för dina medarbetare att förstå vad som förväntas av dem och för att identifiera var det finns möjligheter att effektivisera.
Varför kartlägga arbetsprocesser?
Det finns flera anledningar till varför det är viktigt att kartlägga arbetsprocesser:
Öppenhet. Genom att kartlägga processer kan du göra det klart vad som förväntas av dina medarbetare. Detta hjälper dem att förstå sin roll i organisationen och hur de bidrar till det större målet.
Effektivitet. Genom att kartlägga processer kan du identifiera ineffektiviteter och flaskhalsar. Du kan då ta bort onödig arbete och strömlinjeforma operationen.
Kvalitet. Genom att kartlägga processer kan du säkerställa att samma höga kvalitet levereras konsekvent. Du kan också identifiera var fel kan uppstå och bygga in kontroller för att förhindra dem.
Träning. En kartlagd process gör det mycket enklare att träna nya medarbetare. I stället för att ge dem en obefintlig instruktion kan du ge dem en schematisk representation av processen.
Skalbarhet. Genom att kartlägga dina processer kan du se hur de kan skalas upp när din organisation växer.
Dokumentation. Kartlade processer är en del av din organisatoriska kunskap. Om en nyckelmedarbetare slutar kan du fortfarande förstå hur arbetet utfördes och kunna träna någon annan.
Hur man kartlägger en arbetsprocess
Här är stegen för att kartlägga en arbetsprocess:
1. Välj processen att kartlägga
Börja med att välja en process att kartlägga. Det kan vara en process som dina medarbetare utför dagligen, eller det kan vara en större organisatorisk process. Det kan vara användbart att börja med en process som upplevs som ineffektiv eller där det finns många fel.
2. Samla information
Nästa steg är att samla information om processen. Du kan göra detta genom att intervjua de personer som utför processen, genom att observera dem när de utför arbetet, eller genom att granska befintlig dokumentation om processen.
3. Definiera start- och slutpunkter
Definiera tydligt där processen börjar och slutar. Var börjar processen? Vad är inmatningen? Var slutar processen? Vad är resultatet?
4. Identifiera steg i processen
Bryt ned processen i dess enkla steg. Vad måste göras först? Vad måste göras nästa gång? Och så vidare tills processen är slutförd.
5. Identifiera beslutsval
Identifiera steg i processen där ett beslut måste fattas. Till exempel: "Är detta en stor beställning?" eller "Har kunden kredit?" Var som helst där resultatet av ett beslut påverkar nästa steg, dokumentera det.
6. Identifiera parallella aktiviteter
Vissa steg kan kunna genomföras parallellt. Till exempel kan du kunna ta emot ett betalbeslut från en bank parallelt med att du förbereder leveranspapper. Identifiera dessa möjligheter för parallell behandling för att kunna förbättra effektiviteten.
7. Identifiera data och system
Vilka databaser eller system är nödvändiga för att utföra denna process? Till exempel kan du behöva åtkomst till en kundrelationshanterings system för att slå upp kundinformation.
8. Identifiera roller
Vilka roller är inblandade i denna process? Vilka ansvarsområden har varje roll?
9. Dokumentera processen
Dokumentera processen. Du kan använda en flödesdiagram, en tabell eller en textbeskrivning. Flödesdiagrammen är ofta den mest visuella och lättförständliga formatet.
10. Validera processen
Gå igenom processen med de människor som faktiskt utför arbetet för att säkerställa att din kartläggning är exakt och fullständig.
Procesmappning verktyg
Det finns ett antal verktyg som kan hjälpa dig att kartlägga processer:
Microsoft Visio är ett populärt verktyg för att skapa flödesdiagrammen.
Lucidchart är ett webbaserat verktyg för att skapa flödesdiagrammen och andra visuella representationer av processer.
Miro är ett samarbetsverktyg som gör det möjligt för teams att skapa visuella flödesdiagrammen tillsammans.
SmartDraw är ett verktyg för att skapa en rad olika visuella representationer, inklusive flödesdiagrammen.
Sammanfattning
Att kartlägga arbetsprocesser är en viktig aktivitet för att förstå och effektivera din organisation. Genom att dokumentera dina processer kan du göra det möjligt för dina medarbetare att förstå vad som förväntas, identifiera möjligheter för förbättring och bygga en skalbar organisation.
.jpg)
