För mig handlar produktivitet till mångt och mycket om att skapa utrymme för tankar. Vi har alla behov av utrymme för att vara kreativa och tänka fritt. Men varje dag har vi massvis av saker att tänka på. Du ska få saker gjort på jobbet, du ska springa på möten, du ska göra klart den där rapporten eller få till den avstämningen med kollegan eller kunden. Samtidigt som du inte får glömma att handla idag, ringa till försäkringsbolaget och hämta barnen på förskolan.
Det är mycket nu va.
Att bara jobba mycket, men att inte lägga tiden på rätt saker, är ett fåfängt sätt att mäta insats. På samma sätt som att säga att man ”jobbar smart istället för mycket” är en ignorant attityd till det faktum att det ofta krävs hårt arbete för att åstadkomma något. Dessa två faktorer är alltså, på egen hand, inga värdefulla mätvärden var för sig. Det handlar om att ta reda på vad du ska göra som är värdefullt och behöver göras, och sedan bestämma hur mycket av det du ska göra.
För mig har en metod som kallas ”GTD - Getting Things Done” varit till stor hjälp. Den kan verka banal i sin enkelhet men jag har lärt mig att inte underskatta kraften i att förenkla.
I stort bygger den här metoden på en enkel insikt om att hjärnan är väldigt bra för att skapa men inte nödvändigtvis för att lagra. Speciellt inte med tanke på hur mycket information vi dagligen tar in genom våra digitala kanaler idag.
För mig har detta varit en superbra metod att ta hjälp av. Så här kommer en guide till hur du kan skapa mer utrymme i din hjärna och uppnå stressfri produktivitet med några enkla förhållningsregler:
1. Din to-do-lista.
Skaffa dig ett ställe där du, varje gång du kommer att tänka på något som du måste göra, lägger in dessa saker. Gärna en app så att du har tillgång till den här listan överallt, jag använder själv appen ”Things”.
2. Organisera
Organisera eller kategorisera allt som behöver göras i listan. Är det telefonsamtal, uppgifter, möten, ärenden, privet eller jobb. Mitt tips är att du håller dig till att organisera en gång om dagen, så att det inte blir en för återkommande administrativ uppgift.
3. Prioritera
Prioritera vilka uppgifter som ska göra när och i vilken ordning. Två tips från vad jag lärt mig gällande planering är:
- Batchregeln. ”Batcha” allt som är samma typ av uppgifter så blir det snabbare gjort. Det vill säga, slå ihop uppgifter som är liknande eller repetitiva. Svara exempelvis inte på mail 27 gånger om dagen. Samla upp detta till en eller två gånger om dagen.
- Mailregeln. När du kollar mailen, svara på de mail som tar mindre än en minut och lägg resterande i din lista(punkt 1), för att inte fastna där.
4. Utför
För att få saker gjort måste man göra saker. Det sista steget är att genomföra det som du har prioriterat och planerat. Gör allt du kan för att hålla dig till en sak i taget och fastna inte i multi-tasking-fällan.
Vid en första anblick får man kanske känslan att detta skulle kunna skapa onödig administration. Men jag lägger max 15 minuter om dagen på de tre första stegen i den här planeringen och får otroligt mycket mer vettigt gjort med hjälp av följa detta. Testa på det själv i några veckor och hör gärna av dig om hur det har gått! :)
